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- イベントやセミナー運営を円滑にし、参加者確保から業務効率化までを実現する予約システムのメリットを解説
- 参加者と主催者双方にとっての使いやすさや、オンライン対応、多機能性といった予約システム選びの重要ポイントを提示
- 多様なニーズに応じたおすすめの予約システム情報を網羅し、最適なシステム選定の選択肢に
イベントやセミナーの予約管理は、参加者リストの作成、入金確認、リマインダーなど多くの事務作業が発生します。
この記事では、2025年最新のおすすめシステム8選を厳選し、それぞれの特徴や料金、サポート体制を比較。さらに、失敗しない選び方や導入のメリットもご紹介します。
イベントやセミナーの業務効率化を目指し、最適な予約システムの選定のご参考にしてください。
イベント予約システムとは？基本からわかりやすく解説
イベント予約システムの概要と基本的な機能をご紹介します。基本機能を理解することで、具体的な導入メリットがイメージしやすくなります。
イベント予約システムの概要
イベント予約システムは、イベントやセミナーにおける参加者の受け入れから管理までを自動化するツールです。導入することで、参加者は手軽にネット上で予約でき、主催者は予約受付けの自動化や顧客管理を一元化できます。これにより、予約の確定やアフターフォローなどの運営業務を効率的に進めることが可能です。
セミナーのWeb受付では、告知ページと申込フォームの構築が簡単に行えます。参加者の受付から予約後のメールフォローアップまで、必要な機能が一括で提供されるため、手動作業によるミス防止や効率向上が実現されます。さらに、受付管理のフローが簡素化されることで、人的リソースに頼りすぎず、セミナーを効果的に管理できるでしょう。
また、顧客情報と申込データを一元管理することで、より効果的な集客方法や企画の改善が可能になります。セミナーの管理・運営のPDCAを効果的に回すことができるため、質の高い講習会やイベントの開催につなげられます。
イベント予約システムの主な機能
イベント予約システムに備わっている一般的な機能は、以下の通りです。
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| 予約受付・管理機能 | オンラインでの予約受付、予約状況の一元管理、重複予約防止など |
| 決済機能 | クレジットカード決済、コンビニ決済、銀行振込など、多様な決済方法への対応 |
| 顧客管理機能 | 参加者情報のデータベース化、過去の参加履歴管理、属性によるセグメント分けなど |
| 自動メール配信機能 | 予約完了通知、リマインダー、キャンセル通知、サンキューメールなど |
| イベントページ作成機能 | イベント告知ページや予約フォームを作成できる機能 |
| 分析・レポート機能 | 予約数、キャンセル率、参加者属性などのデータ分析、イベント運営の改善に役立つレポート出力 |
| オンラインイベント対応機能 | ZoomなどのWeb会議ツールとの連携、参加者へのURL自動送付など |
| 抽選予約・抽選機能 | 抽選申し込み受付、抽選処理、抽選結果の通知など |
イベントやセミナーに予約システムを導入するメリット
イベントやセミナーに予約システムを導入することで、主催者は予約管理の手間を大幅に削減し、参加者はストレスなくイベントに申し込めるようになります。
イベントの予約管理業務を効率化
予約システムの導入により、イベントの予約管理業務が効率的になります。システムは予約を自動で受け付け、定員に達すると自動的に受付を終了します。予約数をみながら手動で予約画面を閉じる手間はなくなり、定員を超えて予約を受け入れてしまう心配もありません。
そのため、大規模なイベントであっても、予約受付・管理のためだけのスタッフの増員は不要です。主催者は人手をかけることなく、多くの参加者を受け入れることができます。
参加者の予約手続きがスムーズに
予約システムは、予約手続きがスムーズになり、参加者の利便性を向上させます。ネットでの予約は24時間いつでも予約可能で、手続きも簡単です。時間や場所の制約がなくなることで、参加者の予約のハードルが低くなります。
