データの有効活用や業務の効率化などを目的に、基幹システムと外部システムの連携を行う企業が増えています。しかし、システム連携を行う際にはコスト面やセキュリティ面などクリアしなくてはならない課題も。

実際にシステム連携を担当した経験者にアンケートを行い、導入検討から本番稼働までの流れと、その中で出てきた課題を調査しました。

STEP1 システム連携で達成したい目的を明確にする

まずは、どのような効果を期待してシステム連携を行うのか、現状の課題と今後の目標を整理し、システム連携で達成したい目的を明確にしましょう。期間システムと外部システムの連携の目的のグラフ

アンケート結果を見ると、システム連携の目的は「業務効率化」が1位。次いで「データの一元管理」「データの活用」と続きます。

データ管理を一元化することで、データを有効活用し、業務の効率化を図りたいというニーズが高いことがわかりました。

ECサイトやポイント会員などバラバラに登録されている顧客データを統合することや、来店予約、セミナー参加受付など電話やメールを使って行っていた業務をシステム上で行えるようにすることで業務を効率化するといった例が考えられます。

STEP2 システム導入にあたって課題となることを想定する

目的を達成するためにこんなシステムを導入したいというイメージが見えてきたら、システム連携にあたって懸念されること、社内で課題となることを考えてみましょう。

基幹システムと外部システムの連携を検討するときの懸念事項のグラフ

導入にあたって懸念したことは、「費用対効果」が1位でした。導入・運用コストがかかりすぎるシステムでは、継続使用が難しくなる場合も。費用と期待される効果が見合うかどうか、予算面からしっかり検討していく必要があります。

2位は「セキュリティ」。社内のセキュリティ基準を満たせるかも重要なポイントとなります。

3位は「使いこなせるか」。新しいシステムに慣れるまでは時間がかかることも想定されます。システム会社が導入後もサポートしてくれる体制が整っているかどうかもチェックしてみましょう。

セキュリティへの取り組み | ChoiceRESERVE

STEP3 他社事例などを参考にして検討を進める

システム連携を進めていく上では、情報収集も大切です。「参考にしたこと」について、アンケートでは1位が「他社事例を調べた」2位は「社内に相談した」3位「システム会社に相談した」となりました。システム連携を進めていく上で最も参考にしたことのグラフ

自社と似た業種であったり、目的が同じであったりと共通項がある他社の事例を調べることで、システム連携で達成できることのイメージが湧き、選びやすくなります。導入した他社の事例をシステム会社に問い合わせたり、セミナーに参加して勉強したりすることも、システム連携を進めるための一助となるでしょう。

導入企業一覧 | ChoiceRESERVE

STEP4 連携を進めていく中で出てくる課題に対応する

導入を決め、実際にシステム連携を進めていく中で、当初懸念していたのとは別の課題が出てくることもあります。どんなことが課題になりやすいのでしょうか。

連携を進めていく上での課題のグラフ

1位は「社内の対応できる人材の不足」。「社内への理解が進まない」も5位に入りました。最初はシステム会社のサポートを頼りながら、少しずつ社内理解を進め、社内で対応できる人材を育てていくことが必要と言えそうです。

企画から本番稼働までの基幹

課題となったことの2位は、「開発にかかる時間の不足」でした。企画から1年以内に本番稼働しているケースが多いようですが、無理のないスケジュールで進めていくようにしましょう。

STEP5 目的達成度や懸念事項の解決度を確かめる

システム連携を行い、運用を開始したら、当初の目的が達成できているか、懸念事項はしっかりと解決できているか、振り返って確認してみましょう。

目的の達成についてのグラフ

導入前と導入後の懸念解決のグラフ

システム連携後に目的を達成できたか聞いたところ、半数が「だいたいできた」と回答しています。懸念事項についても、上位に挙がっていたものは概ね解決できているという結果になりました。

目的についてはすべてを一度に達成しようとするのではなく、優先度の高いものからクリアしていくといいでしょう。運用をしていくうちに後から達成していけることもあります。

STEP6 連携後に出てきた課題を解消する

システム連携前には想定していなかった課題が、運用を進めていく中で出てくることもあります。新たな課題に向き合い、適切に対処することが大切です。

システム導入後に新たに課題になったことのグラフ

新たに課題になったことについてのアンケートでは、「ランニングコストがかかる」「費用対効果が得にくい」「メンテナンスできる人材がいない」「アナログ管理が残る」がほぼ横並びの結果となりました。コスト面と人材については、導入初期から本番稼働後まで課題となりやすいようです。

社内で課題を共有し、運用方法を改善していくことで、よりスムーズな運用を目指していきましょう。

チョイスリザーブなら導入前の相談から稼働後の対応まで万全サポート!

システム連携にあたって懸念されること、課題となることとして多く挙がっていた、コスト面やセキュリティ面の問題。また、使いこなせないかもしれないといった不安も、チョイスリザーブなら豊富な事例から最適なプランを提案し、導入前から稼働後までしっかりサポートするので安心です。アナログ管理をやめたい、顧客データを活用したい……それぞれの目的に合わせて、必要な機能を選ぶことができます。予約システムの外部連携を検討しているけれど何から始めればいいかわからないという方も、ぜひお気軽にご相談ください。

調査概要

【調査企画】株式会社リザーブリンク

【調査期間】2024年3月29日 〜 30日

【調査方法】インターネット調査

【調査対象】.過去5年以内に基幹システムと外部システムの連携業務を行ったことがある221名

2分でわかる予約システムChoiceRESERVE
資料ダウンロード