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社内の会議室・施設・設備の管理に悩みを抱えている企業や担当者の方におすすめしたいのが、予約システムです。予約システムを導入することで、担当者の業務効率化や人的ミスの削減など、さまざまなメリットを得られます。
本記事では、会議室・施設・設備の予約管理に適した予約システムを徹底比較すると共に、導入するメリットや選び方や基礎知識も解説します。
施設予約管理システムとは？基本機能と施設予約に便利な機能
予約システムは、予約受付や管理を自動化し、リアルタイムに情報を反映させることで、いつでも最新状況の確認を可能にします。
なかには施設・会議室の予約管理に特化したサービスや、施設の管理業務に役立つ機能を備えたものもあり、予約業務の効率化につながるでしょう。
予約システムの基本機能
予約システムの基本機能は、予約受付やリソース（施設や設備の空き状況）管理の他にも、以下の機能があります。
- 予約管理機能
- 通知・リマインダー機能
- 顧客管理機能
- 決済機能
- 分析、レポート機能
- 外部システムとの連携
| 基本機能 | 機能の詳細 |
|---|---|
| 予約管理機能 | 予約の自動受付や空き枠の管理を行う機能 |
| 通知・リマインダー機能 | メールやLINE、SNSなどで予約内容を通知する機能 |
| 顧客管理機能 | 予約時に取得した、予約者の情報を蓄積・管理する機能 |
| 決済機能 | オンライン上で事前に予約サービスの料金を決済できる機能 |
| 分析・レポート機能 | システム上に蓄積された予約者の情報から、属性や売上などを分析する機能 |
| 外部システムとの連携 | 外部のシステムと連携ができる機能 |
施設・会議室・設備管理に役立つ予約システムの機能
基本機能に加えて、施設・会議室・設備の管理向けに便利な機能をご紹介します。
会議室に特化した予約カレンダー
施設の特性や予約対象によって、最適な画面デザインは異なります。予約カレンダーのデザインは、予約者が希望する施設の空き状況をすぐに把握できることが重要です。
空き状況がわかりやすい表示形式の代表例が、タイムテーブル（時間軸）型のカレンダーです。
縦軸に施設や部屋（リソース）、横軸に時間を配置した、ガントチャートのような形式。多くの施設予約システムで採用されている最も標準的な画面で、どの部屋が何時から何時まで空いているか一目で把握でき、複数の部屋の空き状況を同時に比較しやすいのが特徴です。
特定の施設を予約したい場合は、施設リスト型がおすすめです。予約したい施設を選択すると、予約が埋まっている日時をカレンダー形式で表示します。予約者は利用したい施設の空き状況を一目で確認でき、空いている日時を予約することができます。
複数拠点の予約管理
複数施設を運営している場合、各施設の予約を一括で管理できる機能が必要です。
複数拠点を管理する機能では、ひとつのアカウントに複数の管理者IDを設定できます。
各拠点の担当者に応じてアクセス権限を付与できる機能も、複数拠点を管理する時に便利です。人員配置に応じて権限を変更することで、個人情報の閲覧・改ざんを制限するなど、セキュリティや誤操作による予約ミスを防止します。
身元確認やスケジュール調整に便利な仮予約
予約システムの仮予約とは、予約を正式に確定させる前に、一時的に施設やサービスの利用枠を確保できる機能です。予約確定前に入金状況や身元確認をおこなうなど、管理者が承認してから予約を確定できます。
社内会議室で上長の承認が必要な場合や、特定の会員しか利用できない施設、公序良俗に反する利用を防ぎたいレンタルスペースなどで、不適切な予約を未然に防ぎます。
柔軟な料金設定
早朝・夜間と日中、平日と週末など、時間帯や曜日によって異なる場合、利用料金を柔軟に設定できる機能があると便利です。例えば、平日に比べ休日の料金を高くしたい、深夜の利用料金は安くしたいという時に必要な機能になるでしょう。
会員・非会員によって料金や予約開始日を出しわけ
予約システムの会員機能とは、会員情報を入力してID・パスワードを発行する機能です。会員登録することで、毎回の個人情報の入力を省略することができます。
一方で「試しに一度だけ使ってみたい」という予約者にとって、会員登録はハードルになることもあります。非会員（ゲスト）による予約と会員予約を同時に受け付けることで、予約のハードルを下げ機会損失を防げます。
また、会員・非会員によって予約できる施設や会議室の料金を出し分けたり、会員は非会員よりも早めに予約ができる機能もあります。
セキュリティ機能
