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イベントやセミナーの予約管理は情報の活用が決め手です。予約システムの導入の際に以下のような課題がある方も多いと思います。
- イベントやセミナー等の予約受付業務が煩雑なので効率化したい
- 予約受付システムではどのようなことができるのだろうか
- 予約システムでは抽選予約ができるのだろうか？
- アンケートの項目は自由に設定できる？
- 予約者の会員は必須？ゲスト予約も可能なのだろうか
予約管理の運営を助けるツール「ChoiceRESERVE」なら、イベントやセミナーの予約管理で業務改善し、効率化することで集客・開催・フォローのスピードアップをサポートします。
イベント・セミナーの予約システムの導入メリット
企業が予約システムを導入することで大幅な業務効率化が可能です。具体的にどう業務を効率化できるのか、他にどのようなメリットがあるのか、以下で解説します。
- 顧客の取りこぼしを防ぐ
- 入場管理がスムーズになる
- 予約後のアフターフォローによる利用促進
メリット1. 予約の取りこぼしを防ぐ
イベントやセミナー予約で起こりやすいのが、予約漏れやダブルブッキング、当日のキャンセルです。電話やメールのみの対応だと運営側も大変な上に、万が一予約ミスがあった場合、金銭的な損失が出てしまいます。
予約システムを導入すれば、自動で予約管理が可能です。予約漏れの防止、キャンセル待ち機能なども搭載されているため、予約の取りこぼしを防ぐことができます。
メリット2. 入場管理がスムーズになる
一般的なイベントやセミナーは、予約画面を見せて支払いを行い、参加者証を受け取り、ようやく入場ができます。参加者一人ひとりの予約を確認しその場で支払いを対応をするのはスタッフ側も大変です。
予約システムを導入すれば、事前決済機能が搭載されてるため、スムーズな入場が可能です。事前決済機能があれば前もってお金を受け取れるため、直前キャンセルを防ぐことにもつながります。
メリット3. 予約後のアフターフォローによる利用促進
予約システムによっては、予約完了後にメールを送信する機能があります。
たとえば、「ご予約ありがとうございました」など感謝の気持ちを伝えたり、クーポンなどのURLを添付したメールを送ることで、顧客とのコミュニケーションが可能です。予約後のアフターフォローができることで顧客満足度が上がり、次回の利用促進にもつながります。
イベント・セミナーの予約システム「ChoiceRESERVE」の機能
予約システムには企業にとってメリットが多くあります。ここではイベント・セミナー予約管理システム「ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）」の機能をご紹介します。
ChoiceRESERVE予約システムの機能一覧
ChoiceRESERVEには業務効率化に役立つ機能を多く搭載しています。特にお伝えしたい機能に以下のものがあります。
受付フォーム作成
イベントやセミナー、講習会の告知ページおよび受付フォームを簡単に作成できます。申込み時の情報収集を確実にし、お客様自身に入力をしてもらうことで従業員による人為的ミスも最小限に留めることができます。
会員・非会員の予約管理ができる
予約システムの会員登録を行った「会員」と、ゲストで予約をした「非会員」どちらの予約管理も可能です。
リピーターは会員登録することで毎回の面倒な個人情報の入力を省くことができ、利用回数の少ない方はゲストとしてイベント予約ができるオープンな仕組みとなっています。
会員は専用のマイページより予約状況の確認やキャンセル操作が可能です。ゲストの場合でもIDやパスワードなしで予約できる利便性の高い機能となっています。
顧客管理
一元管理された申込みリストの共有は、来場管理を簡単にするだけでなく、営業による顧客フォローまで幅広く役立ちます。お客様の属性を事前に知っておくことで、セミナー会場でのスムーズな顧客対応に役立ちます。
顧客の基本情報や嗜好、参加履歴等を登録し蓄積でき、ターゲットを絞ったメール配信で丁寧なフォローが可能です。そのため、見込み客の囲い込みもできます。
また、お客様のメールアドレスへメッセージを配信できます。予約日直前のお知らせメールや、「ご利用いただきありがとうございます」のような感謝を伝えるサンキューメールを送ることで、お客様を手厚くフォローします。なお、予約日直前のお知らせや予約完了メールはメールは自動で配信すされます。
事前決済ができる
ユーザー側は予約完了後にオンライン決済（クレジットカード決済）が可能です。管理者側も、予約の管理画面にて「決済が済んでいるか否か」を一目で確認できます。事前決済機能によって集金する手間や未回収リスクを削減でき、本来のサービスにより集中できるようになります。
オンラインイベントにも対応
同ツールはオンラインイベントにも対応しています。たとえばオンラインでのカウンセリングや研修、レッスンなどを実施する際、システム側でWeb会議情報の発行や通知を自動で行います。
イベント当日が近づくと予約者にWeb会議の参加URLが自動送信され、参加者はクリックするだけですぐに参加可能です。（Googleカレンダー連携を利用した場合）
複数人数の予約受付ができる
家族や友達など、一度の手続きで複数人数の受付予約が可能です。予約の入力画面では、選択人数に応じて枠の表示数が切り替わるため、オーバーブッキング（予約の重複）のリスクがありません。
例えばインターネット予約では少人数を、一定数以上の団体予約の場合は電話で受付するなどの運用も可能です。
予約に空き枠が出た時に備えてキャンセル待ちができる
イベントの予約枠が満席になった場合、キャンセル待ちのリクエストを受け付け可能です。1枠でもキャンセルが発生すると、リクエストしている方に対して一斉にメールを通知。イベント参加希望者に対して即座に空き状況を通知することで、新たな予約を促進します。
