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システム連携は業務フローと前後の業務をスムーズにつないで、トータルで業務効率をアップする仕組みです。多数のITシステムを利用しているなかで業務の運用変更が生じた場合、各システムを連携させて一環した業務フローを形成することが重要だといえるでしょう。本記事では、ワークフローシステムを中心として、様々なシステムを連携する際の進め方について解説します。
「業務フロー」とは何か？
業務フローとは、文字通り「業務」の「フロー（flow）」のことで、業務に関する一連の流れや手続き全般、その工程を表す言葉です。ここでいう手続きとは、社内における申請や承認といった手続きを差します。
例えば、高額な物品を購入する際の業務フローの概要を考えると、以下のような流れになります。企業によって細部は異なりますが、一般的には少なくとも一定額を超える物品を購入する際、稟議を通さないと購入できません。
当該物品を購入したい部門の担当者が稟議書を起案して申請
↓
当該部門の管理職である上司が稟議を承認
↓
関係部門の管理職や決裁を担当する役員（場合によっては社長）が稟議を承認
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担当者が物品を発注
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請求書や納品書など必要書類と稟議決裁済であることを示す書類などを経理部に提出
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経費精算・支払い
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業務フローの基幹となるワークフローシステム
業務フローは企業のさまざまな場面で必須であり、それぞれがバラバラに行うようでは非効率です。仮に稟議申請が属人化してしまうと、いま誰が何の稟議を上げているのかわかりにくくなってしまいます。そこで重要となるのが、業務フローの基幹となるワークフローシステムです。ワーク（work）フロー（flow）は、そのまま業務フローのことです。
各種申請や稟議を電子化できるソフトウェア
ワークフローシステムは、各種申請や稟議を電子化するソフトウェアを中心とするシステム・ソリューションです。ワークフローシステムの重要性は、情報セキュリティや社内コミュニケーションが課題となりやすいリモートワークが進んでいることもあって、より強く認識されています。
非効率的な申請書類の作成がなくなる
ワークフローシステムを活用することで、紙ベースの申請書類を作成する必要がなくなり、非効率な業務の改善が可能です。手書きの申請書を作成する場合、記載ミスがあると初めから書き直す必要があったり、確認印や承認印を持ち回りで押してもらう必要があったりして、業務が進まないケースもあります。
承認フローが明確に統一できる
ワークフローシステムにより、承認フローを全社的に統一して明確化できます。システム上で申請するため、フローを間違えることがありません。また、紙ベースで稟議書を提出した場合のように、どこまで回っているのか、どこで止まっているのかがわからないといったこともなく、進捗状況を確認できます。
申請書類の送付や管理に関わるコスト・スペースが不要になる
ワークフローシステムは、申請と承認の電子化・自動化により、申請書類の送付や管理に関するコストやスペースの問題を解決します。紙ベースの申請では、物理的に申請書を運ばなければ何事も動かないため、書きあがった書類は通常、上司や担当部署へ持参しなければなりません。
隣の席のように近くであれば負担にはならないかもしれません。しかし、別のフロアまで往復しないといけないとか、そもそも建物が別だったり、別拠点からの申請だったりすると、手間・コストもバカにならないでしょう。急ぎの申請の場合、ハンコを押す上司や役員が外出中や離席している場合、戻ってくるタイミングを見定めるため、他の仕事が手につかないといった状況が生まれかねません。
また、書類そのものを持ち歩いたり送付したりするため、紛失や破損といったリスクに注意する必要があります。さらに、手続きが終わったからといって、書類を捨てるわけにはいきません。増え続ける書類を保管・管理するスペースと手間が必要です。
社内での情報共有がスムーズになる
ワークフローシステムを活用することで、申請内容と進捗状況の見える化が実現し、社内での情報共有がスムーズになります。最初に述べたような属人化による弊害も解消可能です。
ワークフローシステムと他システムの連携
ワークフローシステムは申請と承認の電子化を行うソリューションであり、従来型の業務フローを改善するために活用します。つまり、各部署や担当者にとって業務の遂行上、申請が必要なケースで使われるわけです。申請に至る過程では、他のシステムで業務が進められています。申請が承認された後も、他のシステムにより業務処理が行われるでしょう。そのため、次に挙げるような他システムと連携することで、ワークフローシステムの利用価値が上がります。
また、運用方法や方針の変更、新規システムの導入などの場面でも、他システムとの連携が重要になってきます。
顧客管理システムとの連携
ある顧客に対する営業活動に関して稟議を上げる場合などは、顧客管理システムとの連携が活きてきます。申請内容を入力する際に、顧客情報の自動入力が可能です。手間やミスを減らせます。
社内チャットツールとの連携
各種の業務連絡や社内コミュニケーションにチャットツールを導入している企業が一般化しているといえるでしょう。ワークフローシステムを社内チャットツールと連携することにより、承認状況の確認が容易になったり、チャット上で承認処理を行ったりできます。社員が共通して使えるツールとの連携であることから、利便性の大幅な向上が期待できるでしょう。
文書管理システムとの連携