予約管理システムは氏名や連絡先といった個人情報に加え、「誰が、いつ、何の目的で施設を利用するか」という機密性の高い情報も扱います。そのため、セキュリティが脆弱だと、情報漏洩が企業の信用に直結する深刻な事態を招く恐れがあります。
こうしたリスクを未然に防ぐため、多くのシステムには以下のようなセキュリティ機能が備わっている場合がほとんどです。
| 機能 | 説明 |
|---|---|
| 管理者ログ | 管理画面でのログインや操作内容を閲覧・検索できる |
| ログインロック | 一定回数以上ログインを間違えるとアカウントがロックされる |
| データ一括削除 | 予約や会員データを期間指定の上で一括削除できる |
| IPアドレス制限 | 管理画面にアクセスできるIPアドレスを制限できる |
| 管理者の権限分け | 権限によりアクセス・操作できる内容を制限できる |
| 二要素認証 | 管理画面へのログイン時に確認コードによる２段階認証の設定ができる |
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セキュリティを強化する| ChoiceRESERVE
施設予約管理システム導入で解決できる主な課題・悩み
電話やExcelでの管理では、重複予約や案内ミスといった人為的ミスが発生する可能性があります。また、空き状況の問い合わせ対応に追われ、担当者の生産性が低下する場合もあるでしょう。
管理者が直面するこうした課題を、施設予約管理システム導入によってどのように解決できるのか解説します。
作業の煩雑化により人的ミスが発生する
会議室の予約状況と、プロジェクターなど室内の備品在庫を別々の台帳やExcelで管理していると、予約対応は非常に煩雑になります。担当者は予約のたびに複数の情報を参照する必要があるため、利用状況の全体把握に時間がかかります。
煩雑な管理は「部屋は取れたが備品がなかった」といった案内ミスや、電話での聞き間違いによる重複予約など、様々な人為的ミスが発生する原因にもつながるでしょう。
予約システムを導入することで、これらの煩雑な予約受付や管理が自動化されます。システムで自動化されることにより、聞き間違いなどの人的ミスを防止することが可能です。
空き状況の問い合わせが多く業務に集中できない
電話やメール、FAXでの予約管理では、利用者側からリアルタイムの空き状況が見えないため、確認の問い合わせが多くなります。担当者はその都度、他の業務を中断して台帳やExcelを確認、個別の対応が必要です。これにより、担当者は本来の業務に集中できません。
予約システムは施設・会議室の空き状況をリアルタイムに表示します。予約者自身で空き状況を確認できるので、お問い合わせ回数も減少し、担当者は作業に集中できます。また、予約時に予約システムのアンケート機能を利用して、必要な情報を事前にヒアリングすることが可能です。これにより予約受付にかかっていた時間を大幅に短縮することができるでしょう。
キャンセルにより機会損失がでる
不特定多数の顧客が予約を受けることで空予約が発生したり、キャンセルにより空きが発生することで、施設運営における機会損失が起こります。
予約システムの会員機能や仮予約よる承認制にすることで、不特定多数による予約受付を制限することが可能になります。
さらにキャンセルが発生した場合には、キャンセル待ち機能を活用することで、新たな予約の機会を創出することも可能です。
| 課題 | 具体的例 | 主な原因 |
|---|---|---|
| 業務の非効率性 | 問い合わせ対応と手作業での更新に追われ、本来の業務に集中できない | 空き状況が非公開で、予約プロセスが手動・属人化している |
| 人的ミス | 重複予約、伝達ミス、備品の予約漏れなどが頻発する | 複数の情報を手作業で確認・転記するため、ミスが発生しやすい |
| 機会損失 | 無断キャンセルが発生する | 不特定多数の予約により、利用者が気軽に予約をする |
施設予約管理システムを導入するメリット
予約システムを導入することで、予約状況の可視化や管理業務効率化、ヒューマンエラーの削減、空予約の防止など、さまざまなメリットが得られます。
施設・設備・会議室の予約状況を一目で把握できるようになる
予約システムの主なメリットは、これまでExcelや紙の台帳などで分散していた施設・設備の予約情報を一元管理できる点です。システム上のカレンダーには、すべての予約状況がリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を確認できます。
例えば、「会議室とプロジェクターしたい」といった問い合わせに対し、複数の資料を見比べることなく、一つの画面で状況を把握することが可能です。
社内の設備・会議室・施設管理業務の効率化を図れる
