ショールームで自社の商品の魅力を存分に体験してもらってから販売するような業種では、ショールームへの導線もスムーズにしておくことが大切です。予約システムでショールームの受付管理をおこなえば、担当者の業務量を大幅に削減しながら最適な予約受付をおこなえるようになります。
本記事では、ショールーム受付管理における一般的な業務内容を再確認しつつ、予約システム導入で得られる様々なメリットを解説しています。

ショールームの種類

自動車のショールーム

予約受付管理の話題に入るまえに、まずはショールームの場を顧客へ提供する業種にはどのようなものがあるか、それぞれ一般的にどのようなショールームになるのかを簡単におさらいしておきましょう。以下はあくまで一例ですので、これら以外にも様々な業種にてショールームを展開することがあります。

家具のショールーム

家具を販売したりレンタルしたりといった業種では、広々とした居室内で家具が設置されているようなショールームを顧客へ提供します。また家具の販売のみならず、例えば小物や照明器具、観葉植物やロボット掃除機など居室内で利用するような商品を販売する場合でも、生活の場での具体的な利用シーンを見てもらうために、家具とあわせてそれらの商品をみてもらうようなショールームを準備することがあるかもしれません。

住宅のショールーム

住宅を販売する業種では、住宅そのものをショールームで顧客に見せます。戸建ての販売の場合にはその住宅そのものを見せることもあれば、リビングやベッドルーム、キッチンなど一部の部屋のみを模した空間を提供する場合もあります。
マンションの分譲販売の場合にも、そのマンションが完成済みであればそのまま一室をモデルルームとして開放することもあり、建物が未完成の場合や遠方でモデルルームを展開したい場合には模倣した空間を別途建築し、顧客に見てもらう場合もあります。

内装や設備のショールーム

住宅やビルの内装・設備として壁紙や床、キッチンやバスユニット、天井埋め込み型エアコンや床暖房、防音設備といった商品を販売する業種でも、それらの商品の住環境内での使いごこちなどを実際に見てもらうために、ショールームを展開することがあります。

自動車のショールーム

自動車のショールームは街中でも一般的によく目にするショールームであり、自動車販売はショールーム営業ときってもきりはなせない業種であるといえるでしょう。
自動車のディーラーや販売店の店内や敷地がショールームを兼ねているケースのほか、大規模な展示会で各メーカーの新車がお披露目されることもあります。

ショールーム受付管理で必要となる一般的な業務内容

事務作業をする女性

ショールームの受付管理では、各段階において様々な業務が発生します。
以下に、一般的な業務内容をご紹介します。

予約受付に関わる応対・事務作業

ショールームの訪問予約受付にあたっては、予約者の氏名・年齢や家族構成などといった必要に応じた予約者情報のヒアリングが必要です。また希望の日程や時間帯、予約内容などを確認しつつ、空いている当日の予約枠とすりあわせ、実際の予約を確定します。
あわせて、これらのヒアリングした情報や予約確定などについて、必要なデータベースへ登録作業をおこないます。

予約受付が終わったあとは、顧客に対して適宜必要な案内事項を、あらかじめ準備しておいた手段(案内書面やメールなど)で伝達します。
さらにショールーム当日にいたるまでの間に、業種に応じて必要となる備品の発注、顧客へのリマインドといった業務も必要となるでしょう。

イベントの準備

ショールーム当日までの間に、例えばショールームの装飾、ノベルティの手配、顧客希望にあわせた商品の配置や当日案内資料の用意などといった諸々の準備が必要になります。
これらの準備についてもし個別に作業担当者がいる場合には、予約情報をそれぞれの担当者へ連携します。

当日のお客様対応

ショールーム当日になったら、基本応対内容としてあらかじめ決められていた対応のほか、予約者ごとの希望や趣味嗜好にあわせたサポート、家族連れの場合の子どものお世話などといった対応をおこないます。

予約システムを導入すれば、ショールーム事務作業のほぼすべてを自動化!

