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ビジネスでもプライベートでも、日程調整が必要となる場面は大変多いものです。数名規模の日程調整であれば個々にメール連絡をするだけでも完結しますが、規模が大きくなったり頻度が高い場合には、スケジュール調整だけで「やらなければならないこと」が盛りだくさんということにもなりかねません。
そのような時には、ツールで日程調整をおこなえば大幅な効率化が実現し、人力で精査したり手作業で対応しなければならない部分がほぼなくなります。
本記事ではさまざまなツールを使った日程調整の自動化について解説しています。
「日程調整ツール」とは？
日程調整ツールは、調整に関わるそれぞれの参加者へのイベント案内や、候補日の連絡、希望日の聞き取りなどを、Web上のサイトやシステム、フォームなどで自動的におこなえるツールのことです。
日程調整ツールには無料のシンプルなタイプから有料の多機能タイプまでさまざまなものがあるため、細かな機能についてはサービスによって異なりますが、上記に挙げたような部分は概ね共通する部分です。
関係者は画面上のカレンダーを見ながら出欠などの情報を申請し、管理者側はリアルタイムに申請状況を把握できるという点もほとんどのツールで共通しています。
加えて、多機能タイプの日程調整ツールでは各参加者の希望日を踏まえたうえでのイベント日確定、確定後の通達、キャンセル希望者や変更希望者が出た場合の再調整対応などもすべて自動でおこなってくれます。
いずれにしても日程調整ツールは、電話やメールでおこなっていた日程調整に関するやりとりの一部や大部分を自動化するためのツールなのです。
日程調整にツールを活用するメリット
特にビジネスシーンなどで多数の人物が関わる日程調整時にツールを活用すると、以下のようなメリットを得られます。
候補日の伝達や集計など調整担当者の業務負担を軽減
手作業でおこなわなければならない部分が大幅に減るため業務負担を軽減できるほか、口頭や手作業で生じがちな聞き間違い、メモ時のミスなども防止できます。
参加者はいつでも好きなタイミングで簡単に申請できる
日程調整ツールではインターネット上で常時稼働する入力フォームや受付サイトを通じて希望日申請を入れることになるため、受付期間内でさえあれば時間帯やタイミングを気にせずにいつでも申請可能です。
多機能なツールであれば様々な対応を自動化
多機能な日程調整ツールや、後述する予約システムなどであれば、ダブルブッキング防止、枠の定員に達した段階で受付を自動的に終了する、他の業務システムとのデータ連携、ビデオミーティングの場合の会議用URL自動発行などさまざまな対応を自動化できます。
日程調整のためのツールに求められる基本的な機能
シンプル型の日程調整ツールであってもほとんどの場合で備えられている、ごく基本的な機能としては以下のようなものがあります。
日程調整機能
ツール名ともなっている主目的ではありますが、参加者へ受付サイトや受付フォームにアクセスしてもらい、カレンダー上で候補日や空き状況などを見てもらいつつ、あらかじめ設定されている項目を入力してもらって希望日を収集します。
リアルタイムに情報を管理できる機能
サイトやフォームで各参加者が入力している状況を、調整担当者は管理画面などでリアルタイムに確認可能です。
日程確定時の連絡機能
集まった希望日を精査しつつ日程確定をおこなうといった工程については、シンプルな日程調整ツールでは自動化できないことも多いため調整担当者自身がおこなう場合もあります。
日程確定後の参加者全員への通知については、ほとんどの日程調整ツールで自動化可能です。
日程調整ツールにあると「より便利」な機能
日程調整ツールを導入する際に、あるとより便利な機能をいくつかピックアップしてご紹介します。
多機能型の有料の日程調整ツール、もしくは予約システムなどに多くみられる機能です。
投票式の日程調整機能
イベントを開催する候補日としてあらかじめいくつかの日程が受付サイト上に表示されており、各参加者は、すべての候補日欄に対して「〇」「△」「×」といったかたちで希望優先度やどうしても無理な日などの投票をおこないます。
すべての参加者からの投票が集まった後、システムの自動処理かあるいは調整担当者の目視確認などで、「もっとも〇が多く集まった日」「必ず参加して欲しい人の×が入っていない日」といった条件で開催日を決定します。
リマインドメール機能
日程調整の受付期間が迫ったタイミングや、日程確定後、実際の開催日が迫ったタイミングなどで、関係者全員へリマインドメールを自動送信できる機能です。
顧客情報管理機能
単純に日程と参加者を確定すればよいケースでは必要ありませんが、例えば取引先や顧客など社外の人物が関係する日程調整の場合には、参加者の属性や、申請時に備考欄で入力された情報など、あらゆるデータを一元管理しておく必要があります。
