住宅販売、家具・設備販売や自動車販売など、ショールームでまずお客様に実物を見てもらうことで成約につなげやすくなる業種は多く存在します。
ショールームによって顧客とのタッチポイントを最大化するためには、ショールーム予約に適した予約システムを導入し、ショールームへの流入をそもそも最大化することが大切です。
本記事ではショールーム向けの予約システムにはどのような機能があるかを解説していますので、ぜひ参考になさってください。
ショールームの来店予約業務で課題となりやすいポイント
ショールームを活用した営業活動をおこなっている業種では、様々な状況により来店予約に関する業務が煩雑となりがちです。
以下に、課題となりやすいポイントをご紹介します。
電話受付のみではすべての来店予約を受け付けしきれない
例え販売規模が小規模な業種であったとしても、もし電話対応のみで来店予約を受付していると、利用者が興味を持ってアクションを起こしやすいお昼休みの時間帯や休日などに予約の問い合わせが集中することから、せっかくの予約希望をすべてさばききれないという状況が発生しがちです。
担当者不在時や営業時間外にお客様を待たせてしまう
ショールーム予約案内の直接的な担当者が不在であったり、そもそも営業時間外であったりする場合には、せっかく顧客がショールームへの興味を持っても担当者からの詳しい案内を待ったり、日が変わるのを待ったりしなければなりません。
消費者というものは多くの場合、強い興味をもってもそのタイミングでアクションの一次段階が解決しなければ、忙しさやほかの興味などの影響で購買意欲を失ってしまいがちです。
待たせてしまうことによって販売機会やショールーム集客機会を失ってしまうと、事業にとっては大きな損失につながってしまうでしょう。
ショールームの希望者が集まらない
たとえばWebサイトやSNSなどでショールームに関する告知を大々的におこなっても、利用者が予約をするためにおこなわなければならない手続きが煩雑であったり時間をとられるような方法であった場合には、集客がうまく進まないこともあるでしょう。
ショールーム予約後、担当者アサインや当日の対応の準備がうまく進まない
無事、ショールームへの予約を得られたあとには、当日までの準備や案内担当者のアサイン、そして予約者への事前案内などといった様々な諸業務が発生します。
これらの対応を迅速かつ効率的におこなうためには、予約情報を各担当者がスムーズに把握する必要がありますが、こういった情報の共有方法が最適化されていなかったり、口頭伝達やメール連絡などのアナログな手法であったりという理由から、準備がうまく進まない、時間がかかってしまうといったことがあります。
ショールームの来店予約に予約システムを使うことで得られるメリット
ショールームの予約受付や受付後の管理業務に予約システムを活用すると、前項でご紹介したような多くの課題を解決でき、様々なメリットを得られます。
以下に、主なメリットをご紹介します。
予約受付業務の効率化
予約システムは、クラウド上で自動的に予約受付をおこなえるシステムです。
ショールームを予約したいと思った利用者は、24時間365日いつでも思いたった時に簡単な操作のみで予約を完了でき、日程選択や日程調整もスマートフォンやパソコンの画面上で気軽におこなえます。
予約受付業務が完全に自動化でき、また一度に大量の予約希望が入ったとしてもシステムが各予約との兼ね合いを確認しながらダブりのない受付処理をおこなってくれるため、予約受付に関する業務が大幅に効率化できます。
空いたリソースを当日対応にまわせる
予約受付業務をシステムで自動化することで、空いた従業員のリソースは当日の案内のための準備に集中できます。
案内プランの決定や準備をおこなうにあたって必要となる顧客情報(来場人数や性別など)や顧客の希望内容(アンケートで入力された内容など)も、すべて予約システムの管理画面で一覧表示できるため、情報収集時の手間がありません。
画像や紹介文など、予約サイト上で商品の魅力を効果的に伝えられる
予約システムで作成した予約受付サイトでは、紹介文章のほか画像もを使うことでショールームの魅力を効果的に伝えられます。
例えば電話受付やメール受付では予約受付に関する事務的なやりとりのみで終始してしまいがちですが、予約受付サイトを使うことによって、予約に興味をもった顧客を後押しするための訴求活動をおこなえます。
予約の敷居が低くなり、集客を最大化できる
スマートフォンやパソコンでいつでもアクセスできる予約受付サイトが存在することによって「ちょっと詳しく見てみたいな、予約をするにはどういった手続きが必要かな」という軽いきっかけでも最初のアクションを起こしてもらいやすくなり、実際のショールーム訪問予約につながりやすくなります。
