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多くの人がインターネットで商品を検討し、購入意思決定までおこなう現代においては、ネット上の予約受付システムが重要となります。ユーザーにとって使いやすく、利便性の高いシステムを導入すれば、集客向上や売上アップにつなげられます。
この記事では、予約受付システムを選ぶ際に参考になる、様々な情報と具体的なサービスをご紹介します。予約受付システムの代表的な機能や導入メリット、タイプ別のおすすめサービスなどを詳しく解説していきます。
予約受付システムとはどのようなシステム？
予約受付システムとは、予約の受付・変更・キャンセルといった予約に関する業務を一元管理できるシステムのことです。24時間365日オンラインでの予約受付が可能になり、変更やキャンセルもシステムが自動で対応します。
人手に頼らない予約管理を行うことには、業務効率化や人的ミスの削減、人手不足の解消などの多くのメリットがあります。そのため、予約受付システムの需要は高く、店舗やスクール、美容室、病院、相談窓口、各種イベントなど、幅広い業界・業種で導入が進んでいます。
なお、予約受付システムの導入方法として、以下の3つが挙げられます。
- オリジナル予約受付システムの導入（システム開発会社へ依頼、自社開発）
- オンプレミス型予約受付システムの導入
- クラウド型予約受付システムの導入
現在、主流となっているのは、クラウド型の予約受付システムです。初期コストが低く、導入しやすいこと、様々なサービスがあり選択肢が豊富なこと、シンプルな操作性で扱いやすいことが人気の理由です。料金は月額タイプで複数のプランが用意されており、業種や規模、予算に応じてサービスを選択できます。
予約受付システムの代表的な機能
予約受付システムの代表的な機能を解説します。
予約サイトの作成
予約サイトを作成できる機能です。オンラインでの予約受付が可能になります。
様々なシチュエーションに対応したテンプレートが用意されているケースもあり、業種や用途に合ったものを選んでデザインを変更するだけで、簡単に予約サイトを作成できます。カラーリングや背景画像のカスタマイズ、Googleマップの埋め込みなどにも対応しており、オリジナリティを持たせることができます。
変更やキャンセルへの対応
変更やキャンセルに自動対応する機能です。ユーザーが変更やキャンセルをすると、システムが自動で処理を行い、リアルタイムで空き状況に反映します。
予約受付システムの中には、キャンセル待ち機能を搭載しているものもあります。この場合、キャンセルが発生すると、キャンセル待ちをしている人たちへメールなどで一斉通知が行われます。
受付メールやリマインドメール送信
事前設定により、メールを自動配信する機能です。予約業務効率化とユーザーの予約忘れを防止する役割があります。
具体的には、ユーザーが予約、変更、キャンセルを行った際、自動的に受付完了メールを配信します。また、予約日が近付いてきたことをお知らせするリマインドメールや、利用後に感謝を伝えるサンキューメールなどの自動配信も可能です。
管理画面
管理画面から、予約状況や顧客情報の確認ができます。集約された予約情報の中から、欲しい情報に素早くアクセスできるため、確認作業や問い合わせ対応が効率化します。
管理画面では、予約の埋まり具合や空き状況がひと目で分かるほか、予約者の氏名や連絡先、過去の利用状況なども簡単に調べられます。
外部システム連携
予約受付システムに外部システムを連携する機能です。顧客管理やマーケティングなど、より広い用途に活用できるようになります。
連携できる外部システムはサービスによって異なりますが、Salesforce連携、アフィリエイト連携、ウェブ会議システム連携、Googleカレンダー連携などが可能です。
その他、サービスによって多彩な付加機能
予約受付システムはサービスごとに特色があり、搭載機能も異なります。これまでご紹介した基本機能のほかにも、様々な機能が存在します。
例えば、事前に入金や身元確認をした上で予約を確定できる「仮予約受付」、人気が集中するサービスの予約機会を公平にする「抽選応募受付」、予約サイトを日本語だけでなく英語や中国語で表示させる「多言語対応」など、色々な機能があります。
予約受付システムを選ぶ際は、基本機能に加えてどのような機能が利用できるか確認するといいでしょう。
