「セミナー予約を自動化」
基幹システムとのAPI連携で、スムーズな導入と運用を実現

はい。社内開発した既存のシステムがあったのですが、それに加えて予約情報の管理のためにチョイスリザーブを使わせていただいていました。そのときは弊社主催の小規模なセミナーということもあり、営業推進部の中だけで使っていたんです。

ですが有料のセミナーを改めて管理するにあたり、ビジネスパートナーさんが絡んだり、お金の流れが生まれたりして情報の流れが複雑になるので、既存のシステムを入れ替える必要があると判断し、改めて予約システムを導入したいと、情報システム部に協力を依頼しました。

吉川から話をもらって、数社のシステムを比較検討し、打ち合わせをさせていただきました。その中でチョイスリザーブを選択する決め手になったのは、参照系データAPIを使えるということ。社内の規約で、決済は基幹の販売管理システムを通さなくてはならないのですが、それを使えばデータを自動で取得してきて、販売管理システムに連携できるというのが理由の一つです。

そうですね。弊社で運用している販売管理システムに連携できるということがマストだったので。これを手作業で実施してしまうと手間、コストがかかってしまうため、自動化できるということが重要だったんです。チョイスリザーブにはAPI連携があるので、これなら実現できると。

さらにもう一つ、チョイスリザーブを選ぶ決め手になったのが、主催者ごとにセミナーを管理できることです。セミナー開催をお願いしているパートナーさんが多数いますので、限定サブ管理者機能(※)でパートナーさんごとに予約情報を管理できるのも決め手になりました。

予約が入ったらパートナーさんが直接確認できるようになっています。その後予約情報をAPI連携で基幹の販売管理システムに取り込み、入金があったら弊社の方で消込みをして、チョイスリザーブから予約承認メールを送るという流れになっています。

今まで運用上できていたことが代替できるかということが重要なことでもあったので、チョイスリザーブを使ってこういうことができますかと質問させていただいて。できないとご回答いただいた部分に関しては、こちらの方で運用を変えてみようかとか、折り合いをつけながらという感じで進めていきました。

最初に現場にヒアリングをしまして、現行の業務を把握することから始めました。そこにチョイスリザーブを入れたらどうなるのか。この部分はチョイスリザーブでできるけれど、この部分はできないから、じゃあサブシステムを開発して、一部分だけ簡単なツールを作って補おうとか。現行フローと今後の流れというのをフロー図に落とし込んでいきました。それに伴って開発をして、最初から最後までテストをして、現場にお渡ししてという流れです。

こういう予約システムがクラウドソリューションとして世に出てきているなら、ゼロベースで作る必要性はないかなと。できるだけ自社に合ったクラウドソリューションを選んで、乗っからない部分はどうするかを考えるのがいいと思いますね。

機能面でも、画面の見せ方などの面でも、こういうことをしたい、じゃあこうしてみたらと、ご相談、やり取りを重ねながら進めていきました。今までと全く同じというわけにはいかないけれども、寄せられるところは寄せて、できる限り今ある大元の形を崩さずにできる形に持っていきたかったというのがありますので。そこは非常にご協力いただいて、今無事に動いているという状態になっていますので、感謝しております。

サポートで印象に残っていることがありまして。導入を決めた後に、APIをバージョンアップするということで、項目のいくつかが使えなくなるというお知らせをいただいたんです。けれどその中に、弊社の運用でこれだけは外せないというものがあったので申し上げたところ、社内で掛け合っていただき、残していただけました。あれは本当に助かりました。

導入を決めてから半年ほどで運用開始しましたが、いろいろとテストしていただいたのがよかったのか、とくに大きなトラブルはなく通常運用に乗せられたと思います。運用保守する側としてはありがたいですね。