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自社でイベントや展示会を開催するにあたり広い範囲で集客したいという場合には、予約管理の仕組みをなるべくスムーズに、簡単にしておくことも大切です。
本記事ではイベント集客と予約管理の関係性や、予約システムでイベントの予約管理をおこなうメリット、成功事例などをまとめて紹介しています。
イベント成功の可否は予約管理の仕組みにかかっている！
広い範囲で集客をおこなう規模のイベントを開催する場合には、イベントサイトの準備といった初期対応から参加者リストの整理、申込者や検討者からの各種問い合わせへの対応、当日までの準備や受付、アフターフォローなどなど、担当者がおこなわなければならない業務がたくさん生じます。
もし、これらの対応がスムーズにいかず滞ってしまったり、さばける数に限界がある状況では、せっかくの集客が無駄になってしまいかねません。また、担当者に余裕がなくなって案内ミスや対応漏れなどが生じてしまうと、イベント申込者・参加者からの信頼を損ねてしまうでしょう。
また単純に、担当者の業務負担がイベント規模に比例して著しく大きくなり、多くの人数が必要になると運用コストが肥大するという問題もあります。
イベント集客時にもっとも対応の物量が多く、業務負担が大きいのは「不特定多数からの予約受付→予約情報の整理・管理→当日までの各種案内・誘導」といった準備部分であるといっても過言ではありません。そしてこの部分は、一定の対応を繰り返し・繰り返しおこなうべき部分でもあるため、人海戦術ではなくシステムでうまく自動化できれば管理者や従業員の負担を大幅に軽減しつつ、集客を最大化することにもつながります。
予約管理の仕組みを事前にしっかり構築できれば、興味を持ってくれた顧客とのタッチポイントを一切逃すことなく、また担当者はイベント成功のためのコンテンツ検討や当日の準備にリソースを集中できるでしょう。
イベントの予約管理に「予約システム」が最適な理由
イベントを開催する際の予約受付や予約管理には、予約システムが適しています。
以下で予約システム導入のおすすめの理由を解説します。
イベントに大切な「集客」効果を得られる
予約システムでは予約管理をおこなうだけでなく、Web上で24時間いつでも申し込みを受け付けられる予約サイトを作成できます。例えばイベントの公式サイト、Web上の広告媒体、公式SNSなどから予約サイトへの導線を作っておけば、様々なルートからスムーズに実際の予約受付へとつなげられるでしょう。もし雑誌やチラシなどオフラインの広告媒体を活用している場合でも、そこからQRコードで予約サイトへ誘導するなど、活用方法は様々です。すべてのタッチポイントから、気軽に申し込みできる予約サイトへ誘導できれば、集客効果を最大化できるでしょう。
また、予約サイトはほかのWebサイトと同じように、検索エンジンからの流入を増やすためのSEO効果を持たせることができます。ターゲットとなるユーザーの興味関心にヒットする予約サイトを作成できれば、検索エンジンの検索結果をきっかけとして、イベントの存在を知ってもらい、そのまま申し込みしてもらえる可能性も高まります。
決済をサイト上でおこなえる
高機能な予約システムであれば、予約サイト上での申し込み手続きの流れのなかで、そのままオンライン決済まで完了することができます。
有料のイベントを開催する場合、申し込み時の事前決済の仕組みを構築できれば「予約はしたけれど当日は行かない」といった、いわゆる「ノーショー」の発生を抑止できます。
顧客情報管理もひとつのシステム上で完結できる
予約システムでは、予約サイトの作成・予約に関する自動対応・予約情報の管理・顧客情報の管理といった、予約制のサービス提供に関するあらゆる機能がひとつのシステムに集約されています。
予約をしてくれた顧客の情報をそのまま予約システムの管理画面で一覧確認できますので、イベントの準備のための予約情報確認、営業アクションのための顧客属性確認なども容易です。
イベント当日の進行がスムーズになる
準備段階からイベント当日まで、一元管理された予約データを各担当者がリアルタイムに確認でき、多機能タイプのシステムであればイベントに必要な備品管理や発注管理などのために外部の業務システムとも連携できます。
