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セミナーや講習会を開催する際に、業務上煩雑となりやすいのが集客・受付時の手続きや情報管理、各種フォロー連絡といった予約関連業務です。
予約システムを上手に活用すれば、多くの業務をほぼ自動化でき、運営者はセミナー内容の検討などコア業務に集中できるようになります。
本記事では、セミナーにおける予約システム活用のメリットや、予約システムで具体的にどのような受付サイトを作成できるかなどについて解説しています。
セミナー / 講習会 / イベント での予約システム活用はメリット大
セミナーや講習会などの、受講者を集めて開催するタイプのイベントで予約システムを活用すると、以下でご紹介するようなメリットを得られます。
申込受付の完全自動化
そもそも予約システムはサービスや商品の受付を自動化するためのものですが、セミナーや講習会でも大きなメリットがあります。
セミナーや講習会というものは基本的に、開催ごとにセミナー内容の違いこそあるものの、受付や受付後のやりとり、受講者への案内などの面ではほぼ定型業務となりがちです。
業務は定型でありながら、受講者の数だけそれらのやりとりを行わなければならないため、セミナーの規模が大きくなればなるほど予約受付業務担当者の業務負担が膨大となります。
予約システムを導入すると、セミナーを告知するためのページや申込フォームは、予約管理テンプレートから自由に作成できます。もともとセミナー開催時に活用することが想定された予約システムも多くあり、そういったシステムであればセミナー特化のテンプレートなどが用意されており、より作成手順が簡単となるでしょう。
受付サイトや申込フォームを作成したあとは、受付管理や日程変更調整をはじめ、申込者への受付メール、開催日近くになってからのリマインドメールなどのメールフォローまですべて自動化できます。
受講者が数名程度となる小規模なセミナーから、何十人～何百人といった大規模なセミナーまで、受付管理の煩雑さに悩まされることなく社員はセミナーや講習内容の準備にリソースを集中できるでしょう。
参加者は時間都合やITスキルに関わらずかんたんに参加予約可能
主催者側だけでなくセミナーの参加者にとっても、セミナーの申し込みのやりとりをWebシステム上で完結できることは大きなメリットです。
時間帯を問わず、運営側の営業時間や営業日も気にせずいつでも手の空いたときに予約サイトへアクセスし、用意された詳細案内ページなどで検討しながら気軽に予約申込を行えます。システムから送られてくる受付完了メールやリマインドメールなどはそのままスマートフォン上でいつでも確認できる情報となり、メモをしたり紙の資料を保管しておくような手間も要りません。
こういった参加者側の手軽さは、そのまま自社の集客力にもつながるでしょう。
受付データを集客施策や企画の材料として活用
予約システムでの予約受付では、あらかじめ用意したフォームによって詳細なデータを収集可能です。
例えば予約受付サイトでの予約時に必要な入力項目として、参加の動機や今後の興味などに関する簡単な選択式のアンケートを設けておくことで、予約者全員から貴重なデータを収集することができます。
職業や年代、性別などの利用者属性や選択したサービスなど予約時に参加者が入力したすべての情報が、様々なITシステムでそのまま活用できる「データ」としてシステムに保持されます。
実際に予約システムで作成したセミナー / 講習会 / イベントの予約サイトをチェック！
予約システムで予約受付サイトを作成するのは簡単とご紹介しましたが、実際にどのような見た目・内容・画面遷移の予約サイトを構築できるのかが気になる方も多いでしょう。
ここでは、ご参考までに予約システム「ChoiceRESERVE」が用意している「デモサイト」上のサイトをいくつかピックアップしてご紹介します。実際にデモサイト上で予約利用者のつもりになって項目をクリックしたり画面遷移を試すことができますので、ぜひご活用ください。
※ご紹介するデモサイトの構造やデザインはあくまで一例であり、予約システムでは企業のニーズに応じて細部まで自由に予約受付サイトを作成可能です
一般的なセミナーの予約受付サイト
【デモサイト】セミナー予約システム 全国のビジネスセミナーを探せる！
サイトへアクセスすると、すぐに具体的なセミナーカテゴリ選択や予約操作に入れるような分かりやすいサイトになっています。
「IT/パソコン」や「ビジネス/ビジネスマナー」など参加希望セミナーのカテゴリを選択すれば、同ページ内で即座に該当セミナーが表示されます。
申し込むまえに疑問を解消しておきたい、とりあえず相談しておきたい、というようなユーザーのために、上部の分かりやすい位置に「ご質問・ご相談」へのリンクも設置されているため、検討段階の顧客との接点となることも期待できるでしょう。
サイト右上のメニュー項目からは、セミナーのリストや運営会社情報といった詳細へアクセスできるつくりになっています。
銀行のセミナー / 相談会の予約受付サイト
サイトにアクセスすると全店舗で行われる相談会の一覧が表示されていますが、リスト上部の「表示条件」というプルダウンで希望の店舗を選択すれば、その店舗の情報だけがすぐに絞り込まれます。
左部に表示されている受付残数アイコンで相談会ごとの空き情報をチェックしやすく、内容や講師などの情報を確認したうえで、リストの「予約する」ボタンですぐに予約申込へ移れます。
シンプルなカレンダータイプの説明会予約サイト
サイトへアクセスするとすぐ、カレンダーだけが大きく表示されています。
「表示条件」を切り替えながらカレンダーですぐに開催状況や時間、空き状況を一覧でき、カレンダー上で当該項目をクリックすればすぐに予約操作へ遷移できます。
▼その他、予約システム「ChoiceRESERVE」の様々なサイト構築パターンを確認できるデモサイトはこちら
デモサイトを体験する｜ChoiceRESERVE
「オンラインセミナー」「オンライン講習会」も予約システムなら便利機能で実現！
近年のセミナーや講習会は、実際に講師と受講者が対面するオフラインでの開催はもとより、Zoom、Teamsなどといったビデオ会議サービスを活用したオンライン開催（ウェビナー、オンライン講習）も一般的になっています。
こういったビデオ会議サービスとの連携に対応している予約システムであれば、例えば「予約受付→ビデオ会議情報（詳細情報やビデオ会議のURLなど）を予約のリマインドと一緒に受講者へ自動でお届け」といった対応も可能です。
「時間割タイプ」の設定・管理が行える予約システムならさらに便利
予約システムには、その予約受付の仕組みによってカレンダータイプ、時間割タイプなど様々なものがあります。
時間割タイプの設定や管理が行える予約システムであれば、予約受付時にセミナーの細かな時間割をそのまま参加者へ視覚的に伝えることができ、その時間割上で空き状況や講師などの詳細を見せることもできます。
セミナーの時間割といったスケジューリング情報は参加検討者がほぼ必ずアクセスする情報であり、その時間割上ですぐに予約が完結する仕組みであれば、「せっかくここまで確認したのだから……」と、そのまま予約を入れてくれることにも期待できます。
時間割タイプの予約システムでは、時間割の登録、編集、休日設定や予約状況の網羅確認など、管理者側にとっても便利な機能が多く搭載されています。
オフライン・オンライン問わずセミナーや講習会の集客は予約システムで
セミナーや講習会で手間が膨大となってしまいがちな予約受付や関連案内について、ほぼ自動化できる予約システムの利便性をご紹介しました。
今回ご紹介したデモサイトもご参考に、自社のセミナー開催でどのように予約システムを活用できるかをぜひご検討ください。
▼セミナー予約の管理については、こちらの関連記事もぜひあわせてご覧ください。
「セミナー予約の管理方法｜無料で使える方法や予約システムを解説」
