スケジュール調整にエクセルを使うのはもう古い？
便利なシステムを使ってスケジュール管理

エクセルでスケジュール管理をしていると「面倒くさい」「不便だ」と感じる人は少なくありません。しかし、最新のスケジュール管理ツールを用いることで、その煩わしさから解放されて、ビジネスが今まで以上に効率化できます。

この記事ではエクセルでの管理方法のメリット・デメリットと、特化システムやツールの利便性を紹介していきます。

スケジュール調整にエクセルを使うのは難しい

昨今、ビジネスの現場において多様なツールやシステムが溢れている中、エクセルでスケジュール管理調整をする人は少なくなっているといえるでしょう。

そもそもエクセルでスケジュール管理をする場合、スケジュールの変更や保存、ファイルの管理などに手間がかかってしまいます。大人数のスケジュールを管理する場合、表が見えにくくなるという難点もあります。そう考えるとデメリットしかないように感じますが、必ずしもそうだとは限りません。

ここからはエクセルでスケジュール管理をする際のメリットとデメリットを紹介します。

エクセルでできること

そもそもエクセルは導入コストが他のツールと比べて低いため、比較的、誰でも簡単に導入することが可能です。そして、エクセルには関数やマクロといった、あらかじめ組み込まれている便利な機能があります。それらを使い慣れている方にとっては他のツールと比べて手慣れた作業ができるというケースもあるでしょう。

自社に合わせたテンプレートなどを考えるのは大変ですが、カスタマイズ性に優れ、他のツールとの組み合わせも可能なので、この点もかなり大きなメリットです。関数やマクロを取り扱うのは簡単ではありませんが、それに関する参考書や資料が手に入りやすいのもメリットといえるでしょう。

エクセルでできないこと

エクセルは必ず手入力をしなければいけません。どれだけ関数を入れてもどれだけマクロを用いても、スケジュールを自動的に入力することは不可能です。さらに、大人数のスケジュールを管理する場合、全員に自動共有できればとても便利ですが、エクセルの場合自動共有も不可能となっています。

そして、エクセルはそもそもPCで操作することを想定しているため、スマートフォンとの連携が比較的難しくなっています。今ではスマートフォンも仕事やビジネスにおいて欠かせないものになっているため、それらとの連携が難しいのもデメリットのひとつだといえるでしょう。

なぜエクセルはスケジュール調整に向いていない？

メリットとデメリットを紹介しましたが、なぜエクセルはスケジュール調整や管理に向いていないのでしょうか？

エクセルでスケジュールを管理する場合、スプレッドシートと違い、複数で同時にファイルを開くことができません。
前述のとおり、エクセルはどれだけ関数やマクロを導入しても、結局は手入力しなければいけません。手入力による間違いや、自社のスケジュールが記載されたデータを共有する際、自動的にメンバーに共有されれば便利ですが、エクセルでは共有が不可能となっています。

また、エクセルで関数やマクロを導入するのは簡単ではありません。そうした知識に乏しい場合は、習得するまでの時間や学習コストがどうしてもかかります。

Excelの予約管理から脱却したい

スケジュール調整にはさまざまなシステムを活用するのがオススメ

近年、さまざまなスケジュール管理システムが作られており、多くの企業がそれを導入しています。各スケジュール管理システムには、マルチデバイス、外部サービスとの連携、リマインドなどの便利な機能が備わっています。そういった機能が備わっているだけでも、エクセルを使う場合と比べて煩わしさが解消されるといってもいいかもしれません。

また、予約の受付や変更を管理できる予約システムにも、スケジューリングの機能が備わっているのでオススメです。

さまざまなシステムを導入するメリット

まずスケジュール管理システムを導入するメリットとして、エクセルと比べて手間が減ることが挙げられます。手間が減るということは、その分業務が効率的になると考えられます。

次に、スケジュールの連携が迅速にできる点です。使っているシステムが違ったとしても、スケジュール管理システムによっては連携が可能なので、そこもメリットといえます。

そして、スケジュール管理システムによっては、AIがスケジュールを把握して、空いている時間やスケジュールが入っている場所を教えてくれます。それにより、スケジュールミスを防ぐことが可能です。スケジュールミスをしてしまうと信頼を失うこともあるため、これは非常に大きなメリットといえるでしょう。

各システムを選択するポイント

色々なシステムがあることが分かりましたが、各システムを選択する際、どういった点に注目するといいのでしょうか？

まず、スケジュール管理システムは、それぞれ目的別に特化したシステムになっている場合もあるため、自社の目的に沿っているかに注目するべきです。

2点目として、スケジュール管理システムは有料のものが多いため、予算についても確認しましょう。

3点目としては、仕事上で使うデバイスが多岐にわたる場合は、マルチデバイスに対応したものを選ぶべきでしょう。他には、GoogleやOutlookといったサービスにも対応したものを選ぶと便利です。ただ、良いシステムがあったとしても操作性が悪ければ業務効率化につながらないので、操作性にも注目するといいでしょう。

