セミナーやウェビナーを開催して運用していると、セミナーごとに予約来場者の管理やセミナー講師との連携、会場の確保など膨大な管理業務がつきものだといえます。不定期の開催だとより負担が増えるセミナーの業務効率化、管理負担軽減には予約システムがおすすめです。この記事では、主に無料で活用できる予約システムを紹介します。

セミナー運営には、管理上の課題がつきもの!

PCと種類を見て考える女性

セミナーを運営するうえでは、管理上のいろいろな課題(問題)が発生します。課題がないセミナーは少ないといえるほど、セミナー管理上の課題はつきものです。ここでは主な課題について解説します。

予約受付の課題

通常セミナーは参加者の予約を募って開催します。予約には欠かせない情報があると同時に、セミナーによって事前に知っておきたい情報が異なることも珍しくありません。そのため、セミナー運営のなかでも参加者の募集、予約受付の場面において、課題や問題が生じるケースは少なくないといえるでしょう。具体的で主な課題や問題を以下に例示します。

セミナーの参加者募集、予約受付に必要な情報の選定

参加者の住所氏名や属性、受講日時や受講方法が複数ある場合はその別など、収集する情報を過不足なく選定する必要があります。情報不足があるとセミナーの実施に支障をきたす可能性があり、情報過多になると作業負担が増えるでしょう。

予約受付方法の決定と準備

予約をどのような方法で受け付けるのかを決定し、予約開始日に向けた準備が必要です。一般的な予約受付方法としては、店頭受付、電話受付、FAX受付、郵送受付、Web受付などがあります。そのなかでも、運営側と参加者側の双方に利便性が高いのがWeb受付です。

店頭や電話受付は、多くの場合で対応可能な時間帯やまとめてさばける予約数に限りがあります。FAX受付は24時間可能ですが、実際に確認できるのは営業時間中です。また、郵送受付は届くまでに時間がかかり、場合によっては紛失や盗難のおそれもあります。

Webで予約を受け付ける際には、予約フォームが利用されます。予約フォームに何か決まった形があるわけではありません。運営上の必要性や手間、利便性などを考慮してフォーム作りを行います。

既存のフォーム作成サービスを利用して予約フォームを作るケースも多く、その場合は必ずしも満足できるフォームが作れるとは限りません。肝心なことは、必要な情報を漏れなく収集でき、参加者が迷うことなく記入できるフォームになっていることです。また、予約受付方法を周知することも重要になります。予約方法が浸透していなかったり、予約フォームがわかりにくかったりすると、予約しようという意欲を萎えさせてしまい、セミナー参加者が集まらないといった事態につながりかねません。

予約情報の集計、予約時アンケートの収集・集計、データ化など

予約を受け付けた後は、予約情報や予約時に収集したアンケート結果の集計、それらのデータ化による加工や分析を行います。セミナー開催前に送る案内や、セミナー当日の対応などを適切なものとするためです。また、データ化された予約情報は、顧客管理などにも役立ちます

会場管理の課題

複数会場や複数日程の開催といったように、開催するセミナーに複数の予約対象がある場合、どの日のどの会場にどれだけの人数が希望しているか、何時から何時まで会場を確保する必要があるかといった管理が課題になります。キャパシティを超えた応募がある場合には、善後策を考えるなど適切な対応が必要です。

来場者管理の課題

参加者、来場者の管理も大きな課題となります。誰がいつ、どこのセミナーに来場するかを正確に管理しなければなりません。予約受付が終了していない段階では、定員に達した枠の予約が入らないように管理する必要があります。定員オーバーとなる場合には、枠の変更を案内する必要もあるでしょう。

また、予約内容の変更やキャンセルへの対応、当日の来場受付など、予約者・来場者管理の負担は大きいといえます。さらに、情報漏洩の危険性など、個人情報の取扱いについては細心の注意が必要です。

ここまでの課題や問題は、従来型の縦割りの予約管理を行う場合により大きなものとなりがちです。予約フォームは予約受付だけで、他の予約と絡めた予約全体の管理を行うには手作業でデータを別のシステムに入力しなければならず、予約に関する連絡も個別にやり取りしなければならないことが原因となっています。

セミナー講師管理の課題

セミナーにはいうまでもなく講師が必要ですが、講師としてのアサインや業務上の諸連絡などが疎かになっていると、セミナーそのものが失敗に終わってしまうおそれがあります。したがって、セミナー講師の管理にも注意が必要です。講師との円滑なコミュニケーションは当然として、必要な情報の共有ができているかどうかも大きな課題だといえます。

