【例文付き】キャンセルメールへの
返信の仕方｜正しい書き方やマナーを解説

ビジネスにおいて、キャンセルは様々なシーンで発生します。来店予約のキャンセル、商談のキャンセル、面接のキャンセルなど、どれも珍しいものではありません。キャンセルメールが送られてきたら、なるべく早いタイミングで返信を行うことが大切です。

この記事では、キャンセルメールを受け取った際の返信の仕方について解説します。返信メールの書き方やマナー、シーン別の例文、さらにはキャンセル対応を効率化するツールなども紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

キャンセルメールへの返信は必須！ その理由とは？

キャンセルメールを受け取ったら、必ず返信を行いましょう。返信をしなければ、相手はキャンセルが受理されたか分からず、不安になってしまいます。「メールがきちんと届いていないのでは」と考え、再送信や電話での確認を行おうとする人もいるかもしれません。

キャンセルメールに返信することは、基本的なマナーです。キャンセルが完了していることを速やかに伝え、安心してもらいましょう。

キャンセルメールに返信する際のポイント

キャンセルメールに返信する際のマナーや注意点を紹介します。

できる限り早く返信する

キャンセルメールを受け取ったら、なるべく早い返信を心がけましょう。相手は連絡があるまでキャンセルが完了しているか確証が得られません。そのため、返信が遅くなればなるほど不安を与えてしまいます。また、対応が遅いことによって、ネガティブな印象を持たれてしまう可能性もあります。

迅速なレスポンスは、ビジネスをする上で重要なことです。安心感と信頼感を持ってもらえるよう、スピード感のある返信を意識しましょう。

マイナスの感情を出さない

キャンセルの発生によって、相手のために確保していた時間や準備が無駄になることもあるかもしれません。ですが、不満に思う感情を表に出すのはNGです。返信メールからマイナスな感情が伝われば、相手は今後予約しづらくなってしまいます。

次の予約やアポイントにつなげたいのであれば、キャンセル連絡をくれたことへの感謝や相手を気遣う言葉を伝える方が賢明です。

定型文にならないよう工夫する

定型文をそのまま使った返信メールは、相手に冷たい印象を与えることがあります。定型文で返信することは間違った対応ではありませんが、定型文に少し手を加えて、個人宛てのメッセージや気遣いの言葉を添えるとイメージアップにつながります。

人間味を感じさせる温かいメールを送ることで、今後も相手と良い関係性を継続できるでしょう。

キャンセル時の返信メールの書き方と注意点

キャンセルに対する返信メールの書き方と注意点を例文とともに紹介します。

簡潔で分かりやすい件名をつける

返信メールの件名は、シンプルで分かりやすいものにしましょう。メールボックスを開いた時にすぐ目に留まるような、認識しやすい件名が理想です。具体的なテクニックとして、記号や括弧を使用する、件名の初めに店名や用件を入れる、などが挙げられます。

例：

• 【〇〇美容室】〇月〇日ご予約キャンセルの件
• 【キャンセル完了のお知らせ】〇〇セミナー／〇月〇日開催
• Re:面接辞退の件／〇〇〇〇（氏名）

送られてきたキャンセルメールの件名が分かりやすいものであれば、「Re:」を付けてそのまま返信するのもいいでしょう。

まず連絡に対する感謝を伝える

返信メールの書き出しでは、キャンセル連絡をしてくれたことへのお礼を述べましょう。相手の視点で考えると、キャンセル連絡をすることは心苦しく、どのような反応をされるのか不安に感じるものです。そのような不安な心情に配慮して、まず初めに感謝を伝えることが丁寧な対応といえるでしょう。

例：

• この度はご連絡いただきありがとうございます。
• この度はお忙しい中、ご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。
• ご体調が優れない中、キャンセル連絡をくださり誠にありがとうございます。

キャンセル理由への気遣いを示す

キャンセルメールにキャンセル理由が記載されている場合は、相手を気遣う一言を添えましょう。状況に配慮した言葉は、相手に良い印象や信頼感を与えます。

例えば、体調不良によるキャンセルであれば、「ご無理なさらず」「ご自愛ください」などの言葉が適切です。一方、急用によるキャンセルの場合は、「大変お忙しい中」「ご多忙のところ」といった言葉を用いると相手をいたわる気持ちが伝わります。

例：

• 大変お忙しい中、ご連絡いただきありがとうございます。
• お身体の具合はいかがでしょうか。
• どうか無理なさらずご自愛ください。

よくあるキャンセル理由としては、体調不良、仕事や家庭の事情、不慮の出来事などが挙げられます。状況に応じて丁寧に対応しましょう。

キャンセル料が発生する場合は記載する

キャンセル料が発生する場合は、返信メールにその旨を記載します。相手が支払いを不本意に感じないよう、丁寧な言葉と表現で伝えることが大切です。

キャンセルポリシーでキャンセル料が設定されていることを説明した上で、以下のような項目の記載が必要になります。

• キャンセル料の金額
• 支払方法
• 支払期限
• 問い合わせ先

キャンセル料に関する情報は、箇条書きにすると見やすくなります。請求内容がひと目で分かるよう、必要な情報を簡潔に記載しましょう。

次につながる言葉を添える

今後の予約やアポイントにつながるポジティブなメッセージを添えることも重要です。お客様の中には、キャンセルしたことへの罪悪感から、何となく次の予約を入れづらいと感じる人もいます。いつでも予約を歓迎していることを言葉で伝え、再度予約しやすい雰囲気を作りましょう。