また、「キャンセル待ち機能」は参加者の満足度向上に貢献します。参加者は簡単な手順で満席時の待機リストに登録でき、キャンセルが発生した際には、迅速に空き枠情報を受け取ることが可能です。これにより、参加者は満席時でも参加できるチャンスを待つことができます。
決済の手間を削減
多くの予約システムには「オンライン決済機能」があります。これにより、参加者は予約と同時に支払いを終えることができます。オンライン上での事前決済手続きは迅速かつ安全なため、参加者は当日の支払いの手間が省け、安心してイベントへの参加を楽しむことができます。
また、事前決済の採用はドタキャン防止にも効果的です。参加者はイベント前に支払いを終えるため、参加のコミットメントが高まります。これにより、突発的なキャンセルが減少し、イベントへの参加者数をより確実に確保できるようになります。
イベント運営改善に役立つ情報収集が可能
予約システムには、参加者の情報を一元管理する機能があります。姓名や電話番号、性別などの基本的な顧客データや、過去の参加履歴などの管理が可能です。収集された顧客データを効果的に抽出できれば、サービスの見直しや業務の改善に役立てることができます。
また、一部の予約システムではGoogleアナリティクスやアフィリエイトなどと連携できるので、アクセス解析による詳細な分析データを取得することもできます。これにより、主催者は参加者の行動や嗜好に関する深い理解を得られ、次回のイベントの企画や運営に活かすことができます。
キャンセル・変更対応の自動化による業務負担軽減
電話やメールによる個別連絡、予約情報の更新といった手作業でのキャンセル・変更対応は、手間がかかる上に運営者の大きな負担となりがちです。また、聞き間違いや入力ミスなど、人的なミスが発生する原因にもなります。
予約システムを導入すれば、参加者自身がオンラインでキャンセル・変更手続きを行えます。これにより、運営側は手作業による管理から解放されるでしょう。
加えて、自動通知機能によって関係者への情報共有もスムーズになります。キャンセルが出た場合もリアルタイムで空き枠が自動調整され、機会損失を防ぎます。システムが予約情報や顧客情報を自動で更新するため、常に最新の情報を保つことができ、ダブルブッキングなどのトラブルを未然に防ぐことが可能です。
このように、予約システムの導入は、業務負担を減らすだけでなく、参加者の利便性を高め、イベント運営全体の質と効率を向上させる重要な要素となります。
イベント向け予約システム選びで失敗しないためのポイント
予約システムを選ぶ際には、使いやすさ、オンラインイベント対応、アンケート機能、外国語対応やサポート体制など、イベントやセミナー運営にとって重要なポイントをご紹介します。
システムの使いやすさと操作性
イベント向けの予約システムを選ぶ際、使いやすさは非常に重要です。
特に、イベント期間中に一時的に雇用するスタッフがシステムを操作する場合、操作が複雑だとトレーニングに時間がかかり、結果的に運営効率が落ちてしまう可能性があります。
そのため、直感的で分かりやすいシステムを選ぶことで、スムーズな運営に繋がるでしょう。
オンラインイベントへの対応可否
ZoomやGoogle Meetといったオンライン会議ツールの普及により、オンラインイベントの開催も増えました。オンラインイベントを企画する際は、予約システムがこれらのツールと連携できるかを事前に確認しておくと良いでしょう。
外部サービスと連携できれば、業務効率化に繋がります。例えば、予約確認メールやリマインダーメールに、事前に設定したURLや参加者ごとに自動発行されたURLを自動で挿入可能です。これにより、手作業でのURL挿入の手間を削減し、主催者はオンラインイベントでも参加者がスムーズに参加できる環境を構築できます。
アンケート機能の充実度
展示会や講演会などのイベントでは、参加者からの質問やリクエストは貴重な情報となります。予約システムに「アンケート機能」が備わっていれば、予約受付時に参加者からの事前アンケートを専用フォームを通じて簡単に収集できます。
収集した参加者の意見や要望は、イベント当日の提案に活かしたり、マーケティング分析に活用して今後のイベントの改善ができるでしょう。
顧客管理の有無