消費者が普段の生活のなかでのちょっとしたすきま時間や、夜間などにも情報にアクセスできるということは集客最大化にあたって重要なポイントです。
サンクスメールなどアフターフォローの自動化により営業機会を最大化できる
予約システムでは、予約受付完了後のサンクスメール送信や、日程近くになってのリマインドメール送信、またショールーム訪問後のアフターフォローメール送信までをすべて自動化できます。
メール内容を担当者が事前に作成しておき、例えば、予約内容によって自動返信メールの内容をへんこうするといった細かな設定もしておけば、最適な営業活動のための大きな助けとなるでしょう。
ショールーム予約・来店予約向けの予約システムを選ぶときに注目すべき機能
ここまでご紹介したようなメリットを得るために、ショールームの予約受付で便利な予約システムの機能をご紹介します。
予約メニューのカスタマイズ、画像登録機能
予約サイトでの予約メニューをサブメニューや日程メニューなど含め細かく設定できる機能があれば、ショールームごとに当日オプションを予約できたり、開催日時選択をしたりといった柔軟な予約方法を提供できます。
また予約サイトへの画像登録機能は、予約時点でショールームの魅力を視覚的に伝えたり、アクセス地図や周辺の環境などを見せたりする際に便利です。
多様な自動メール送信機能
自動メール送信機能の設定パターンが豊富な予約システムであれば、予約後の自動案内、アクセス地図付きの当日案内や直前リマインドなど、幅広い案内対応をすべて自動化できます。
予約アンケート機能
来店人数や属性といった基本予約情報の取得のみでなく、ショールーム予約では顧客の普段の悩みや興味、質問したいことや当日の希望といった詳細をアンケートしておけると、当日の対応品質を大幅に向上できます。
外部システムとの連携機能
ショールームを訪れてくれた顧客に対して次のアクションをとるために、社内ですでに活用しているCRMや営業支援システムと予約情報を連携できれば便利です。
予約システムには、API連携という仕組みで外部の多くの業務システムとデータ連携できるサービスがあります。
予約システム「ChoiceRESERVE」ではショールーム向け予約サイトを簡単・自由に作成可能
予約システム「ChoiceRESERVE」では、簡単操作ながら自由度の高い予約サイトを作成可能です。
ショールーム予約や来店予約においては豊富なサブメニュー設定、予約者にとっての見やすいGUI作成、スムーズな確認画面や自動案内への移行などが重要となりますが、ChoiceRESERVEではこれらの機能を豊富に備え、実際に多くのショールーム予約・来店予約で活用いただいているという実績があります。
下記デモサイトでは実際にChoiceRESERVEで作成された、様々なパターンの予約サイトをご覧いただけます。
サイト作成の自由度のほか、ぜひ予約者目線での操作感、情報視認性なども確認いただき、導入検討のご参考にしてください。
▼参考:
ショールーム予約の参考になる、予約システム「ChoiceRESERVE」で作成されたモデルルームや工場見学、来店予約のデモサイトは下記から実際に試していただけます。
・モデルハウス訪問予約のデモサイト
・工場見学予約のデモサイト
・金融機関セミナー予約のデモサイト
多機能な予約システムは、ショールームのみでなく様々な販売業務で活用可能
本記事では主にショールーム予約における予約システムの利便性をご紹介しましたが、予約システムではひとつの業務にとどまらない、企業や店舗にとっての幅広い業務に活用できる豊富な機能がひとつのシステムに集約されています。
ショールーム来店後の販売営業や相談予約をはじめ、自社内のほかの商品の販売、サービス提供など、ひとつの予約システムを導入するだけで様々なフェーズでの業務効率化・効果の最大化が可能です。
▼参考:
予約システム「ChoiceRESERVE」を社内の様々な業務・様々な拠点で活用する方法・アイデアについてはこちらのページもぜひご覧ください。
・複数店舗・多店舗対応の予約システム&予約管理システム|ChoiceRESERVE
・拠点・管理者の役割ごとに権限管理できます|ChoiceRESERVE
・サービスごとに予約の受付期間を設定できる|ChoiceRESERVE
多機能な予約システムはショールームの集客ツールとしても最適
予約システムでショールームの予約受付をおこなうと、予約受付に関する業務の負担を軽減できたり効率化できたりといった担当者にとってのメリットのみならず、予約しやすい仕組みによって集客を最大化できるという業務上のメリットも得られます。
本記事でご紹介した内容を参考に、ショールーム営業に最適な予約システムをぜひ導入してください。