また、返信メールの中で、代替の日程を提案したり、都合が良い日時を尋ねたりすることも再予約につながります。

例：

• いつでもご予約をお待ちしております。
• 〇〇様とまたお会いできる日を心待ちにしております。
• 別の日程でのご予約も承っておりますので、お気軽にご連絡ください。

今回はキャンセルになったとしても、返信メールの内容次第で次の予約につなげられることを、ぜひ覚えておいてください。

キャンセル時の返信メールの基本構成

キャンセルメールへの返信は、一般的なビジネスメールと同様の構成になります。基本的な構成は以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶
• 本文
• 結び
• 署名

＜宛名＞
返信メールの冒頭には、必ず宛名を記載します。間違って他のお客様の名前を書いたり、漢字を誤ったりしないよう注意しましょう。

＜挨拶＞
返信メールの書き出しでは、キャンセル連絡に対するお礼を述べます。「この度はご連絡いただきありがとうございます」など、感謝の気持ちを簡潔に伝えます。

＜本文＞
キャンセルを了承した旨と、キャンセル内容を記載します。キャンセル料が発生する場合は、金額や支払方法などを明記します。

＜結び＞
文末では、再予約や再アポイントにつながる一文を添えます。キャンセル理由に応じて適切なメッセージを記載しましょう。

＜署名＞
最後に、担当者名や連絡先を記載します。事前に署名のテンプレートを作成し、自動的に挿入される設定にしておくと便利です。

【店舗編】キャンセルメールの返信例

ここからは、キャンセルメールを受け取った際の返信例を紹介していきます。まずは、店舗やサービス業における返信の例文から見ていきましょう。

体調不良でキャンセルするお客様への返信メール

急用でキャンセルするお客様への返信メール

不慮の出来事でキャンセルするお客様への返信メール

キャンセル理由が、大きな事故や病気、身内の不幸などの場合は、その状況に配慮して伝えるべき内容を簡潔にまとめましょう。「改めてご予約いただけますと幸いです」など、再予約を促す言葉は不謹慎に感じられることもあるため、避けた方が無難です。

【企業編】キャンセルメールの返信例

企業におけるキャンセルメールへの返信例を紹介します。セミナー、商談、面接、3つのシーンの例文を用意しました。

セミナーキャンセル時の返信メール

商談キャンセル時の返信メール

面接キャンセル時の返信メール

キャンセル対応の負荷軽減にツールを活用する方法も

予約やアポイントが多く発生するビジネスでは、キャンセル対応が業務の負担になることがあります。「定期的にメールボックスをチェックし、キャンセルメールが届いていれば内容を確認し、状況に応じて適切な文面を作成し、可能な限り早く返信する」一連の作業を書き出してみると、その手間や大変さがよく分かるかと思います。他の業務と並行して行わなければならない環境では、ミスも起こりやすくなります。

キャンセル対応の負担軽減には、ツールやシステムの活用が有効です。中でもおすすめなのが「予約システム」で、キャンセル対応を含む予約業務全般の効率化が実現します。

キャンセル対応を自動化・効率化する「予約システム」

予約システムとは、オンライン上で予約受付を管理するシステムです。予約の受付・変更・キャンセル、さらにメールの配信まで自動化することができます。例えば、お客様がオンライン上でキャンセル手続きを行うと、自動的にキャンセル完了メールが送信されます。

キャンセルメールへの返信作業だけでなく、受付時のメール・電話対応、予約残数の管理なども不要になるため、予約業務全般を大幅に効率化できます。予約に関連する情報を一元管理できる点も大きなメリットです。

現在、様々なタイプの予約システムがリリースされています。例えば、株式会社リザーブリンクが提供する「ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）」では、予約システムとしての基本機能に加えて、仮予約機能やキャンセル待ち機能、事前決済機能、顧客管理機能など、予約管理に役立つ多くの機能を搭載しています。誰もが使いやすい設計で、サポート体制も充実しているため、初めて予約システムを導入する場合でも安心して利用できるでしょう。

▼「ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）」公式サイト
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キャンセルメールの返信は丁寧かつ迅速に

この記事では、キャンセルメールに返信する際のマナーや書き方、シーン別の例文などを紹介しました。返信メールで良い印象を与えられれば、今後の予約やアポイントにつながる可能性があります。相手の状況や心情に配慮して丁寧な対応をすること、そして速やかに返信することも大事です。キャンセル対応が多い業務環境であれば、予約システムなどのツールの活用も検討するといいでしょう。