イベントやセミナーの運営は、参加者確保から運営の円滑な進行アフターフォローまで、多くの課題に直面します。

この記事では、これらの運営業務を効率化するヒントとして、「予約システム」を取り上げます。予約システムを導入するにあたってのメリットや選び方、そして、おすすめの予約システムを7つご紹介します。
運営上の課題を解決し、より効果的なイベント運営を目指しましょう。

予約システムとは?

パソコンの画面に表示される予約完了の文字

予約システムは、イベントやセミナーにおける参加者の受け入れから管理までを包括的にサポートするツールです。導入により、参加者は手軽にネット上で予約でき、主催者は予約受付けの自動化や顧客管理の一元化により、参加者の確保やアフターフォローなどの運営業務を効率的に進めることができます。

たとえば、セミナー受付では、告知ページと申込みフォームの構築が簡単に行えます。参加者の受付管理からメールでのフォローアップまで必要な機能が一括で提供されており、手動作業によるミスの防止や作業の効率向上が実現されます。また、受付管理のフローが簡素化されることで、人的リソースに頼り過ぎずにセミナーを効果的に管理できます。

さらに、顧客情報と申込データを一元管理することで、より効果的な集客方法や企画の改善が可能になります。セミナーの管理・運営のPDCAを効果的に回すことができるため、質の高い講習会やイベントの開催につなげられます。

イベントやセミナーで予約システムを導入するメリットとは?

「merit」と書かれたノート

イベントやセミナーに予約システムを導入することで、主催者は手間を大幅に削減し、参加者はストレスなくイベントに参加できるようになります。

イベントの予約管理業務を効率化

予約システムの採用により、イベントの予約管理業務が効率的になります。システムは参加者の予約を自動かつスムーズに処理できます。そのため、大規模なイベントであっても、予約受付・管理のためだけのスタッフの増員は不要。主催者は手間を掛けることなく、多くの参加者を受け入れることができます。

また、予約システムには、イベントごとに受付枠(定員枠)を設定できる機能があります。これにより、イベントの種類ごとに受付枠の制限をかけられ、混雑を避けた最適なイベント進行が可能です。参加者はストレスなくイベントに参加し、主催者も円滑な進行を確保できます。

参加者が予約しやすい

予約システムは、参加者の利便性を向上させます。ネットでの予約は24時間いつでも可能で手続きもシンプルなので、予約の際のハードルが低くなります。

また、「キャンセル待ち機能」は顧客満足度向上に貢献します。参加者は簡単な手順で満席時の待機リストに登録でき、キャンセルが発生した際には、迅速に空き枠の情報が提供され、予約手続きが促進されます。これにより、参加者は満席時でも期待を抱きながら参加のチャンスを待つことができます。

料金の支払いの手間が省ける

多くの予約システムには「オンライン決済機能」があります。これにより、参加者は予約と同時に支払いを終えることができます。オンライン上での事前決済手続きは迅速かつ安全なため、参加者は面倒な手間を省きつつ、安心してイベントへの参加を楽しむことができます。

また、事前決済の採用はドタキャン防止にも効果的です。参加者はイベント前に支払いを終えるため、参加のコミットメントが高まります。これにより、突発的なキャンセルが減少し、イベントへの参加者数をより確実に確保できるようになります。

ドタキャン防止、お支払いの手間を削減

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イベント運営の改善に役立つ情報収集が可能

予約システムには、参加者の情報を一元管理する機能が備わっています。この機能には、姓名や電話番号、性別などの基本的な顧客データや、過去の参加履歴などが含まれます。収集された顧客データを効果的に抽出できれば、サービスの見直しや業務の改善に役立てることができます

また、一部の予約システムではGoogleアナリティクスなどとの連携が可能であり、アクセス解析による詳細な分析データを取得することもできます。これにより、主催者は参加者の行動や嗜好に関する深い理解を得られ、次回のイベントの企画や運営に活かすことができます。

イベント向けの予約システムの選び方

チェックマークをつけるビジネスマン

予約システムを選ぶ際には、使いやすさ、オンラインイベント対応、アンケート機能、外国語対応など、イベントやセミナー運営にとって重要な要素を考慮しましょう。

システムの使いやすさ

イベント向けの予約システムを選ぶ際、システムの使いやすさは極めて重要です。特に、イベントのために一時的に雇用されるスタッフがシステムを操作する場合、複雑な操作はトレーニングの必要性を増すだけでなく、運用全体の効率を低下させる恐れがあります。
直感的で分かりやすいシステムを選ぶことが、スムーズな運営のカギを握ります。