情報のアクセス権限や管理権限については複数のアカウントで細かな権限分けも可能なため、業務対応がバッティングしてしまうようなこともなく、各担当者が様々な準備・進行を最新の予約情報や顧客情報を確認しながら進められます。
申し込み後の案内、当日直前のリマインド、イベント後のサンキューメールなどをすべて自動化
予約受付から当日までの間、顧客との様々なやりとりをすべて自動化できるのも予約システムの大きなメリットです。
予約受付時の予約完了案内、日程変更時やキャンセル時の調整対応・応答、キャンセル待ち希望者への案内や日程が近くなってからのリマインドメールなど、あらかじめ設定しておけばあらゆるやりとりをシステムの自動対応に任せられます。
イベント開催後の分析に有用なデータを集められる
予約サイトで申し込み時に顧客から入力してもらった情報は、そのまま予約システム内でデータとして保管されます。それらのデータは予約受付からイベント提供までの間に必要な情報として参照できるのはもちろんですが、例えばイベントが終わったあとも、各イベントの参加率や客層などを可視化して分析をおこない次のイベント内容検討に活かしたり、メールマーケティングやアンケート配信といった見込み顧客に対するアクションの材料とするなど様々な活用方法があります。
有用なデータにするためにも、予約受付時に適切な設問を設定しておき、自社が欲しい情報を得られるようにしておきましょう。
尚、外部システムとの連携が可能な予約システムであれば、予約受付で得たデータを顧客管理システム、営業支援システム、メールマーケティングシステムなどへリアルタイムに共有できます。
イベントの予約管理に必要な＆あると便利な予約システムの機能
実際に予約システムを導入してイベントの予約管理を効率化したいと考えている方には、最大限に業務効率化の恩恵を得られる多機能型の予約システム（あるいは多くの機能を使える料金プラン）をおすすめします。
とは言っても、不要な機能まで盛りだくさんになってしまっては月額費用が無駄にかさんでしまうという心配があるかもしれません。まずは最低限の機能のみでスタートし、将来的に必要に応じてオプションを追加していくという選択肢もあります。
以下では、イベントの予約管理という目的に絞って、どのような機能があれば便利なのかについて解説します。
自社のサービス訴求・告知などを不足なくおこなうためのサイト作成機能
イベントの集客という目的で予約サイトを作成するからには、そのイベントの魅力を最大限に伝えつつ、気軽に申し込みしやすいサイトを作ることが大切です。
予約サイト作成の柔軟さがある多機能型予約システムであれば、シンプルな予約フォームでも、イベントのタイムスケジュールと合わせた多層的な予約メニューを持つ予約サイトでも、思いのままに作成できます。
また、予約サイトのデザイン設定やCMS編集が可能なシステムであれば、自社のカラーやイベントのテイストに合わせた魅力的な予約サイトを作成できます。既に公式イベントサイトなどのランディングページが存在する場合でも、そちらとテイストを揃えたぴったりの予約サイトにできるでしょう。
アクセス地図など画像・写真を掲載できる機能
イベントの予約サイトでは、参加者が実際に予約をおこなう際にイベント内容を視覚的に確認できたり、会場の場所を確認しながら手続きを進められると便利です。
予約サイト内で写真や画像を自由に配置できる機能や、GoogleマップやYahoo!地図などからアクセス地図を登録できる機能がある予約システムであれば、ユーザビリティの高い予約サイトを作成できます。
時間割タイプ・日程タイプなど柔軟な予約受付をおこなえる機能
一般的な予約システムでの予約受付の仕組みとしては、主に時間割タイプと日程タイプがあります。時間割タイプは、イベントの時間割を表示してそのなかの空いている枠を予約者が指定するような仕組みで、日程タイプは日程を選択して予約を入れるような仕組みです。
シンプルな予約システムでは時間割タイプか日程タイプ、いずれかにしか対応していないものがほとんどですが、多機能型の予約システムであれば両方のタイプをイベントごとに使い分けできます。