予約受付システムを導入するメリット
予約受付システムの導入には、数多くのメリットがあります。主なメリットを詳しく見ていきましょう。
24時間365日いつでも予約できるサイトを提供できる
予約受付システムを導入すれば、オンラインでいつでも予約受付が可能になります。予約時間の制限が無くなることは、ユーザーにとっても大きなメリットです。昼夜問わず、自由なタイミングで予約を入れられるため、思い立った時に手早く予約を完了できます。
また、オンライン予約は、電話での予約に苦手意識を持つユーザーにも喜ばれます。心理的な負担が減り、より気軽に予約を入れられるようになるでしょう。
「予約数増加」が期待できる
予約しやすい環境を整えることで、予約数の増加が期待できます。オンライン予約が利用できるようになれば、ユーザーはスマートフォンやパソコンからいつでもどこからでも簡単に予約が可能です。予約に対するハードルが下がることで、以前よりも予約数が増える可能性があります。
また、予約受付システムの導入は、予約の取りこぼしも防ぎます。これまで対応できなかった営業時間外や繁忙時の予約受付が可能になるため、予約数の増加が見込めます。
変更やキャンセルへの対応を自動化できる
予約の受付だけでなく、変更やキャンセル対応もシステムで自動化することができます。予約受付システムでは、予約日時の変更やキャンセルをユーザー自身で行えます。一連の処理はすべてシステムが自動対応するため、予約業務の大幅な効率化が図れます。
電話で予約の変更やキャンセルを受け付ける場合、慎重に確認する必要があり、手間も時間もかかります。電話口での聞き間違いや勘違いによるミスも発生しがちです。予約受付システムはこのような課題を解決し、業務の効率化や人的ミス削減に大きく貢献します。
予約確定時のネット決済で集金の手間を省ける
予約受付システムの中には、事前決済機能を備えたものも多く見られます。予約と同時にクレジットカードなどで決済を行う仕組みで、当日の会計業務を省略できます。お金をやり取りする手間を省けるほか、お釣りのミスなどのトラブルも防止できます。
また、予約時に事前決済を行うことは、無断キャンセルや直前キャンセルの抑止にもなります。キャンセル料の未払い対策としても有効です。
予約情報や顧客情報を一元管理できる
予約受付システムでは、予約情報や顧客情報の一元管理が可能です。管理画面から、日単位、週単位、月単位での予約状況や、直近の空き状況などをすぐに確認できます。情報はリアルタイムで更新されるため、いつでも最新の予約状況を見られます。予約内容の詳細や予約者情報にも簡単にアクセスできます。
予約受付システムに搭載されている顧客管理機能は、サービスによって異なります。顧客情報をデータベース化できるものや、会員・非会員の設定が行えるもの、既存の会員システムと連携できるものなどがあり、効率的に顧客情報を管理できます。
今後の運用・営業に活かせる有用なデータを集められる
予約受付システムは、マーケティングにも活用できます。例えば、収集した顧客データを分析し、特定のターゲットにクーポンを送付したり、キャンペーンの通知を行ったりすることで集客へとつなげられます。
また、予約傾向や顧客の好みを探り、新しいサービスや新商品の開発に活かすことも可能です。顧客ニーズにマッチした魅力的なサービス・商品の提案ができれば、リピーターだけでなく、新規顧客の獲得も期待できるでしょう。
予約受付システムで対応できる業種は多数！ サンプルをご紹介
予約受付システムは、様々なシーンに対応しており、幅広い業種で利用されています。
- 銀行、保険の相談窓口
- 医療機関
- 各種スクール、レッスン教室
- 飲食店
- 美容室
- サロン、エステ
- イベント
- 観光、ツアー、工場見学
- 施設、会議室、レンタルスペース
- 面接、説明会、研修
上記は一例であり、予約受付システムの活用シーンは多岐にわたります。
予約受付システムのデザインや予約フォームは、用途によって異なります。実際にどのようなシステムを使用するのか確認するには、デモサイトの利用がおすすめです。デモサイトとは、予約サイトのサンプルのことで、予約受付システムを提供する会社の公式サイト上で公開されています。ユーザー（予約者）がどのような画面で、どのような操作を行って申し込みをすることになるのか、体験することができます。
ご参考までに、ここでは「ChoiceRESERVE」で作られた予約サイトのサンプルをご紹介します。