オンラインイベントに対応しているか

オンラインセミナーやオンラインミーティングの急速な普及に対応するため、適切な予約システムの選定が不可欠です。
例えば、Zoomなどの外部サービスとのシームレスな連携が確保されていることが重要です。これにより、主催者はオンラインイベントにおいても参加者がスムーズにイベントに参加できる環境を構築できます。

アンケート機能があるか

展示会や講演会などのイベントでは、参加者からの質問やリクエストは貴重な情報となります。予約システムに「アンケート機能」が備わっていれば、予約受付時に参加者からの事前アンケートを専用フォームを通じて簡単に収集できます。
収集した参加者の意見や要望は、イベント当日の提案に活かしたり、マーケティング分析に活用して今後のイベントの改善に役立てることが可能です。

外国語対応できるか

展示会や国際的なイベントでは、外国語対応は欠かせません。予約システムが複数の言語に対応していることは、異なる言語圏からの参加者と円滑なコミュニケーションを可能にし、イベントの国際化に貢献します。

イベントやセミナーにおすすめの予約システム

予約管理画面

イベントやセミナー主催者にとって、スムーズな参加者受付と効率的な予約管理は重要です。ここでは、そのニーズに応えるおすすめの予約システムを紹介します。

RESERVA

「RESERVA(レセルバ)」は、予約受付から集客までを自動化するサービスです。登録事業者数は26万社で、国内最大級の導入実績を誇ります。

特徴

・​​260,000社以上が利用
・350以上の業種に適用可能
・永久に無料利用できるフリープランあり
​​

料金/プラン

フリープラン:0円
シルバープラン:年払い5,500円 / 月、月払い7,700円/月
ゴールドプラン:年払い11,000円 / 月、月払い15,400円/月
エンタープライズプラン:年払い22,000円 / 月、月払い27,500円/月
スイートプラン:年払い46,200円 / 月、月払い55,000円/月

AirRESERVE

「AirRESERVE(エアリザーブ)」は、予約業務を簡素化し、毎日の作業を効率的に行うための予約システムです。様々な業種や企業に利用され、大手銀行やクリニック、学校などでも採用事例があります。

特徴

・シンプルな操作性
・AirペイやAirレジなどのビジネスツールと連携
・低コスト

料金/プラン

フリー:0円/月
ベーシック:5,500円(税込)/月、初期費用5,500円(税込)
プレミアム:要問合せ

tol

「tol(トル)」は、スマートフォンアプリを通じて手軽に利用できる予約システムアプリです。プランによる予約の件数の上限や機能の制限がなく無料で使えるため、スモールビジネスでも予約システムのメリットを実感できます。

特徴

・スマホ一つで全てが可能
・簡単な操作
・多様な業種への対応​​

料金/プラン

Starterプラン:¥0/月
Businessプラン:¥3,180/月
※月払いは ¥3,980/月

STORES予約

「STORES(ストアーズ)予約」は、予約業務をスマートに解放し、事業者が本業に集中できるよう支援するサービスです。様々な業種や用途に対応し、累計導入社数が15万以上と多くの企業に利用されています。

特徴

・5店舗以上の管理もスムーズ
・様々な業種に対応
・LINEやGoogleカレンダーなど外部連携

料金/プラン

フリープラン:0円
スモールプラン:年契約税込月額9,790円、通常価格(税込月額) 12,980円
チームプラン:年契約税込月額19,690円、通常価格(税込月額) 22,880円
ビジネスプラン:年契約税込月額28,600円、通常価格(税込月額) 31,790円
エンタープライズ:年契約税込月額66,000円、通常価格(税込月額) 77,000円

SuperSAAS

「SuperSaas(スーパーサーズ)」は、多業種・多言語に対応した完全セルフ型の予約システムです。34言語・26通貨に対応しており、世界規模のビジネスが可能です。

特徴

・世界中で190,000を超える企業に利用されている
・柔軟なカスタマイズ性
・34言語に対応

料金/プラン

無料版:無料(※無料版は非商用利用のみ可)
PACKAGE A:¥1,000
PACKAGE B:¥2,000
PACKAGE C:¥3,000
PACKAGE D:¥4,000
PACKAGE E:¥5,000

ChoiceRESERVE

ChoiceRESERVE(チョイスリザーブ)」は、企業が抱える予約に関する様々な課題に対応するクラウド型(ASP/SaaS)の予約管理システムです。
イベントやセミナーの予約管理の業務を改善し効率化することで集客・開催・フォローのスピードアップを狙えます。

特徴

・ISO/IEC 27001:2013およびISO/IEC 27017:2015に基づくISMS認証およびISMSクラウドセキュリティ認証を取得
・専門の予約管理のノウハウをもつチームによる充実したサポート体制
・大手企業の導入実績多数
ChoiceRESERVEの導入実績はこちら!