スケジュール調整に活用できる、便利なシステム5選

ここからは、スケジュール管理システムや便利なシステムを5つに絞ってご紹介します。これから紹介する5つがすべてではないので、あくまでも参考として、目的や料金を比較しながら検討して頂けると幸いです。

ChoiceRESERVE

ChoiceRESERVEは予約管理システムです。予約者がカレンダーを見ながら感覚的に予約できることが特徴のひとつですが、加えて直近の予約日を素早く表示・閲覧できる機能があり、予約者にとって扱いやすいシステムになっています。

予約者にとっての利便性だけでなく、空き状況といった全体的な状況が自動更新で示されるため、予約管理における手間が大幅に減るでしょう。

他にもスマートフォンとPCのマルチデバイスに対応しており、自動配信メールの機能、会員管理や会員制の運用も可能となっているので、とにかく使いやすさを追求する場合は、こちらを選んでもいいかもしれません。

調整アポ

調整アポは、スケジュール管理に必要な操作を自動化してくれるシステムです。基本的には予約者が希望日を入力するだけで予約でき、日程を文字に起こしてそれをメールで送る作業や、予約の候補日が埋まっていた場合のスケジュール調整などの管理側の手間も解消できます。

さらに、Google MeetやZoomといったWeb会議ツールにも対応しており、日程調整が終わるとURLを自動で発行して共有することが可能です。加えて、スケジュールの重複を防ぐカレンダー連携機能が備わっている点も安心要素のひとつです。

料金プランは、スタンダード、エンタープライズ、プレミアムと3つに分かれています。しかし、無料体験があるものの無料のプランはないので注意が必要です。

▼公式サイト

home

eeasy（イージー）

eeasyとは株式会社E4が運営しているシステムで、最大の特徴は、日程調整をする際はURLを予約者に送るだけで完結するところです。URLを送る際には、候補となる日程が自動的に設定されるため、自分で空いている日程を調べる必要がありません。

また、eeasyではスケジュールが常に最新の状態に更新されているため、手作業での予約受付にありがちなスケジュールの重複も防止できます。そのため、複数人の予約者に一気にURLを送ってもスムーズに日程調整をおこなえるでしょう。

ひとつ注意する必要があるのは、eeasyは料金が少し変動的になっている点です。その月の日程調整の回数が6回未満の場合は無料ですが、6回以上調整した場合は月額850円かかります。利用する際には、あらかじめ料金体系をしっかりチェックしておきましょう。

▼公式サイト
https://eeasy.jp/

ScheCon（スケコン）

ScheConはブラウザ上で完結するスケジュール調整ツールで、PCやスマートフォン、どちらからでもスケジュール調整が可能となっているシステムです。スケジュールの重複を防ぐ機能はもちろん、Googleカレンダーにログインして連携すると、複数人でスケジュール調整をしたとしても自動で調整してくれる機能もあり、調整業務全般がスムーズになります。

一度スケジュール調整をおこなった相手であれば、URLを毎回発行しなくてもそのまま使えるため手間が省けます。さらに、オンライン上での名刺交換も可能で、調整相手のプロフィールや詳細をうっかり失念してしまうといった心配もありません。
こちらのシステムは無料で始められるため、とりあえず使ってみることもできます。

▼公式サイト
https://schecon.com/

アイテマス

アイテマスは、Googleアカウントがあれば無料で利用可能なスケジュール調整システムとなっています。こちらの最大の特徴は、やはり完全無料で使えるところでしょう。ブラウザ版とアプリ版の2つがあり、忙しい時でもスマートフォンを開けばスケジュール調整が可能です。

他にも日程調整のURLを自動発行し、LINEやメッセンジャーなどのアプリで簡単に送ることができます。さらに、Zoomと連携しているため打合せやミーティングを忘れる心配もありません。完全無料のシステムでありながらZoomと連携しているという点は、大きな魅力といえるでしょう。

▼公式サイト
https://aitemasu.me/

スケジュール調整システムを使ってビジネスを効率的に進めよう

エクセルでスケジュールを調整している人は少なくなっています。また、エクセルの場合はどうしても手動になるためヒューマンエラーが発生してしまうことが懸念されます。

さらにスケジュールを調整すべきメンバーが多いと、もっと煩わしくなってしまう可能性が高くなり、場合によってはスケジュールミスで仕事に大穴を開けたり、信用を失ったりする可能性もあります。

それを防ぐためにも、スケジュール調整システムや、便利な予約システムを利用するべきです。煩わしさから一気に解放されるうえに、ミスも防げるのでエクセルよりメリットは大きいといえるでしょう。

スケジュール調整システムや、使い勝手のよい予約システムなどは今回紹介した5つ以外にもあるため、それぞれの目的や予算にあったものを選んでください。