便利なシステム

ショールームの予約受付管理に予約システムを導入すると、前項でご紹介したような必要となる業務のうち、事務作業の大部分をシステムの自動処理にまかせることができ、社員の業務量負担を大幅に軽減できます。
予約システムで具体的にどのようなことが可能となるのかをみていきましょう。

予約情報は予約者が入力・選択し、そのまま自動でデータ化

予約システムでショールームの予約受付サイトを作成しておくと、インターネット上での24時間・365日予約受付が可能となります。
ショールームの訪問予約をしたいと思い立ったユーザーは、店舗の営業時間外であっても深夜でも、好きなときに手元のスマートフォンやパソコンを使って予約サイトへアクセスし、必要情報や日程選択を自分で入力して予約を完了できます。

この際に入力された諸情報(顧客の個人情報のほか、選択メニューや備考入力内容、アンケート回答内容など)はすべて、自動的に予約システムのデータベースに登録されるため、管理画面上でいつでも一覧表示できるようになります。

複数担当者が関わる場合でも予約情報をリアルタイムに共有

予約受付でデータベースへ自動的に登録された各種情報は、予約管理画面へアクセスできるすべての担当者が、リアルタイムに閲覧できます。
管理画面へのアクセス権限設定も柔軟におこなえるため、統括管理者がすべてを管理しつつ、店舗Aの管理者には店舗Aに関する予約情報だけを、店舗スタッフには当日の案内に必要となる情報だけを、というように情報保護に配慮した運用を実現可能です。

ショールーム案内にあたって当日までの間に様々な業務をおこなう各担当者が、自分に必要な情報をタイムラグなく参照できます。

予約者への案内メール・リマインドメールを自動送信

予約受付時の詳細案内やアクセス地図、当日直前に思い出してもらうためのリマインドメール、そのほか来場後のサンクスメールなど、顧客に対してのメール送信をすべて自動化できます。
メール送信のタイミングや内容はあらかじめ設定しておき、また予約したメニューによって送信するメール文章を変更したり、タイトルや本文に予約者名や予約メニューを挿入することも可能です。

外部システム連携で、在庫管理や発注システムとの連携も容易

多くの予約システムでは、API連携という仕組みを使って様々な外部システムとのデータ連携が可能です。
例えばすでに店舗や社内で使っている顧客管理システムやセールスフォース、マーケティングオートメーションツールと予約システムの予約情報を連携すれば、予約者をリード管理したり、アフターフォローなどを行うことができます。

予約システムはショールームの「集客」にも役立つ

住宅展示場で案内する女性

ショールームの種類によっては、購入希望者は意思決定のための情報収集をインターネット上の様々な情報を閲覧するのみで済ませてしまい、わざわざ足を運ばずにどの会社の何を購入する、ということを決定することも多くなっています。
昨今の販売業や接客業界では、コロナ禍の影響は少しずつ落ち着きを見せはじめており、2020年~2023年頃までピークであった「人の多いところには出向かない」という消費者の心理傾向(※1)はだいぶ少なくなっていますが、とはいえ宅内から購入検討できるものは手軽に宅内で考えて決めてしまう、という消費傾向は以前にも増して一般化(※2)されています。

そんななか、「実際に商品の目の前まで足を運んでもらってから魅力を直接伝える」という旧来の販売促進スタイルだけでは通用しづらくなっているかもしれません。

予約システムを上手に活用すれば、このような状況のなかにあっても、ショールームへの集客を増やすことを目指せます。

▼参考:
※1 株式会社クロス・マーケティング「2023年6月 新型コロナウイルス生活影響度調査(外出編)」
※2 PR TIMES「【オンラインショッピングに関する調査】最も重視するのは「品質」よりも「価格」、利用理由は「24時間いつでも購入できる」が最多(Appliv TOPICS調べ)」