一回の開催のみでなく、長期的に様々なイベントを展開していきたいという場合には、両方の予約タイプに対応している予約システムを選びましょう。
SEO対策をおこなえる機能
検索エンジンからの流入強化をサポートしている予約システムであれば、集客面で有利です。予約システムのSEO対策機能としては、例えば予約サイト内でのタイトルタグ設定機能、BODYテキスト設定機能、METAタグ機能などがあります。これらの機能では、サイトの構成などにあまり知識がない場合でも基本的な工夫をしておくだけで効果が期待できます。
抽選応募形式への対応
予約システムの仕組みにおいては例えば完全に先着順で、イベントの定員に達した段階で自動的に予約受付を締め切るような運用も可能ですが、イベントの内容や趣向によっては、先着順では不適切な場合もあるでしょう。
そこで便利なのが抽選形式での応募受付ができる予約システムです。応募期間内は定員など無関係に予約申し込みを希望者がいるぶんだけすべて受け付け、応募期間終了後に、抽選をおこないます。
応募期間内に応募者数をリアルタイム表示してイベントの人気度を伝えたり、残念ながら抽選に漏れてしまったユーザーへも次のイベント機会の案内を自動的に送信したりと、アイデア次第で自社イベントへの集客を最大化するための工夫が可能です。
既存の会員システムと連携できる機能
会員限定のイベントを開催する予定の場合には、会員システムと連携できる機能を持つ予約システムが便利です。
予約システム単体でも、システム内で会員制予約サイトを構築できる場合が多いですが、さらに既存の会員システムとの連携機能があれば、自社で構築済みの会員システムと情報を連携し、「会員は、既に所有している会員IDやパスワードを使って予約サイトにログインできる」という仕組みが簡単に作れます。
この場合、予約サイトでは個人情報など細かな情報は入力不要なかたちで済ませられ、イベント開催側は既存の会員システムから自動的に連携された情報を参照し、どこの誰が申し込みをしたのかという点を確認できます。
オンラインイベントにも対応できる機能
昨今では、会場に集合するオフライン形式のイベントのみならず、オンラインイベントを開催する企業も多くなっています。
例えばWeb会議ツール連携機能を備えている予約システムであれば、イベントの参加申し込みがおこなわれ予約が確定した段階で、当日のためのビデオ会議URLを自動発行し、メールでURL、ID、ツールのダウンロード先など必要な情報を参加者へ自動案内するといった対応が可能です。
「Zoom」や「Google Meet」といった一般的によく利用される複数のWeb会議ツールとの連携機能があれば、オンラインイベント開催時の選択肢も広がります。
イベント開催後のデータ分析をおこなえる機能
予約システムでイベントへの集客を最大化できれば、次のイベントや営業機会などへもつなげられる好機です。
来場してくれた客層の把握や趣味嗜好の分析など、イベント開催後のデータ分析を予約システム上で項目別におこなえる機能や、さらに他の業務システムでもそのデータを活用するためにデータエクスポート機能やAPI連携機能を有する予約システムを選ぶとよいでしょう。
各種自動メール送信をおこなえる機能
スムーズで間違いのない予約受付案内を大量におこないつつ、担当者がイベントの準備やコンテンツの考案などのコア業務へ集中するためには、システムでできることはすべてシステムへ任せられるような環境が理想的です。
予約受付完了案内、日程調整案内、キャンセル待ちの案内やリマインドメールなど、各種のメール送信を完全に自動化できる予約システムを利用しましょう。
PC・スマートフォン・タブレットなどへの対応性
イベント参加を検討しているユーザーがどのようなタイミングでも気軽にすぐ申し込みできるように、PCだけでなくスマートフォンやタブレットでも予約申し込みをできるシステムを選びましょう。
スマートフォンやタブレットでも予約画面が最適化され、見やすい環境で申し込みできる予約システムが理想的です。
一定以上のセキュリティレベルへの対応性
自社の顧客、見込み顧客など広い範囲から集客をおこなうイベントでは、予約受付で収集した多くの方々の個人情報を、万が一にも外部に漏れたりしないようしっかりと管理しなければなりません。