予約システムは、予約の受付や空き時間の案内、確定連絡といった定型的な業務を自動化し、担当者の作業負担を軽減します。利用者がオンラインで自ら空き状況を確認して予約を完了できるため、担当者が都度対応する必要がなくなります。
これまで電話で行っていたヒアリングや台帳の確認、折り返し連絡などの手作業が削減されることで、担当者は本来の業務に集中することができます。
人的ミスを削減できる
予約システムは、重複予約などの人的ミスを防止します。予約が成立すると、その時間枠はシステム上で即座に自動でブロックされます。これにより、手作業での更新時に発生しがちなタイムラグや、確認漏れによるミスを防ぎます。
例えば、電話などで複数の予約依頼が同時にあった場合でも、システムが先着順で処理するため、同じ時間枠に重複して予約が入ることはありません。これにより、ダブルブッキングなどの人的ミスを防止します。
利用者が予約時間を忘れてしまうことを防げる
予約システムの自動リマインダー機能は、利用者の予約忘れによる無断キャンセルを防止に役立ちます。予約日の前日など、設定した時刻にシステムが利用者のメールアドレスへ案内を自動送信するため、担当者が個別に連絡する手間を省くことが可能です。
利用者に予約日時を再認識してもらうことで、予約されたまま利用されない「空予約」の状態を減らします。
会議室や共用施設などで使う備品をまとめて管理できる
予約システムでは、会議室などの施設と、プロジェクターといった備品を紐づけて一元管理できます。施設の予約時に、その部屋で利用可能な備品を一覧で表示し、同時に予約を受け付ける設定が可能です。これにより、「部屋だけ予約されて備品が確保されていなかった」といった手配漏れを防ぎます。
施設と備品の在庫状況を同時に確認しながら予約処理が行われるため、利用者が当日になって備品を使えないといったトラブルを防止することができます。
設備・会議室・施設管理に使う予約システムの選び方のポイント
施設・会議室・設備管理に使う予約システムを選ぶ際のポイントを解説します。
自社の課題解決に必要な機能の洗い出し
システム選定では、まず「重複予約をなくしたい」「無断キャンセルを減らしたい」など自社の課題を明確にすることから始めましょう。そのうえで、解決に必要な機能（リアルタイム予約機能、自動リマインダー、事前決済など）をリストアップすることが重要です。
このリストを基準にすることで、各システムの機能を客観的に比較し、自社に合ったものを的確に選べるようになります。
費用対効果
システムの料金は、月額費用などの直接的なコストだけでなく、導入により削減できる業務時間や人件費を含めた費用対効果で判断しましょう。
例えば、無料プランでも予約対応に手作業が残れば、その分の人件費が見えないコストとして発生します。削減が見込まれる業務時間と人件費を算出し、システムの利用料と比較検討することで、適切な費用対効果が見込まれるか確認することが大切です。
セキュリティ対策とサポート体制の確認
利用者の個人情報などを扱うため、システムのセキュリティ対策を確認することは重要です。セキュリティ機能の充実度やISMS認証の有無といった点を判断材料とするといいかもしれません。
また、運用中に問題が発生した場合に備え、サポート体制の確認も必要です。問い合わせ方法や対応時間などを事前に調べておくと、導入後も安心して利用できます。
利用規模や対象施設との適合性
管理する施設の数や種類、利用者数といった自社の規模にシステムの機能が適しているかを確認しましょう。例えば、社内の数部屋の会議室のみを管理する場合と、複数拠点の施設を管理する場合とでは、必要な機能が異なります。
後者であれば、拠点ごとの権限設定や、複雑な料金体系に対応できる機能が求められます。自社の運用形態とシステムの機能が適合しているかを確認することが大切です。
予約画面や管理画面の操作性・見やすさ
予約システムは、管理者と利用者の双方にとって、直感的に操作できることが望まれます。
操作が複雑だと、利用者が電話予約に戻るなど、システムの活用が進まなくなるおそれがあるかもしれません。導入前に無料トライアルを活用し、マニュアルなしでもスムーズに使えるか、スマートフォンからの視認性や操作性は十分かなど、実際の使用感を確認しておくとよいでしょう。
既存システムや外部ツールとの連携可否
業務効率を上げるため高めるためには、既存の社内ツールと予約システムがどれだけ連携できるかが大切なポイントです。例えば、GoogleカレンダーやMicrosoft 365と連携できれば、予約情報が個人の予定表に自動で反映されます。
また、SlackやTeamsと連携できれば、予約完了通知などをチャットで受け取ることができ、情報の確認がスムーズになります。さらに、顧客管理システムと連携させれば、顧客ごとに利用履歴の集計や請求業務の効率化にもつながると期待できるでしょう。