ChoiceRESERVEのみのオリジナル機能一覧
上記でお伝えした機能は、他の予約システムにも搭載されている一般的な機能です。ここでは、ChoiceRESERVEならではのオリジナル機能をご紹介します。
複数拠点の予約管理ができる
複数の店舗や事務所を運営している場合でも、各拠点の予約を一括管理できます。1アカウント内で管理者IDを追加することで、1つの管理画面にて複数店舗の予約状況を確認可能です。
各店舗の責任者には営業時間や時間割の調整を、受付スタッフには予約の閲覧権限を付与するなど、担当業務に応じてアクセス権限を与えることもできます。
仮予約や抽選受付ができる
予約確定前に、入金状況や身元確認を行いたい場合、仮予約を受付した後、ユーザーを承認してから予約を確定できる機能も搭載されています。また人数限定のイベントやセミナー予約を、抽選で受け付ける機能も搭載されています。
抽選受付を利用することで、人気が集中するサービスでも予約機会を公平にします。ユーザーに対して、受付期間中に好きな時間にエントリーできる（エントリーのために時間を拘束されることがない）というメリットを提供できます。
システム連携ができる
ChoiceRESERVEでは外部システムとの連携が可能です。予約データをAPI（プログラムをWebサービスに繋ぐ）で取得することで、空き状況などを自社サイトに表示できます。営業支援システム「Salesforce」と連携すれば、顧客情報や案件のシームレス（一貫して管理できる）な管理が可能となります。
セキュリティ機能も充実
ChoiceRESERVEには、以下のようなセキュリティ機能を搭載しています。
- 管理者ログ：ログインや操作内容を検索できる
- 管理画面のログインロック：一定回数以上ログインを間違えるとアカウントがロックされる
- 予約・会員データの一括削除：予約や会員データを期間指定の上で一括削除できる
- SSL/暗号化対応：SSLによる通信の暗号化で安全安心なサイト運営を実現
- IPアドレス制限：管理画面にアクセスできるIPアドレスを制限できる
このような頑丈なセキュリティ機能が揃っています。上記以外にも、「限定サブ管理者」や「予約サイトのログインロック」など一部有償機能もあります。詳しくは以下をご覧ください。
イベントごとにアンケートや自動返信メールの内容を変更できる
ChoiceRESERVEで予約を行うと、アンケートを設定できます。テキストやラジオボタン、チェックボックスなどフォームタイプも自由に設定可能です。アンケート結果は毎月のマーケティング分析データとして活用できます。
また、イベントの予約受付やキャンセル受付、サンキューメールなど自動配信メールも充実しています。いずれも返信内容を変更できるため、顧客とのコミュニケーションの充実を図れます。
運用イメージ
デモサイトを体験する
イベント・セミナー予約システムのデモサイトをご覧いただけます。
デモサイト以外の利用方法以外にも、ご要望がございましたら、気軽にご相談くださいませ。
イベント・セミナー・講習会の予約・受付管理システム の導入前Q＆Aまとめ
- イベントごとに予約完了メールや直前お知らせメールの内容を変えることはできますか？
- はい、できます。
- 会場や持ち物がイベントごとに異なる場合は、それぞれのイベントに合わせて自動返信メールの内容を変えることができます。
- イベントごとに事前アンケートを変えられますか？
- はい、できます。
- イベントごとに予約アンケートの内容を変えることができます。
たくさん用意した予約アンケートのうち、予約時に表示するのは予約メニューに必要な項目だけに絞ることもできます。 - 自社の会員情報と連携はできますか？
- はい、できます。
- 会員は既存サイトでログインすれば、再ログインすることなく予約サイトから手続きができ、スムーズな利用が可能です。
さらに、予約データと会員IDの紐づけがされるので、運営側はひとつの会員リストを運用しながら会員の利用状況の把握もできるようになります。
API連携やSalesforce連携もできます。 - 管理者ごとに権限を分けることはできますか？
- はい、できます。
- イベントごとの、管理者IDを発行。管理者IDごとに、扱えるメニューや管理範囲を制限できます。また、役割に合わせて管理できる権限を設定できます。
API連携やSalesforce連携もできます。
イベント・セミナー・講習会の予約・受付管理システム活用事例
チョイスリザーブの活用事例をご紹介します。
イベントはネット受付が100％に、受付処理が300分も短縮
イベント受付システムの導入で申込みをネット受付に一本化したところ、ネットからの手続きが100%に。申込みメールを確認し返信、受付リストに入力という処理に1件あたり3分ほど掛かっていましたが、自動処理で手間が不要に。
受付管理が業務の片手間で対応できるようになった効果は大きいです。100名規模のイベントの場合、300分は短縮できるようになったと言えます。
イベント開催日の受付で使用する参加者リストも瞬時にシステムから出力でき、イベント受付から管理まで含めた業務の軽減が図れています。
業務効率と稼働率をアップ、お客様とのコミュニケーションを確実に
セミナー参加者が飲食店関係者様・一般のお客様か等の情報を把握し、事前にセミナーの内容を組み立てられるようになりました。このようなサービスが顧客満足につながり、リピート利用や他のお客様へご紹介、オンラインショップでの購入に繋がってきています。受付管理システムで蓄積された情報は貴重でマーケティングにも活用しています。
受付システムを導入したこの一年でセミナーへのお申込みが1.5倍に伸びました。キャンセル枠も即時に受付再開されるようになり、受付稼働率も向上しています。
導入実績
上記の他にも、百貨店の会員向けイベント予約、食品メーカーのセミナー予約など、公共機関・情報企業と豊富な導入実績がございます。
詳しくはイベント・セミナー・講習会の予約でご紹介しております。
