基幹システムは、企業の心臓部とも言える存在。その役割は多岐にわたり、ビジネスプロセスの効率的な運営から情報の一元管理、最終的には意思決定を支えるという重要な任務を担っています。

その一方で、企業の成長と進化に対応するためには、基幹システムの運用の見直しや変更(再構築)が不可欠となります。この過程は複雑で、適切な準備と計画がなければ、企業はデータの損失や業務の中断、コストの増加といった重大なリスクに直面する可能性があります。

本記事では、基幹システム再構築の過程を成功に導くための準備と手順、そしてパートナー企業の選定方法について詳しく解説します。
基幹システムの運用改善をスムーズに進めるためのガイドラインとしてお役立てください。

ビジネスや技術の進化を背景に見直される基幹システムの運用

クラウトサービスビジネス環境や技術の進化は、基幹システムの運用方法の見直しを必要とします。これは、企業が時代の変化に対応し続けるための重要なステップです。特に、「2025年の壁」やDX(デジタルトランスフォーメーション)のような大きな課題が浮上している現代では、基幹システムの運用見直しは避けて通れない課題となっています。

さらに、企業の成長、市場の変化、新たなビジネスニーズの出現、法規制の変更など、様々な要素が基幹システムの運用見直しを推進する要因となります。

これらの要因に対応し、ビジネスニーズに適応したシステムを維持するためには、基幹システムの運用を見直し、最新のビジネスニーズに対応したシステムへと進化させることが求められます。

基幹システムの運用見直しをするメリット

基幹システムの運用を見直すことには、多くのメリットがあります。

まず、パフォーマンスの向上が挙げられます。運用の見直しにより、システムの効率が向上し、業務プロセスがスムーズになります。
次に、他システムとの連携強化です。新たなシステムとの統合や既存システム間の連携を強化することで、情報の一元管理が可能となり、業務効率が向上します。

また、セキュリティ強化も重要なメリットです。運用の見直しを通じて、最新のセキュリティ対策を導入し、企業の情報資産を保護することができます。
そして、コスト削減。効率的なシステム運用により、無駄なコストを削減し、企業の利益を最大化することが可能となります。

基幹システム運用見直しの準備ステップ

フロー図の枠基幹システムの運用見直しは、適切な準備が必要です。ここで、その準備の手順を説明します。

ステップ1:現状の分析

まずは、現在の基幹システムの運用状況を詳細に分析します。過去の問題や課題、継続的に発生しているトラブルポイントを特定します。

「予約システム」の運用変更時における現状分析の具体例を紹介します。

予約の受付・管理の現状分析例

  • 予約の用途:対象となる予約者や管理者、何に対して予約をしたいかを明確にする
  • 予約の受付方法:電話、メール、フォームなど、どのような方法で予約を受け付けているかを確認する
  • 予約の管理方法:紙、エクセルなど、予約情報の管理方法を把握する
  • 業務の流れ:受け付けた予約をCRMへ入力、当日の担当者をアサイン、カレンダーでスケジュールを抑えるなど、予約から実施までの業務フローを理解する
    ※担当者は、CRMを見ながら事前に顧客の要望を把握しておくことが重要
    管理にかかっている時間や人数:予約管理にどれだけのリソースが必要かを評価する

これらの情報を収集・整理した上で、具体的な問題点や懸念をドキュメント化します。これにより、運用見直しの方向性を明確にし、次のステップへと進むための基盤を作ります。

ステップ2:関係者からのフィードバック収集

現状の分析が完了したら、次に関係者からのフィードバックを収集します。これにより、現状の運用プロセスの強みと弱み、改善の余地がある領域、または特定の問題点を特定できます。

具体的なフィードバックの収集方法としては、面談やアンケート、ワークショップなどがあります。これらの方法を通じて、関係者の意見や感想を直接聞くことができます。

以下に「予約システム」の場合の具体例を紹介します。

【予約の場合のフィードバック例】

  • 現場の課題感:手入力に時間がかかる、入力ミスがある など
  • 利用者の課題感:リアルタイムで予約状況がわからない など
  • 管理者の課題感:予約の埋まり具合が一括で管理できない、基幹システムに予約情報を手入力する手間がかかる など

ステップ3:リスク評価

基幹システムの運用変更は、様々なリスクを伴います。これらのリスクを事前に評価し、適切な対策を立てることが重要です。

リスク評価では、技術的な問題や人的な問題、プロジェクトの遅延など、様々なリスクを考慮します。

【具体的なリスクの例】

  • 技術的な問題:新システムの導入に伴う予期せぬエラーや互換性の問題
  • 人的な問題:スタッフのスキル不足や抵抗感
  • プロジェクトの遅延:スケジュールの遅れや予算超過 など

なお、全てのリスクが同じ影響を及ぼすわけではありません。リスクには、企業の業績に大きな影響を及ぼす可能性のある重大なものから、比較的影響が小さいものまで、さまざまなレベルが存在します。これらのリスクを正確に識別し、優先順位をつけることが求められます。

ステップ4:リスクへの対応プランの作成

続いてリスク評価の結果を基に、リスク緩和策を作成します。このプランは、特定されたリスクをどのように管理し、軽減するかの具体的な戦略と行動計画を定義します。

例えば、上記で挙げた「技術的な問題」のリスク例に対する対応策は以下のようなものが考えられます。

【「技術的な問題」に対する対応策の例】

技術的な問題:新システムの導入に伴う予期せぬエラーや互換性の問題
⇒リスクへの対応プラン:新システムのテスト環境を設け、本番環境への移行前に十分なテストを行う。また、旧システムと新システムの間でデータが正しく移行できるかを確認する。