【特化型】施設・会議室・設備管理に特化した予約システム3選
予約システムは大きく、特化型と汎用型に分類できます。特化型は、特定の業種に特化した機能があり、業務フローに最適化されています。一方、汎用型は幅広い業種に対応できる柔軟な機能を持ち、自社の運用に合わせて必要な機能を選択できます。まずは特化型の予約システムをご紹介します。詳細は各公式サイトをご確認ください。
SmartRooms（スマートルームズ）
300社・9000室を超える企業や団体のオフィスをサポートする会議室予約・運用システム。10室以下から100室以上まで、あらゆる規模・室数に多様に対応しています。グループウェアとリアルタイムで連動する端末を会議室前に設置することで、その場で予約有無の把握や、予約の受付、延長などをおこなうことができます。
このほかにも、入室が確認できないと自動で予約をキャンセルする機能や、終了時間をお知らせしてくれる終了アラーム機能など、便利な機能を多数搭載。利用状況レポート機能も備えているため、管理側が会議室の稼働状況を分析するのにも役立ちます。
概要
- 料金：要問合せ
- 公式サイト：https://www.uchida.co.jp/it/products/smartrooms/
予約ルームズ
会議室の予約管理に特化した予約システムです。システム上で予約できるだけでなく、会議室前に設置した端末やQRコードを通じた予約など、多彩な予約方法に対応しています。
基本的な予約機能に加え、空予約の会議室を自動的にキャンセルする機能も搭載。会議のリマインドメールや、次の来客予約を通知する機能も備えているため、会議室の予約忘れを防止する効果も期待できるでしょう。
導入前に動作確認として無料トライアルも可能です。
概要
- 料金：要問合せ
- 公式サイト：https://rooms.receptionist.jp/
Acall（アコール）
オフィスワークやリモートワークといった多様な働き方に寄り添い、座席管理から入退室管理、会議室予約管理までワンパッケージでサポートするオフィスDXのためのシステムです。
建設業や不動産業、人材派遣業などさまざまな業種7,000社以上への導入実績があり、ワークスペースや座席のチェックイン管理、複数企業が共有する会議室やシェアスペースの管理を自動化・一元化できます。
チェックイン管理によって、それぞれのリアルタイムでの利用状況をさまざまなデバイスで確認・予約することが可能。入退室管理を自動化でき、データの可視化や細かな履歴の出力も簡単です。また、料金とキャンセルポリシーを設定することで、請求業務も効率化できます。
概要
- 料金：要問合せ
- 公式サイト：https://www.workstyleos.com/
【汎用・多機能型】設備・会議室・施設管理に使える予約システム3選
汎用型予約システムは、設備・会議室・施設管理に限らず、多種多様な業種・業界で利用されている予約システムです。
ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）
2010年からサービスを提供している、クラウド型予約管理システムです。導入実績は4,000件以上。大手上場企業や中小企業など、さまざまな業種・業態の予約管理をサポートした実績があります。
設備・会議室・施設の管理では、高機能な予約システムを導入することで、業務の効率化を支援。施設の予約だけでなく、室内で使うプロジェクターやパソコンといった設備・備品なども一元管理が可能です。メール配信機能や事前決済機能も搭載。セキュリティ体制も整っており、ISMS認証とISMSクラウドセキュリティ認証を取得しています。
概要
- 料金：
- 基本料金：月額22,000円〜、初期費用33,000円
- Enterprise：要問合せ
- 公式サイト：https://yoyaku-package.com/
▼参考
施設・会議室・設備の予約管理システムで予約管理の人員削減| ChoiceRESERVE
リザエン
200を超える業種の予約受付や管理に対応している予約システム。ISMS認証の取得をはじめ、高レベルのセキュリティ体制が整っており、中小企業や上場企業など幅広い企業が利用しています。
会議室や施設などの予約管理にも対応。施設自体の予約はもちろん、会議室で使う備品や駐車場などの在庫管理もまとめておこなえます。また予約間近にメールを送る機能やクレジットカード決済機能があるほか、スマートロック連携機能もあり、部屋の施錠をオートメーション化することも可能です。
概要
- 料金
- ビジネスコース：月額15,000円～、初期費用25,000円
- エンタープライズコース：要問合せ
- 公式サイト：https://www.riza-en.jp/
