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会議室の予約管理には
ChoiceRESERVEが
選ばれています!

会議室の予約管理に膨大な時間、コストをかけていませんか?自動化により省力できた分、ビジネスを加速することができます。

簡単操作の高機能予約システムで会議室のムダを削減

会議室の予約管理を人手に頼った運用をしていませんか?
複数の社員が同時に調整できない表計算ソフトやその場にいないと対応できないホワイトボードで会議室の予約管理をしていると、人為的なミスで予約重複など重大な機会損失が発生する懸念があります。
会議室の管理や受付支援のツールとして、インストール要らずで予約管理がスグに始められる「会議室予約システム」の導入で総務などの管理部門と利用する社員の便利を手に入れられます。

3つのメリット

管理業務をスリム化

管理業務をスリム化

管理部門からも予約者からも、会議室が空いている時間が「目で見える」状態になり利便性が向上します。社員自身が予約手続きを進められ、総務など間接部門の手を介す必要がなくなります。管理フローがシンプルになり、スムーズな運営管理を実現します。

シンプルな導入

シンプルな導入

特別な設備投資は必要ありません。パソコンへのソフトインストールも不要です。インターネットに接続したパソコンがあれば、すぐに導入可能です。 予約システムの導入はアカウント発行後、管理画面にアクセスするだけ。高価なサーバ代や専任のシステム担当者も不要です。

予約専用だから低コスト

予約専用だから低コスト

会議室や設備の管理に絞った予約システムなので利用者数に制限はありません。グループウエアのように利用者分のアカウントを確保する必要はありません。業務時間や管理担当者の不在など受付人員を気にすることなく予約を受付けられます。PCやスマホでもアクセスできるので社外からの利用も可能です。

便利機能

事前準備もヒアリング

会議室を利用する際、事前準備が万全ならばその会議はスムーズに進行でき有益な時間となるでしょう。管理部門でのセッティングが必要ならば、予約時に事前準備のリクエストをヒアリング。プロジェクターなどの備品から机や椅子のセッティングレイアウトも含めた項目を予約時アンケートを取得できるので受付業務のフォローも可能になります。

見える予約で無駄を省く

常に最新の利用状況がみえるので、急な来客で必要になった会議室も目的にあった部屋をスグに抑えることができます。もちろん会議が長引いた場合に利用延長の手続きも簡単です。 カラ予約を未然に防ぐ予約時間のお知らせメールも自動配信。予約内容がメールにも記されるので口頭でのやりとりも曖昧になることなく、予約のうっかり忘れも防止します

社用車や備品もまとめて管理

会議室や打合せルームなどの施設に加えて、会議室で使う備品(プロジェクターなど)から共有の設備・備品(社用車、パソコンなど)までバックオフィスで必要な管理業務を一元化します。管理担当の所属する業務セクションに関わらず共通した管理フローで運営できるので、利用方法が煩雑になりません。

空きスペースを有効活用

施設の一部を社外の希望者にも開放し、空きスペースの有効利用することも可能です。顧客登録での利用を前提とすれば予約者への事前確認も行え安定した運用を保つことができます。また、利用料金を徴収したい施設についてはオンラインによる事前決済の導入も可能です。

導入事例

社内会議室や施設の予約管理にクラウド型予約システム「ChoiceRESERVE」を導入した企業様からは問題解決ができたとの多くの声をいただいております。

導入の決め手は「スマホで予約」

導入事例 : 某大手不動産の社内会議室・応接室予約

来客のスケジューリングに不可欠な会議室の利用予約。社内イントラからしか会議室の空き状況の確認ができず外出先で即時にアポイントを決定できないと、営業部門から不満の声があがっていました。 クラウド型予約システム「ChoiceRESERVE」ならいつでも予約できる利便性に加え、予約はログイン時に限ることで運用面で不安だったセキュリティ対策も講じられ、導入を決定しました。

時間も場所も気にすることなくスマホを使った簡単な操作で会議室の予約が完了し、その場で打ち合わせのお約束が交わせる。お客様のご都合による打合せ日時の調整も予約変更をその場で手続き、機会損失も減らすことができました。

福利厚生の充実と管理コスト削減に一役

導入事例 : 某大手メーカーの福利厚生施設

福利厚生の一環としてカルチャースクールやスポーツ愛好会の活動に社内の体育館やテニスコートが利用できます。利用は社員だけでなく定年退職者や一部の地域のスポーツ団体にも許可しています。多数の利用希望者がいるため、施設を管理する総務部門の手続き業務のコスト削減のために予約システムの導入を決めました。

予約を利用者自身に登録させることで一次対応の手間が省けました。利用に必要な申請書類の提出などの利用手順やお知らせも予約サイトに掲示できるので、利用に関する問い合わせも減らせ、利用者からは予約しやすくなったと喜びの声を聞いています。

自分のデスクで空き確認 申請の手間も半減

導入事例 : 某大手企業の共用会議室・応接室予約

会議室はグループ企業で共同利用しています。利用予約は会議室に設置された管理表で行ってるので、部門によっては空き状況の確認のためだけにオフィスから離れた会議室まで足を運ばなくてはならず使いにくいさが不評でした。クラウド型予約システム「ChoiceRESERVE」の予約管理カレンダーが予約状況の確認方法としては運用とマッチしていたので、管理画面のみを使った予約管理を導入しました。

空き状況を自分のデスクで確認し上長に利用申請できるので、時間のロスやダブルブッキングといったリスクを減らしながら会議室の利用率はアップするメリットも生まれてきています。

予約管理はもちろん。「それ以上」を。

予約システム一例

会議室予約システムは単に予約管理するだけには留まりません。稼働状況の把握で必要とされる設備の実態が浮き彫りになります。利用実態が明確になれば、社外の会議室利用も考慮しつつ自社に本当に必要な設備が何か、また、あるべき備品の揃え方もイメージできます。最適な設備投資の判断材料のひとつになるのです。
予約システムで自動化できる管理はよりシンプルに、自動化により省力できた分の人の手は、快適なビジネス空間を保つことを手厚くすることができます。

価格に関して

ChoiceRESERVEでは3つのプランとお試し期間を用意しております。
御社の規模や使用状況に応じて最適なプランをご選択ください。

Lite

  • 初期費用:20,000円
  • 月額:10,000円
  • 期間:6ヶ月~

基本機能で予約管理をサポートする簡易プラン

Pro

  • 初期費用:30,000円
  • 月額:20,000円
  • 期間:6ヶ月~

必要な機能を追加できる予約管理システム

Enterprise

  • 初期費用:ASK
  • 月額:ASK
  • 期間:6ヶ月~

大型プロジェクト/大企業向け予約管理ソリューション

様々な予約サービスに精通したプロがご相談を承ります

予約システムに関するご相談・ご不明な点などございましたら、
こちらからお気軽にお問い合わせください。

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