稟議書などで申請を上げた場合、書類ごとに採番や種類別のファイリングで保管する必要があります。文書管理システムと連携していなければ、申請分を単独で管理しなければなりません。文書管理システムと連携することにより、必要なときにすぐに閲覧できるなど、関連文書の効率的な管理が可能です。
バックオフィスシステムとの連携
ワークフローシステムをバックオフィスシステムと連携させることで、社内の業務効率が大きく改善される可能性があります。主なバックオフィス向けシステムは、経費精算システムや給与計算・明細システム、人事評価システムなどです。
顧客管理システムとの連携で述べたデータの自動入力は、さまざまな場面で利用できます。申請内容をバックオフィスシステムに反映させることで、全社的にミスのない円滑な職務遂行が可能です。
▼参考
機能一覧 他サービスとの連携｜ChoiceRESERVE
システム連携を前提とした業務フロー図を作成するためのポイント
システム連携をより有効なものとするためには、連携を前提とした業務フロー図の作成により、業務の流れの全体を理解することが重要です。
業務の流れの開始と終了を明確化する
旅行に例えると、「出発地がどこでどの地方・観光地に行くのか」が決まっていなければ、そもそも旅程が組めません。業務フローも同じことです。業務の流れの開始と終了を明確化することから始まります。
例えば、部内で新規に購入する物品の決裁を求める場合、業務の流れとしては部内で購入する物品を決定した時点が開始で、承認を受けて購入する物品の注文書を送った時点が終了です。あくまでも業務の流れの両端を明確化することが重要であり、迷ったら時系列で最初と最後を選びます。
行程ごとに図形を使い分けて視覚化する
業務フローは行程により図形を用いて視覚化を心がけます。文字だけで文章にすると、読んでいてよくわからない、イメージがわかないといったことが起こり得るためです。また、矢印で指し示したり枠で囲んだりするだけでなく、形を変えて色分けすることで、より判別しやすくなるでしょう。ただし、やり過ぎると何が何だかわからなくなるため、適度なビジュアル化が重要です。
業務の流れを順番に追えるようにする
視覚化も含めて、業務の流れが順番、時系列で追えるようにすることが必要です。せっかく視覚化しても、表示があっちへ行ったりこっちへ来たりでは、行程を把握しにくくなってしまいます。
どの担当者が見ても内容が分かるフロー図にする
業務の流れをフロー図にする目的は、すぐに中身が理解できるようにするためです。したがって、当該業務に関係する担当者であれば、パッと見てわかるように作る必要があります。フロー図の作成者に聞かないと理解できないようでは、部門間のコミュニケーションにも支障をきたしてしまうでしょう。
また、業務によってフロー図の作り方が異なると混乱を招くおそれがあります。「以前と同じでこの図形はこの意味だと思っていたが、今回は別の意味を示す図形だったのか」といったような問題が生じかねないため、全社で統一的な作り方を決めておくとよいでしょう。
業務フローのシステム連携の進め方
業務フローのシステム連携の進め方で注意したい点を3つ紹介します。
利用しているワークフローシステムの連携可能システムを確認する
ワークフローシステムの連携機能はシステムによって異なります。そのため、自社で使用している既存の各種システムに対応しているかどうかを確認する必要があります。確認しないまま導入してしまうと、「使えない」という事態に陥ってしまいかねません。
API連携の可否を確認する
API連携の可否の確認も重要です。API連携が可能であれば、システム間のデータ連携がスムーズにできます。業務フローの前後を含めて、業務の一括処理も可能です。
システムをひとつずつ、段階的に連携していく
業務フローのシステム連携は、一気に推進しようとしないことが重要です。急がば回れというように、最初は一部のシステムからテスト的に連携しましょう。機能面や使い勝手といった問題の有無や効果を確認し、運用の検討、最適化を考えます。その後、連携するシステムを増やしていくことで、各所に同時多発的な問題が発生し、社内業務が大混乱に陥るといったリスクの回避が可能です。
予約受付の仕組みと業務フローを連携する場合は「ChoiceRESERVE」へご相談を
ワークフローシステムによる業務フローと既存の各種業務システムとの連携は、業務フローのみならず、全社的な業務効率の改善やコストダウンにつながります。
システム間におけるデータ連携のメリットは、予約受付の仕組みについてもいえることです。予約管理システムの「ChoiceRESERVE」には、項目をカスタマイズ可能なCSV出力やAPI連携機能が備わっています。
・ChoiceRESERVEのCSV出力
ChoiceRESERVEのCSVでダウンロードする機能を利用することにより、予約システムのデータを外部システムに連携可能です。予約者の一覧表を作成したり、資料として集計や分析作業が容易になります。出力項目は任意に選択できるため、必要な項目に絞って選択し、見やすく並べ替えることで、スッキリと無駄のないデータ活用が可能です。見られたくないデータを外して出力すれば、情報漏洩のリスクにも対応できます。
・ChoiceRESERVEのAPI連携
予約メニューや予約者の情報、予約日時といった予約に関する情報をAPI連携で取得できるほか、空き状況を外部表示させて予約の獲得に役立てることも可能です。また、予約データの内容別に、請求や顧客管理、分析やサービスプロモーションなど、マーケティングの武器としても使えます。予約に関するシステム連携については、ChoiceRESERVEにご相談を。
業務フローのシステム連携はまずフロー図の作成から
業務フローのシステム連携をスムーズに行うためには、前提となる業務フローの開始時点と終了時点を明確に認識し、行程をしっかりと共有できる形にする必要があります。その形がフロー図です。関係者であれば誰が見てもわかるフロー図を作成することにより、システム連携の成功が近づきます。フロー図が完成したら、システム連携の進め方の注意点を踏まえて、自社が使用する各種ITシステムとの連携を段階的に実施しましょう。