料金/プラン

初期費用:33,000円
月額:22,000円
※月間受付数に応じて従量課金が発生します
※サービス内容、ビジネスの課題、規模、運用方法に応じた最適プランを提案する「Enterprise」プランに関しては要問合せ

イベントの予約システムについて詳しく知りたい方はこちら!

SelectType

「SelectType(セレクトタイプ)」は、多岐にわたる業種・業態に対応した包括的な予約システムを提供しています。

特徴

・170種類以上から選べる豊富なテンプレート
・多様な業種に対応
・多機能

料金/プラン

フリー:0円
ベーシック:¥1,500 / 月
プロフェッショナル:¥3,000 / 月
プレミアム:¥10,000 / 月

おすすめの予約システムまとめ表

予約システム 特徴 / おすすめのユーザー 初期費用 月額費用/プラン 対応端末
RESERVA ■選べるイベントの種類や規模が豊富
■今後、様々なイベントを開催したい方におすすめ
なし 【フリープラン】
0円
【シルバープラン】
年払い5,500円 / 月
月払い7,700円/月
【ゴールドプラン】
年払い11,000円 / 月
月払い15,400円/月
【エンタープライズプラン】
年払い22,000円 / 月
月払い27,500円/月
【スイートプラン】
年払い46,200円 / 月
月払い55,000円/月
・スマホ
・パソコン
・iPhone
・Android
AirRESERVE ■AirペイやAirレジ等、Airシリーズで連携することで業務効率化が可能
■必要な機能が定まっている方におすすめ
5,500円(税込) 【フリー】
0円/月
【ベーシック】
5,500円(税込)/月
初期費用5,500円(税込)
【プレミアム】
要問合せ
パソコン
tol ■スマホで簡単に予約管理できる
■パソコンがない方や移動する方におすすめ
なし 【Starterプラン】
¥0/月
【Businessプラン】
¥3,180/月
※月払いは ¥3,980/月
・スマホ
・タブレット
STORES予約 ■イベント前の集金や出席管理など、予約業務の一括管理が可能
■予約業務全般を効率化したい方におすすめ
なし 【フリープラン】
0円
【スモールプラン】
年契約月額9,790円
通常価格(月額) 12,980円
【チームプラン】
年契約月額19,690円
通常価格(月額) 22,880円
【ビジネスプラン】
年契約月額28,600円
通常価格(月額) 31,790円
【エンタープライズ】
年契約月額66,000円
通常価格(月額) 77,000円
※税込み
・スマホ
・パソコン
・タブレット
SuperSAAS予約 ■34言語に対応しており、国内外で導入されている
■グローバルなイベントを開催する方におすすめ
なし 無料版:無料(※無料版は非商用利用のみ可)
PACKAGE A:¥1,000
PACKAGE B:¥2,000
PACKAGE C:¥3,000
PACKAGE D:¥4,000
PACKAGE E:¥5,000
・パソコン
・モバイル端末
ChoiceRESERVE ■サポート・セキュリティ体制が万全
■大手企業様の導入実績多数
■安全で使いやすい予約システムを導入したい方におすすめ
33,000円
(税込)
月額22,000円(税込)
※月間受付数に応じて従量課金が発生します
※「Enterprise」プランに関しては要問合せ
・スマホ
・パソコン
・タブレット
SelectType ■豊富なテンプレートから作成可能
■デザイン性の高い予約システムを導入したい方におすすめ
なし 【フリー】
0円
【ベーシック】
¥1,500 / 月
【プロフェッショナル】
¥3,000 / 月
【プレミアム】
¥10,000 / 月
・スマホ
・パソコン
・タブレット

 

まとめ

イベントやセミナーの成功には、適切な予約システムの導入が不可欠です。各サービスには異なる特徴があり、主催者の要件に最適な選択が求められます。予約システムの使いやすさ、オンラインイベントへの適応力、アンケート機能の有無、外国語対応などが、柔軟な選定の際に重要なポイントです。

これらの要素を総合的に検討しながら最適な予約システムを選び、円滑なイベント運営へとつなげましょう。

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この記事を読んでChoiceRESERVEに少しでもご興味をお持ちいただけましたら、以下をご参考ください。

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