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セミナー開催方法の種類

ホワイトボードの前で説明する男性

セミナーの開催方法は、大きく分けてオフラインとオンラインの2種類です。ここでは、オフラインセミナーとオンラインセミナーそれぞれの概要と、どのような準備が必要になるかを解説します。

オフラインセミナー

セミナー会場に参加者が来場するセミナーをオフラインセミナーと呼んでいます。対面型セミナーとも呼ばれており、従来から幅広く行われているセミナーの開催方法です。セミナー講師に加えて参加者が一堂に会することから、ワークショップやグループディスカッションの実施も可能になります。

オフラインセミナーを開催するためには、一定以上の規模を有する物理的な会場を確保する必要があります。必然的に、会場のキャパシティを超える人数の来場者を受け入れることはできません。また、来場者が少なすぎると、会場が空席だらけになってしまうため、会場規模の見極めが重要です。

オフラインセミナーの開催には、会場の確保だけでなく、会場の設営(ホワイトボードやプロジェクター、音響装置、客席など)来場者の受付・案内の手順作成や人員配置が必要になります。当日会場で配布するレジュメなどの資料の用意や、セミナーによっては講師の移動手段や宿泊の手配も必要です。

オンラインセミナー(ウェビナー)

オンラインセミナーは別名ウェビナー(ウェブとセミナーを合わせた造語)と呼ばれており、広がりをみせている開催方法です。オフラインセミナーとは異なり、Web会議システムなどを用いてWeb上で開催されるため、セミナー講師と参加者が同じ空間に集まる必要はなく、参加者数に応じた会場を手配する必要もありません。リモートワークが浸透している現在では、会場に集まらないオンラインセミナーに対する違和感は少ないでしょう。

オンラインセミナーの大きな特徴のひとつに、どこにいても参加可能な点が挙げられます。運営の拠点から配信されるコンテンツを視聴できる環境さえあれば、場所も状況も関係なく参加可能です。オンラインセミナーの開催には、配信に使用するソフトウェアやハードウェア、インフラを準備する必要があります。また、参加者が会員としてログインに使用するIDやパスワードの準備が必要です。セミナーで使用する資料などは、たとえばダウンロードで閲覧できるようにしておくことで、人数分の部数を用意する必要がありません。

現在では、オフラインセミナーとオンラインセミナーを合体させたハイブリッドセミナーも開催されています。参加者の一部がセミナー会場に集まり、その他はWeb上で参加する開催方法です。全員が会場となる施設に集まるわけではないため、会場の規模は小さく使用料も抑えられます。一方で、対面だから実現できる部分をWebを通じて見ることができるなど、双方のメリットを感じられる点が特徴です。

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セミナー予約受付に「無料」で活用できる予約システム

Reserveと表示されたスマホ

セミナーの予約受付には予約業務を効率化してくれる予約システムの活用がおすすめです。とはいえ、いきなり有料の予約システムを選ぶといっても迷ってしまうかもしれません。そこで、ここでは無料で使える予約システムを紹介します。

ただし、無料で使える予約システムは、すべてを自動化・効率化できるとは限りません。また、集客成果によって手数料がかかるものもあります。以下で主な無料で使える予約システムについて、セミナー予約受付に便利な機能などを解説します。

STORES予約

STORES予約は初期費用無料で使える予約システムです。月間予約件数50件までの小規模なセミナーなら、フリープランを利用することで月額費用も必要ありません。決済機能や顧客管理など、より本格的な機能を使いたい場合は有料プランのなかから選択可能です。STORES予約は累計導入社数15万社以上で、数多くの業種の企業に活用されています。

▼STORES予約(STORES株式会社)公式サイト

AirRESERVE

AirRESERVE(Airリザーブ)のフリープランは、月間予約件数が無制限で予約管理、顧客管理に加え予約確認メール配信やスタッフの店舗権限登録も使えます。フリープランは初期費用も必要ありません。予約件数が多く、顧客管理も無料で試してみたいといったニーズにマッチしているといえるでしょう。また、たとえば予約リマインドメールなどの機能アップはベーシックプランで、予約時アンケートを実施したいときはプレミアムプランで対応可能です。