そのため、直接的にデータを取り扱うことになる予約システム側で、高いセキュリティレベルが担保されていると安心です。セキュリティに関する国際規格などに準拠した対応をおこなっている予約システムを選びましょう。
予約システムを活用したイベントの成功事例
本記事ではイベントの予約受付や予約管理に予約システムを活用することの利便性を主に機能面で紹介していますが、さらに具体的なイメージを掴むために、成功事例を知りたいというご担当者もいらっしゃるでしょう。
そこで、以下ではいくつかの導入成功事例を、導入前の課題と解決できたことに注目しつつご紹介します。
農業体験イベントで大量の予約の管理を効率化
飲料や食品、通販や農事業など様々な分野へ事業を展開しているA社では、農業体験と観光が一体化した体験型施設を運営しています。
こういった施設の運営では主軸の事業というよりも、企業の性質を知ってもらう・触れてもらうブランディングという側面があるものの、長く続けていくためにはやはり収益も考慮しなければならないと考えていました。
総務が電話で申し込みを受け付けている現状では、業務効率の面や集客の面で収益化は難しいという課題があったのです。
予約システムを導入し当該施設の予約受付を運用開始したところ、コストがかからず最短で理想的な予約受付の仕組みを構築でき、業務負担なく集客を見込める状況となりました。
また施設の利用者が空き状況をWeb上で簡単にストレスなく確認できるようになったことも、大きな利点となっています。
リゾートアクティビティで各イベント催行会社と予約の空き枠・提供可能サービスを連携
リゾートホテルやスキー場を全国展開しているB社では、様々なリゾートアクティビティを個別に提供する各催行会社との情報連携のスムーズさに課題がありました。
予約システムを導入し、予約サイト上で直接的に各催行会社のプログラム提供状況を反映し、利用者にリアルタイムに空き状況を見てもらいながら予約してもらえる仕組みを構築できたことで、機会損失を防ぎおよそ2倍もの売り上げ増となりました。
専門学校のオープンキャンパスイベント予約サイトで、ユーザビリティを高め予約数20％増
調理専門学校のオープンキャンパスを運営するとある学校法人では、学校のホームページリニューアルに合わせて「すぐに導入できてニーズを満たせる予約の仕組み」として予約システムを導入しました。
予約システムでオープンキャンパス利用者向けの予約サイトを作成したことで、目的であったシンプル操作でユーザビリティの高い予約ページをすぐに構築でき、予約数がおよそ20％も上昇しました。
また管理画面の利便性から、予約管理に費やす時間も導入前と比較して3分の1ほどまでに削減できたとのことです。
予約システムでどのようなイベント予約サイトができる？「ChoiceRESERVE」のデモサイトを無料でチェック！
多機能型予約システム「ChoiceRESERVE」では、ニーズに合わせて様々なデザイン・構造の予約受付サイトを自由に作成可能です。
ご参考までに、以下では「ChoiceRESERVE」の機能を使って実際に作られたいくつかのデモサイトをご紹介します。
イベントの予約受付にも、その他の様々なサービスの予約受付にも対応できるサイト作成の自由度を、ぜひ操作感なども試しながらチェックしてみてください。
▼参考：
アウトドアイベントの予約受付デモサイト｜ChoiceRESERVE
工場見学イベントの予約受付デモサイト｜ChoiceRESERVE
料理教室の予約受付デモサイト｜ChoiceRESERVE
▼あわせて読みたい：
イベントやセミナー運営におすすめの予約システム7選！｜ChoiceRESERVE
スムーズな予約管理でイベントを成功へ導こう
規模の大小を問わず、集客を最大化してイベントや展示会を成功に導き、さらに次のイベントや営業機会へもつなげるためには、イベントの予約受付や予約管理を手間なくスムーズにおこなえる仕組みを構築しておくことが大切です。
イベントの予約管理には多機能型予約システムの導入がおすすめであり、また実際に多くの成功事例もあります。
イベントを企画されている企業や、イベントの集客に悩まれているご担当者はぜひ予約システムの活用をご検討ください。