様々な予約受付システムのタイプ
予約受付システムは、大きく3つのタイプに分けられます。
- 多機能・オールインワンタイプ
- 業種特化型タイプ
- シンプル・低料金タイプ
それぞれの特徴やメリットを見ていきましょう。
多機能・オールインワンタイプ
多機能・オールインワンタイプは、予約管理に役立つ様々な機能を搭載しており、幅広い業種に対応できます。予約画面や機能のカスタマイズ、外部システム連携など、拡張性に優れているものが多く、ニーズにマッチした予約受付システムの導入が可能です。
セキュリティ対策やサポート体制が充実していることも特徴で、中小企業や大手企業、医療機関、公的機関などでも利用されています。
業種特化型タイプ
業種特化型タイプは、ある特定の業種に特化した予約受付システムで、業務に役立つ便利な機能を搭載しています。身近なものでは、美容室やエステサロン、ヨガ教室、飲食店などが挙げられます。
業種特化型タイプの特長は、業種専用のシステムで使いやすい点です。初めから必要な機能や便利な機能もそろっており、スムーズに業務に取り入れることができます。
シンプル・低料金タイプ
予約受付システムの中には、低料金や無料で利用できるものもあります。ただし、予約件数や顧客管理件数に制限が設けられていたり、一部の機能しか利用できなかったりするため、導入を検討する際は注意が必要です。
シンプル・低料金タイプは、規模の大きな事業者には不向きですが、小規模な店舗やスクールの予約管理に活用できます。条件が合えば、コストを抑えた運用が可能です。
「多機能・オールインワンタイプ」の予約受付システム例
ここからは、タイプ別におすすめの予約受付システムをご紹介します。まずは、汎用性の高い、多機能・オールインワンタイプの予約受付システムから見ていきましょう。
ChoiceRESERVE
株式会社リザーブリンクが提供する「ChoiceRESERVE」は、業界・業種を問わず幅広いシーンに対応する予約受付システムです。銀行や大手企業、財団法人などでも利用されていることから信頼性の高さが伺えます。
ChoiceRESERVEの特長は、充実した機能と丁寧なサポート体制です。予約に必要な基本機能のほか、仮予約機能、複数店舗管理、セキュリティ強化、Salesforce連携など、多彩な機能が用意されています。業務に合わせた仕様にカスタマイズできるため、自社のビジネスに最適な予約受付システムの導入が可能です。
手厚いサポートが受けられる点もChoiceRESERVEの魅力で、専門スタッフと相談しながら導入を進められます。「初めての導入でどの機能を選べばいいのか分からない」「安心してシステムを運用したい」という方にもおすすめのサービスです。
STORES予約
STORES 株式会社が提供する「STORES予約」は、店舗やスクールで多く利用されている予約受付システムです。フィットネス、ヨガ・ピラティス教室、ヘアサロン、整体、料理教室での利用実績が豊富です。柔軟な予約機能が特長で、スタッフの指名予約やグループ予約に対応しています。これ以外にも、月謝・回数券機能やスマートロック連携、QRセルフチェックインなど便利な機能が利用できます。
STORES予約には、5つの料金プランがあります。無料で利用できる「フリー」、基本的な機能を搭載した「スモール」、柔軟な予約管理が行える「チーム」、より多くのスタッフや予約を管理できる「ビジネス」、大規模な予約受付に適した「エンタープライズ」の中から選択が可能です。
STORES予約は、誰でも簡単に利用できるよう、使いやすさにこだわったシステムになっています。システムに対して苦手意識のある方でも導入しやすいでしょう。
リザエン
株式会社インタークエストが提供する「リザエン」は、200種類以上の業種に対応した予約受付システムです。自治体や官公庁、グローバル企業の要求基準を満たす、高水準のセキュリティを備えています。
リザエンの料金プランは、「ビジネス版」と「エンタープライズ版」の2種類です。ビジネス版は、月間の予約件数やオプション機能によって金額が決定します。一方、エンタープライズ版は、オリジナル機能の追加やセキュリティ強化、外部システムとの連携など、幅広いカスタマイズが可能です。
リザエンでは、ビジネス版とエンタープライズ版の両方で、1か月の無料トライアルを実施しています。実際に利用して機能や操作性を確認した上で、導入を決定することができます。