STORES予約（ストアーズ）
無料で利用できるフリープランがある予約システムで、15万社以上の導入実績があります。5種類のプランが用意されていますが、それぞれ月間予約数や予約ページの公開数、登録スタッフ数などが異なるため、自社の事情に合わせて最適なプランを選ぶと良いでしょう。
180を超える業種や用途に対応し、社内の会議室やミーティングスペース、施設などの予約にも利用できます。施設の予約と一緒に備品の予約ができる設備・備品機能や、クレジットカード決済をおこなえる事前決済機能も搭載しています。
概要
- 料金
- フリープラン：0円
- スモールプラン：月額費用 9,790円（税込・年契約時）
- チームプラン：月額費用 19,690円（税込・年契約時）
- ビジネスプラン：月額費用 28,600円（税込・年契約時）
- エンタープライズプラン：月額費用 66,000円（税込・年契約時）
- 公式サイト：https://stores.jp/reserve
施設予約管理システムの導入事例紹介
3～4倍以上の業務効率化
日本航空（JAL）様は、会員向け特典の施設予約管理に予約システムを導入。選定の決め手は、コストや機能面に加え、JALの厳しいセキュリティ基準をクリアした高い安全性でした。
導入後、利用者からの使い方に関する問い合わせは想定に反してほとんどなく、手厚いサポートもあって安定稼働を実現。以前は紙の台帳で管理していましたが、システム化により予約対応時間はほぼゼロになり、3～4倍以上の業務効率化を達成しました。
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会員制の施設予約を実現
オフィス向け家具から、教育・医療・公共施設向け家具、ソリューションサービスを提供するコクヨグループの「コクヨファニチャー株式会社」が運営するコワーキング・スペース「Creative Lounge MOV（モヴ）」。
ミーティングルームの予約受付として予約システムを導入しました。ミーティングルームは会員様専用となっていて、会員機能を使用し、会員以外のお客様は予約出来ないようにされています。
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コクヨ株式会社様様の導入事例 | ChoiceRESERVE
備品予約も一括管理
博多駅から徒歩2分の好立地にある３箇所の貸会議室に予約システムを導入しました。
備品などのオプションも同時に予約でき、会員・非会員により利用料金も予約システムが自動で計算できます。
予約システムが備品や料金を一括で管理することで、予約受付の業務負担を軽減しました。
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エイムアテイン株式会社 様の導入事例 | ChoiceRESERVE
施設予約管理システムに関するよくある質問（FAQ）
Q. クラウド型とオンプレミス型どちらが良いですか？
予算、セキュリティ方針、カスタマイズの要否によって異なります。
クラウド型は、初期費用を抑えて短期間で導入できる手軽さから、現在の主流となっています。サーバー管理やシステムの更新も提供事業者に任せられるため、専門知識がなくても運用しやすいのが特長です。
一方、オンプレミス型は自社サーバーで運用するため、初期費用は高額ですが、独自の厳しいセキュリティ要件への対応や、業務に合わせた大幅なカスタマイズが可能です。
特別な事情がなければ、まずは豊富な選択肢があるクラウド型から検討するのが一般的です。
| クラウド型 | オンプレミス型 |
|---|---|
|
|
Q. 導入にかかる期間と費用はどれくらいですか？
導入期間や費用は、システムの形態や規模、カスタマイズの有無で大きく変動します。
一般的なクラウド型の場合、期間は最短即日から数週間程度です。費用は、初期費用が0円～数万円、月額費用が数千円〜数万円の価格帯が中心となります。
一方、自社向けに開発するオンプレミス型や大規模なカスタマイズを行う場合は、期間は数ヶ月以上、費用は数百万円以上になることも珍しくありません。
まずは自社に必要な機能や規模を固めた上で、複数の事業者から見積もりを取り、比較検討することをお勧めします。
まとめ：最適な施設予約管理システムを選び、業務効率化を実現しよう
手作業での施設予約管理には、問い合わせ対応の負担や人的ミスといった多くの課題が発生します。
予約システムはこれらの課題を解決し、業務効率化はもちろん、利用者の満足度向上にも繋がる有効なツールです。
今回ご紹介した選定ポイントを参考に、まずは自社の課題を整理し、必要な機能や操作性を確かめることから始めてみてください。