SEO対策で予約サイトへの流入を増やす

ショールームの予約受付サイトはインターネット上のWebサイトであり、もともとその商品に興味を持っていた潜在的ユーザーであれば、企業や店舗の公式サイトからであったり、自主的に検索したりといったルートで予約受付サイトへアクセスしてくれるでしょう。
一方で、その商品の存在にまだ気づいていないユーザーにも予約受付サイトになるべく多くたどりついてもらうことが大切です。
SEO対策(Web上の検索エンジンで、なるべく検索結果の上位に表示されることを図る対策)に対応している予約システムであれば、例えば「家具 見学 予約」「車 ショールーム 予約」といった興味の初期段階における検索をおこなったユーザーを、効率よく自社のショールーム予約受付サイトへ誘導できる可能性が高まります。

予約サイト上で魅力的な写真・文章でのアピールができる

予約受付サイトまでたどりついてくれたユーザーは、全員がショールームを訪問するほどまでに興味が高まっているともかぎりません。
そこで、せっかくサイトを見てくれたユーザーに対して、自社商品の魅力や、ショールームを訪れることによる利点などを写真や文章で伝えられれば効果的です。
予約サイトのカスタマイズ性が高い予約システムであれば、メニューごとの表示文章設定や、画像の挿入もできます

簡単な手順で予約できる仕組みを構築することで予約の敷居を低くする

予約システムでは、パソコンのみならずスマートフォンの小さめの画面でも、情報が確認しやすく予約完了までの操作が簡単なショールーム予約受付サイトを作成できます。
いつでも好きなタイミングでアクセスできることに加えて、情報確認や予約操作が簡単に終えられるという理由により、ショールーム予約の敷居が低くなり、より多くの集客を望めるでしょう。

「予約時アンケート」の機能があればショールーム当日に最適なサービスを提供できる

アンケートのイメージ

ショールームの予約受付時に、顧客が現在強く興味を持っていることや、現在の悩み、ショールーム当日の希望内容といった事柄をヒアリングできていれば、顧客にあわせた対応を当日までの間にじっくり準備できるため、顧客満足度を高めることにつながります。
このような顧客ごとに異なる細かな内容をデータ化するためには、予約システムの予約時アンケート機能が役立ちます。

予約時アンケートとは

予約受付においての予約サイト上の画面の流れのなかや、予約受付完了の次のステップの画面として、顧客に自由に回答してもらえるようなアンケート画面を用意できます。
アンケートで入力された内容は、予約情報に紐づけられたかたちでデータ化され、管理画面でいつでも参照できます。

来場者の細かな希望や相談を事前にヒアリング

アンケート画面の内容や構造は予約システムで自由に作成でき、例えばラジオボタンやチェックボックスを用いた簡単に入力を終えられる項目を用意したり、深い内容を自由に入力してもらうためのテキストボックスを設置したりということも可能です。

ショールームの受付管理は予約システム「ChoiceRESERVE」にご相談ください

スマホを使う女性社員

予約システム「ChoiceRESERVE」は、ショールーム予約受付管理に適した様々な機能を豊富に搭載しています。
本記事でご紹介したような、柔軟な予約サイト作成、各種メールの自動送信、予約時アンケート機能、複数拠点や複数担当者でも管理しやすい管理画面もひとつのシステム内ですべて完結できます。

下記のデモサイトでは、実際に予約システム「ChoiceRESERVE」で作成した様々な予約サイトをご覧いただけます。ぜひ使い心地の参考になさってください。

▼参考:
ショールーム予約の参考になる、予約システム「ChoiceRESERVE」で作成されたモデルルームや工場見学、来店予約のデモサイトは下記から実際に試していただけます。

モデルハウス訪問予約のデモサイト | ChoiceRESERVE
工場見学予約のデモサイト | ChoiceRESERVE
金融機関セミナー予約のデモサイト | ChoiceRESERVE

ショールーム受付管理には多機能・簡単操作の予約システムを

ショールームで自社の商品の魅力を感じてもらい、販売促進につなげるためには、多くの潜在的顧客にショールーム来店を予約してもらうことが大切です。
予約システムを導入すれば、顧客が気軽な気持ちで予約までたどりつける簡単操作の予約サイトを作成でき、また案内準備のための受付管理業務も大幅に効率化できます。
本記事でご紹介した内容を参考に、ショールームでの販売促進に予約システムをお役立てください。

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