予約システムでは基本的に予約受付の仕組みと管理画面がセットになっていることが多いため、ひとつのツールを導入するだけで顧客情報管理のための充分な機能が得られます。
外部カレンダーとの連携機能
世間一般で広く利用されているGoogleカレンダーなど、システム外のカレンダーと連携をおこなえる機能です。
例えば候補日やそれぞれの日程での現在の空き状況、希望が入った状況などを日程調整ツール側から外部カレンダーへ共有し、自動的にカレンダー側の表示へ反映させることができます。
外部業務システムとのデータ連携機能
前述のカレンダーのみならず、例えばCRM、営業支援システム、在庫管理システムなど外部のシステムとデータ連携をおこなえる機能です。
一般的に、「API」と呼ばれる連携の仕組みを使って実現しています。APIに対応していない場合でも、CSVという形式のデータで一旦データを取りだし、反映させたいほうのシステムへそのデータを取り込むといった手段が多くのツールで可能となっています。
オンラインミーティングに対応する機能
オンラインミーティングに対応しているツールでは、開催日の確定後、ミーティング用のビデオ会議URL（zoomやGoogleMeetなど）を自動発行し、そのURLを参加者へメールで案内するといった処理が可能です。
シンプルな日程調整はGoogleカレンダーでも可能
小規模、かつ複雑な処理条件をあまり必要としない日程調整などでは、無料で利用できるGoogleカレンダーで充分対応可能な場合もあります。
多くの人が普段から利用しているGoogleカレンダー
Googleカレンダーだけで業務を完結することの一番の利点としては、Googleカレンダーがビジネスツールとして広く普及しているツールであり、参加者全員がすでに利用している可能性が高いという点があります。
参加者の多くが使い慣れているツールだけで日程調整をもしおこなえるのであれば、調整担当者による説明の手間もかからず、スムーズに調整をおこなえる可能性があります。
Googleカレンダーの日程調整でできること
広く普及しているツールであるという利点がある一方、Googleカレンダーはシンプルな機能の無料ツールなので、できることに限界があります。
日程調整用のカレンダーを公開したうえで各参加者にアクセスしてもらい、候補日を確認してもらったり希望日を申請してもらうことは可能です。
ただし申請が集まったあとの自動処理などは基本的におこなえません。
希望を募るところまで自動化できればよい、あとは担当者自身でおこなう……という場合には有用なツールとなるでしょう。
予約システム「ChoiceRESERVE」は多人数・複雑な条件での日程調整も簡単におこなえるツール！
多機能型の予約管理システム「ChoiceRESERVE」を導入いただければ、大規模な日程調整であっても調整担当者の業務負担がほぼゼロになります。
以下に、日程調整で活用いただける代表的な機能をご紹介します。
受付用サイト（予約サイト）作成が自由自在
社内向けの小規模な日程調整から、複数取引先が関わるような大規模な日程調整まで、様々な作成オプションを使って適した予約サイトを自在に作成可能です。
会場へのアクセス地図やそのほか画像登録も容易なため、特に顧客や取引先とのやりとりで自社のカラーやポリシーなどもしっかり伝えながら調整に入りたいという場合にも適しています。
CSVデータの一括取り込みに対応
既に参加者のリストやIDなどを他の業務システムで登録している場合、CSVデータとして予約システムへ取り込むことによって、利用者はそれらのデータで調整サイトにログインできるようになります。
ログインに使われたIDをもとに、氏名や属性などを自動的に紐づけることも可能です。
受付完了メールやリマインドメールを参加者へ自動配信
予約管理システムは各種メール案内の自動送信を、複雑なタイミング・条件設定などをもとに実行できます。
キャンセルや希望日程変更などへ自動対応
参加者から日程変更希望やキャンセル申請が入った場合でも、リアルタイムに日程調整や関係者への再連絡などをおこなえます。
豊富な外部連携機能
「ChoiceRESERVE」は前述でご紹介したAPI連携、Googleカレンダー連携、ビデオ会議ツール連携など、日程調整シーンで必要となる様々な付加機能を搭載しています。
日程調整の規模や頻度、欲しい機能などで適切なツール選択を
ひとくちに日程調整ツールと言ってもさまざまなサービスが存在するため、機能や対応できる調整人数などがさまざまです。
日程調整ツールはいずれにしても人力でおこなっていた日程調整の負担を大きく軽減できるツールですので、本記事でご紹介した内容をもとにぜひニーズに合うツールを見つけ出してください。
「ChoiceRESERVE」の詳しい機能や活用事例などについてはぜひ、こちらの資料もご覧ください。