▼AirRESERVE(株式会社リクルート)公式サイト

teket

teket(テケト)は無料のイベント集客ツールです。初期費用も月額料金もかかりません。集客効果に対して費用がかかる仕組みで、イベントの売上に応じた手数料を支払います。手数料率はオフラインの自由席・オンラインとも売上の8%で、オフラインの指定席は10%です。セミナーのチケット販売ページやメッセージ・アンケート送信、購入者の当日入場管理など豊富な機能を利用できます。

▼teket(ホン株式会社)公式サイト

Peatix

Peatix(ピーティックス)は、予算に合わせてプランを選べる法人向け集客サービスです。セミナーの集客にあたって掲載期間と配信数で料金がかかるプランの他に、成果報酬型のプランもあります。セミナーへの申込みがあった分だけ料金がかかるため、無駄を排除したいニーズにマッチしているといえるでしょう。

▼Peatix(Peatix Inc.)公式サイト

RESERVA

RESERVAは月間予約件数70件までのセミナーなら、料金がかからないフリープランを利用できます。初期費用は全プラン不要です。フリープランでも予約管理や予約キャンセル、チケット番号自動発行、シンプルアンケートなど44の機能を利用できます。別料金でメルマガやDMの配信も可能です。フリープランでの利用は1通あたり1円(税別)となっており、仮に500通送ると500円(税別)の負担となります。

▼RESERVA(株式会社コントロールテクノロジー)公式サイト

イベントペイ

イベントペイは、セミナーなどのイベント運営にかかる事務作業を自動化するサービスです。初期費用・月額料金とも不要で、予約に対するシステム利用料を支払います。その額は、予約額に対して3.5%です。アンケート管理やキャンセル待ち、決済など豊富な機能が揃っています。参加者にシステム手数料200円(税別)が発生する点には注意が必要ですが、主催者負担とすることも可能です。

▼イベントペイ(株式会社メタップスペイメント)公式サイト

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有料・多機能な予約システムならセミナー、ウェビナーの運用管理がさらに便利に

Cost Performanceの看板と人形

無料で使える機能だけでも役立つケースは少なくありません。しかし、有料で多機能な予約システムと比較すれば、その効果が限定的であることは否めないでしょう。セミナーやウェビナーの運用管理をより便利にしたいなら、セキュリティ面やサポート体制も含めて有料版、多機能な予約システムの検討がおすすめです。

簡単な手順で予約受付サイトを作成

予約システムはセミナー参加者が予約しやすい予約サイト、予約フォームを用意できることが重要です。同時に、予約フォームや予約受付サイトは簡単な手順で作成できることが求められます。有料・多機能な予約システムで用意されているのが、必要事項を入力・設定することで簡易的なホームページ、予約受付サイトや予約フォームが完成するテンプレートです。

テンプレートはサイトやフォーム作りに関する専門的な知識がなくても使え、ある程度カスタマイズもできるため、オリジナリティーを追求したいのでなければ、積極的に利用するとよいでしょう。予約受付サイトはパソコンだけでなく、スマートフォンでの操作による利用も可能です。

受け付けた予約情報は自動的にデータ化

予約システムを利用する大きなメリットは、予約情報の自動的なデータ化にもあります。予約サイトや予約フォームを使って予約された情報が、そのままの状態で止まっていれば予約業務は効率化できません。予約情報を予約台帳に手作業で転記するといった作業が必要になってしまいます。

同様に、他でのデータの利用も属人的なアナログ作業になってしまうため、急な変更などに対応できない、処理漏れなどのミスが生じるといったおそれがあります。有料・多機能な予約システムなら、基本的にこういったリスクの大幅な軽減が可能です。

参加者への来場案内・リマインド・サンキューメールなどをすべて自動化

有料・高機能な予約システムを活用することで、予約時の自動確認メールだけでなく、参加者への来場案内、リマインドメール、サンキューメールなど関連するメールを自動的に送信することが可能です。とくに予約からセミナー当日まで日数がある場合、リマインドメールは重要な意味を持ちます。

リマインドメールを手作業で送信しようとすると、毎日カレンダーやスケジュールとにらめっこしなければならないかもしれません。また、高機能システムならキャンセル待ちの自動対応も期待可能です。これらのメール対応は、予約サイト、予約フォームからの予約のみならず、電話予約などであってもデータを追加登録することで可能になります。

セミナー講師・会場スタッフなど関係者へ予約状況をリアルタイムに共有

予約状況などのデータは予約システムに集約されているため、すべての関係者がリアルタイムで共有できます。紙ベースでの管理になっていると、担当者からそれぞれに情報提供しなければならなかったり、知りたい情報を問い合わせたりといった手間がかかり不便です。また、伝達の際に不正確な情報になってしまうおそれもあります。予約システムなら、そういったリスクがありません。