なお、全ての課題を一度に解決することは難しいため、最も重要な課題や緊急性の高い問題から順に取り組むことが重要です。このアプローチにより、効率的に問題を解決し、フィードバックを収集しながら次の課題に取り組むことができます。

ステップ5:新しい運用プロセスの設計

基幹システムの運用見直しのための準備における最終ステップは、新しい運用プロセスの設計です。このステップでは、システムの要件、目標、期待される結果を明確に定義し、それらが現在のビジネス目標と整合性があることを確認します。

なお、この設計プロセスは、システム提供者であるベンダーと協力して行うか、専門的な知識を持つコンサルティング会社に依頼することが一般的です。
※ベンダーなどパートナー企業の探し方や選定のポイントは後ほど詳しく解説します。

「システム要件定義」に関してはこちらの記事が参考になります!

基幹システム運用見直しを成功に導く「パートナー企業」

社内での打ち合わせ基幹システムの運用変更は複雑なプロジェクトであり、ベンダーだけでなく、コンサルティング会社の専門的な知識と経験を必要とするケースも多いです。
そのため、システムリプレース(再構築)の成功を左右するパートナー企業(ベンダーとコンサルティング会社)の選定は、非常に重要なステップとなります。

パートナー企業の探し方

  • パートナー企業を探すための方法は多岐にわたります。以下で具体的な方法を紹介します。
  • 口コミや紹介:友人や同僚、業界内のコネクションからの紹介や口コミも有効です。信頼できる情報源からの推薦を受けることで、信頼性の高いパートナー企業を見つけることができます。
  • オンライン検索:インターネットでの検索は、広範な情報を迅速に得ることができる手段です。特定のキーワードやフレーズを使って検索することで、関連する企業を見つけることができます。
  • 業界イベントや展示会:これらの場では、最新の技術やサービスを提供する企業が集まります。直接話を聞くことで、その企業が自社のニーズに合うかどうかを判断することができます。
  • 業界リソースの活用:業界団体や専門誌、ウェブサイトなどのリソースを活用することで、特定の業界における主要なプレーヤーや新興企業を知ることができます。

これらの情報源を活用することで、自社のビジネスニーズに最適なパートナー企業を見つけることができます。

パートナー企業の選定ポイント

適切なパートナー企業を選定することは、基幹システムの運用見直しを成功に導くための重要なステップです。以下に、パートナー企業を選定する際の主要なポイントを紹介します。

  • 信頼性:顧客の評価や口コミなどを通じてパートナー企業が信頼できるかどうかを評価します。
  • 技術力:パートナー企業が最新の技術を理解し、それを適切に利用できる能力を持っていることが重要です。
  • 過去の実績:パートナー企業が過去にどのようなプロジェクトを成功させてきたかを確認することにより、その企業が自社のプロジェクトに適合するかどうかを判断できます。
  • コスト:コストは重要な要素ですが、それだけでなく、そのコストに見合った価値が得られるかどうかも考慮する必要があります。
  • コミュニケーションと連携能力:パートナー企業が効果的なコミュニケーションを行い、他のチームや企業と連携できる能力を持っていることが重要です。
  • サポート体制:パートナー企業が、問題が発生したときの対応能力や新しい要件に対応する能力など、適切なサポート体制を持っているかどうかを確認します。
    安心のダブルサポート体制|ChoiceRESERVE
  • セキュリティと法令遵守:パートナー企業がセキュリティ規定や法令に適合しているかどうかを確認します。特に、個人情報の取り扱いなどに関する規制を遵守しているかを確認します。例えば、ISMS認証を取得しているか、データや通信がSSL暗号化されているかなどを確認します。
    セキュリティへの取り組み | ChoiceRESERVE

基幹システムの運用見直しにおいて、パートナー企業の選定は重要なステップです。ChoiceRESERVEでは、運用見直しの初期段階から、どんな小さなことでもお気軽にご相談いただけます。

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以下に、ChoiceRESERVEの主な特徴を紹介します。

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  • 複数店舗への導入も可能:複数の店舗でも利用できます。
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ChoiceRESERVEは多くの企業への導入実績があり、その経験と知識を活用して、各企業のニーズに合った最適なソリューションを提供します。

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まとめ

基幹システムの運用見直しは、ビジネスの成長と進化を支援するための重要な取り組みです。適切な準備と計画を行うことで、業務プロセスの効率化、セキュリティ強化など、多くのメリットを享受できます。

また、パートナー企業の選定は、この過程を成功に導くための重要なステップです。信頼性、サポート体制、過去の実績などを考慮して適切なパートナー企業を選定することで、基幹システムの運用見直しをスムーズかつ効果的に進めることが可能です。

特に、予約システムの連携を検討している方には、ChoiceRESERVEがおすすめです。ChoiceRESERVEは、予約システムの専門家であり、あらゆる課題感から相談にのることが可能です。豊富な基本機能と手厚いサポート、そしてシステム連携の構築能力を持っています。

適切なパートナー企業と連携し、共に問題解決に取り組むことで、基幹システムの再構築を成功に導きましょう。

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