AirRESERVE
株式会社リクルートが提供する「AirRESERVE」は、シンプルな画面で使いやすい予約受付システムです。直感的に操作できるので、誰でも簡単に利用することができます。AirペイやAirレジなど、リクルートのビジネスツールと連携ができます。
AirRESERVEの料金プランは、「フリー」「ベーシック」「スタンダード」「プレミアム」の4種類です。具体的な料金を見てみると、フリーは0円、ベーシックは月額5,500円、スタンダードは月額11,000円、プレミアムは要相談となっており、比較的低コストで利用できます。月額費用固定で、何件予約が入っても料金が変わらない点も魅力です。
フリー以外の料金プランでは、電話やメールでの問い合わせ、必要に応じてオンラインサポートにも対応しています。不明な点をすぐに確認できるため、システムの操作に不安がある方でも安心して導入できるでしょう。
また、AirRESERVEの特長として、オンライン決済の手数料率が3.24%と業界最安水準であることも挙げられます。
SELECT TYPE
株式会社セレクトタイプが提供する「SELECT TYPE」は、幅広いビジネスシーンに対応可能な予約受付システムです。170種類以上の多彩なテンプレートを利用して、簡単に予約フォームを作成できます。家事代行サービスやトリミングサロン、リンゴ狩り、釣り船の予約など、様々なジャンルのテンプレートが用意されています。高度なデザイン調整機能が搭載されており、業種や利用シーンの雰囲気に合った予約フォームの作成が可能です。
SELECT TYPEでは、ホームページ作成機能が利用できます。こちらも同様に豊富なテンプレートが用意されており、時間をかけずにデザイン性の高いホームページを作成できます。予約フォームの埋め込みだけでなく、問い合わせフォームやアンケートフォームの設置も可能です。
「業種特化型タイプ」の予約受付システム例
続いて、業種特化型タイプの予約受付システムを4つご紹介します。
reservia
株式会社リザービアが提供する「reservia」は、美容業界に特化した予約受付システムです。美容室やエステサロン、脱毛サロン、リラクゼーションサロン、整骨院などで多く利用されており、全国5,000店舗以上の導入実績を誇ります。
reserviaの特長として、複数のポータルサイトの予約情報を一元管理できることが挙げられます。サロンの公式サイトや美容ポータルサイト、SNS、アプリからの予約情報を自動で集約し、リアルタイムの予約状況を表示します。予約情報の一元管理によって、正確な予約状況をスピーディーに把握できるようになります。また、ダブルブッキングの防止にも貢献します。
reserviaの公式サイトでは、美容業界での導入成功事例や、実際に予約操作ができるデモサイトが公開されています。導入を検討している方は、参考にしてみるといいでしょう。
トレタ予約台帳
株式会社トレタが提供する「トレタ」は、飲食業に特化した予約受付システムです。飲食店での活用を意識した設計と機能が特徴的です。飲食店の業務に取り入れやすいよう、誰でも簡単に扱える直感的な画面設計になっています。手書き機能も搭載されており、繁忙時や操作が分からない場合でも、手軽にメモを残すことができます。
トレタは、食べログやぐるなび、ホットペッパーグルメなど、20以上のグルメサイトと連携が可能です。自動で台帳に予約情報を取り込んで一元管理できるため、非常に便利です。予約状況の把握や確認がスムーズに行えるようになります。お客様からの問い合わせにも素早い対応が可能です。
メディカル革命 byGMO
GMO医療予約技術研究所株式会社が提供する「メディカル革命 byGMO」は、医療分野に特化した予約受付システムです。病院やクリニックの診療予約管理の効率化だけでなく、経営改善や集患の実現までを目的としています。幅広い診療科に対応可能で、1,500を超える医療機関で導入実績があります。
病院やクリニックでは個人情報を取り扱うため、予約受付システムを導入する際はセキュリティ対策が重要となります。メディカル革命 byGMOは、プライバシーマークの「MEDIS」を取得し、個人情報の取り扱いについて厳格な基準に満たす業者として認定を受けています。
WTE
株式会社ライトアップが提供する「WTE」は、オンラインレッスンやオンラインスクールに特化した予約受付システムです。オンライン英会話をはじめ、オンラインでのカウンセリングやコンサルティングなどでも利用されています。