セミナー当日の運用・人員配置も最適化しやすい

高機能な予約システムを活用することで、セミナー当日の運用や人員配置の最適化にもつながります。予約情報と来場者認証がリンクすることにより、来場受付や案内の作業量が激減するでしょう。

ウェビナーのビデオ会議URL自動発行など便利な機能も

ウェビナーのビデオ会議URLを自動発行する機能を使えば、オンラインセミナーの開催に役立ちます。たとえば、参加者が予約した時点でURLが自動メール送信されることにより、手動でのURL発行や通知にありがちな記載ミス、送信ミスを防ぐことが可能です。また、参加者はURLが届くまで待つ必要がありません。

開催後の振り返りや事後分析も容易

セミナー開催後に、参加者に対する内容の振り返りや分析を行える点も、高機能な予約システムのメリットです。次回のセミナーを形式的にも内容的にもよりよいものにしたり、参加者をフォローして自社サービスや商品の見込み客として育てることもできます。

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例えばこんなセミナー予約サイトが予約システムで作成可能! デモサイトをご紹介

体験と書かれた吹き出しと人形

予約システムを活用すると、セミナー予約サイトとして具体的にどのようなサイトを作れるの? という方に向けて、実際に予約システム「ChoiceRESERVE」を使って作成されたいくつかのデモサイトをご紹介します。

銀行のセミナー予約デモサイト
このデモサイトでは、架空のチョイス銀行の相談会・セミナーの予約サイトを体験できるようになっています。セミナー参加希望者の目の前には、自分が行きたい店舗を選択するプルダウンメニューがあり、直下には開催月の選択ボタンが表示されており、選択しやすいといえるでしょう。さらに、当該月に開催される相談会・セミナーのタイトルが一覧表示されており、先頭(左端)に残数表示があることから、早めの予約を促せます。週や日での検索も可能です。

ビジネスセミナー予約デモサイト
こちらはビジネスセミナーの予約サイトのデモサイトです。前記の銀行セミナーとは異なり、カテゴリ選択の下に開催予定のセミナーを画像付きバナーで並べています。使用する画像次第で視覚に訴える募集が可能となっており、感覚的に使いやすいサイトです。

料理教室のレッスン予約デモサイト
料理教室のレッスン予約のデモサイトは、レッスンの内容やオンライン、実店舗の選択の下に開催月の選択ボタンが表示されている点は銀行セミナーのデモサイトに似ています。しかし、セミナーの一覧表示画面はカレンダー形式になっており、参加者が自分のスケジュールを確認しながら予約しやすい構造になっているといえるでしょう。週や日の時間帯別表示もできます。また、受付中を示す印が付いている点もわかりやすいポイントです。

アウトドアショップのイベント予約デモサイト
このデモサイトはアウトドアショップのイベント・セミナー予約の例で、概ね上記の料理教室のレッスン予約デモサイトに似ています。ただし、表示条件部分が店舗と対象者で分類したものとなっており、行きたい店舗と自分のレベルに合わせた予約がしやすいサイトに仕上がっているといえるでしょう。

・その他、様々な業種タイプのデモサイト
予約システム「ChoiceRESERVE」には、他にも様々なタイプのデモサイトがあり、各業種の特性に合わせています。たとえば、モデルハウスの見学予約サイトでは、エリアとモデルハウスの選択、選択した週の各日における時間帯別の残数表示があり、パッと見て予約しやすくなっています。また、ChoiceRESERVEでは個別のニーズに沿ったお客様専用のデモサイトの体験も可能です。

▼参考:
デモサイトを体験する|ChoiceRESERVE

セミナー・ウェビナーは無料・有料も含め様々な予約システムを検討しよう

ウェビナーを含めてセミナーの予約業務は、予約を受けて終わりではありません。予約情報をベースにした各種管理や連絡が必要です。それぞれの業務が自動化して連携していないと、手作業による負担が増大し、ミスも起きやすくなってしまいます。そこで煩雑な管理を効率化するために有効活用されるのが予約システムです。予約システムには無料でも役に立つものがある反面、機能的に有料版を利用したいケースもあります。セミナーの運営にあたっては、無料・有料を含め、様々な予約システムを検討しましょう。迷ったらChoiceRESERVEへの問い合わせをおすすめします。

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