WTEには、「会員マイページ」「講師マイページ」「運営管理画面」「代理店マイページ」の4つの管理画面があり、各ユーザーに応じた機能が利用できます。講師間でレッスンの進捗状況を共有する機能や、講師の報酬を自動的に計算する機能、マイページから教材をダウンロードできる機能など、多彩な機能が用意されています。
WTEの公式サイトでは、WTEのことを「一人でオンラインスクールを運営できる仕組み」と表現しています。予約のみならず、決済、レッスン進行管理、給与計算機能が一つのプラットフォームに組み込まれており、運営業務の自動化と効率化が実現します。
「シンプル・低料金タイプ」の予約受付システム例
ここでは、シンプル・低料金タイプの予約受付システムを3つご紹介します。
RE:RE
株式会社REシステムズが提供する「RE:RE」は、LINEと連携した予約受付システムです。新たなアプリのダウンロードや会員登録をする必要がなく、LINEから24時間いつでも手軽に予約を行うことができます。美容室やネイルサロン、パーソナルジム、ヨガスタジオ、英会話レッスンなど、小規模なビジネス向けのサービスです。
RE:REの月額利用料は9,800円（税抜）で、Googleカレンダー連携やホットペッパービューティ連携など、有料オプションを追加すると料金が加算される仕組みになっています。期間限定で初期費用0円キャンペーンを実施しているので、タイミングが合えばお得に導入できる可能性があります。
ポチコ
株式会社Play Technologiesが提供する「ポチコ」も、LINEと連携した予約受付システムです、先ほどご紹介した「RE:RE」と同様に、LINE公式アカウントと連携することで、LINEからの予約が可能になります。ポチコの累計導入社数は7,000件を突破しており、スクールやレッスン、イベント、自治体・町内会、施設予約など、幅広いシーンでの利用が可能です。
ポチコの料金形態はシンプルです。初期費用0円、月額利用料:3,000円（税抜）で、追加料金は一切不要です。予約メニュー数10件、予約枠数1,000件という制限があるものの、この点をクリアすれば、低コストで予約受付システムを利用できます。
リピッテ
株式会社コネクター・ジャパンが提供する「リピッテ」も、LINEを利用した予約受付システムです。予約の受付から変更、キャンセルまで、すべての操作がLINE上で完結します。リピッテでは、店舗側で確認できる管理画面が用意されており、予約状況の検索や顧客情報の閲覧、スタッフのシフト登録などを簡単に行えます。
リピッテの初期費用は9,800円（税抜）で、個人利用の場合は月額2,000円（税抜）、店舗利用の場合は月額8,000円（税抜）の利用料が発生します。オプションを追加するごとに料金が加算されていきます。
なお、リピッテではSNSシェアキャンペーンを実施しており、リピッテのホームページをSNSでシェアすることで初期費用が半額になります。最大1か月の無料トライアルの利用も可能です。
予約受付システムで解決できる課題は導入事例をチェック！
「自社に合った予約受付システムを導入したいけど、どれを選べばいいのか分からない」そんな場合は、導入事例をチェックしてみましょう。導入事例では、実際に予約受付システムを導入した企業の声がまとめられており、導入による効果や活用状況などを参考にすることができます。
自社と同じ業種の導入事例を見れば、具体的な導入イメージが掴みやすくなります。導入前の課題と解決できた内容に注目しながら、読み進めていくといいでしょう。
導入事例は、予約受付システムの公式サイトで公開されています。一つの参考として、「ChoiceRESERVE」の導入事例を以下にご紹介します。
様々な種類の中から適した予約受付システムを選ぼう
この記事では、予約受付システムの代表的な機能や導入メリット、タイプ別のおすすめサービスをご紹介しました。予約受付システムを有効活用するためには、自社の業務や用途に合ったサービスを選ぶ必要があります。機能性や操作性、ユーザー目線での使いやすさをしっかりと確認し、最適な予約受付システムを導入しましょう。
本記事の予約サイトサンプルの項でもご紹介した「ChoiceRESERVE」は、どのような業種・業態の店舗・企業様でも最大限に活用いただける多機能型の予約受付システムです。
ぜひ、下記より資料をご覧いただきご検討ください。