繰り返し開催されるイベントや会員限定のイベントを運営する場合、顧客管理がある予約システムであることがポイントになります。例えば、過去の参加履歴に基づき、興味を持ちそうな次回イベントの案内をパーソナライズして送ることで、顧客ロイヤリティを高められます。また、参加者属性や傾向を分析し、ターゲット層に合わせたイベント企画などに役立てることも可能です。
さらに、参加者リスト作成や受付時の本人確認が効率化され、トラブル時の連絡もスムーズに行えます。システム選定時には、取得できる情報種類、検索・絞り込み機能、CRMとの連携可否などを確認しましょう。
外国語対応や多言語対応の必要性
展示会や国際的なイベントでは、外国語対応は欠かせません。予約システムが複数の言語に対応していることは、異なる言語圏からの参加者と円滑なコミュニケーションを可能にし、イベントの国際化に貢献します。
費用対効果と料金プランの確認
予約システム導入にはコストがかかりますが、単に安価なシステムを選ぶのではなく、費用対効果を総合的に判断することが重要です。手作業による人的コストや、参加費の未回収など、現状の課題を把握しておくと良いでしょう。
料金プランの確認では、月額固定費に加え、初期費用、従量課金制の有無、決済手数料、オプション料金などを細かくチェックする必要があります。プランごとの制限や最低利用期間、サポート体制の費用などを事前に確認し、トータルでかかる費用を把握することが大切です。
これらの点を比較をしながら、自社に最適なシステムを選定しましょう。
サポート体制の充実度
イベント予約システムを選ぶ際、機能や費用に加えて、サポート体制の充実度は大切なポイントです。特にシステム導入が初めての場合やITに不慣れな担当者がいる場合、安心して利用できるサポートの有無が重要となります。
電話、メール、チャットなど多様な問い合わせ方法があるか、サポート時間は自身の運用時間と合致しているかを確認しましょう。さらに、操作方法から設定相談、トラブルシューティング、導入・移行支援まで、サポート範囲がどこまでカバーされているか事前に確認することで、導入後の運用を円滑にし、安心してイベント運営に集中できるでしょう。
イベントやセミナーにおすすめの予約システム
イベントやセミナー主催者にとって、スムーズな参加者受付と効率的な予約管理は重要です。ここでは、そのニーズに応えるおすすめの予約システムを紹介します。
※詳細は各サービスサイトをご確認ください。
Tsudle
「Tsudle（ツドル）」は、企業や団体で主催・運営される、イベント・セミナー・研修の予約受付・管理を「ウェブ化・効率化・仕組化したい」プロジェクト責任者を支援するイベント予約管理システムです。
イベントの定期開催や複数拠点開催にも適しており、予約の一元管理にて業務効率化を図れます。
特徴
- 顧客のブランド体験に寄り添い、安心して業務フローに組み込める
- ブランド独自のイベントカレンダー/一覧 & 予約フォームがつくれる
- 予約データや運用状況を踏まえ、継続的にイベント企画や予約管業務を向上させていける
- 抽選機能がある
料金/プラン
要問合せ
▼参考
https://yoyaku-package.com/tsudle/
ChoiceRESERVE
「ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）」は、企業が抱える予約に関する様々な課題に対応するクラウド型（ASP/SaaS）の予約管理システムです。
イベントやセミナーの予約管理の業務を改善し効率化することで集客・開催・フォローのスピードアップを狙えます。
特徴
- ISO/IEC 27001:2013およびISO/IEC 27017:2015に基づくISMS認証およびISMSクラウドセキュリティ認証を取得
- 専門の予約管理のノウハウをもつチームによる充実したサポート体制
- 大手企業の導入実績多数
料金/プラン
初期費用：33,000円
月額：22,000円
※月間受付数に応じて従量課金が発生します
※サービス内容、ビジネスの課題、規模、運用方法に応じた最適プランを提案する「Enterprise」プランに関しては要問合せ
RESERVA
「RESERVA（レセルバ）」は、予約受付から集客までを自動化するサービスです。登録事業者数は26万社で、国内最大級の導入実績を誇ります。
特徴
- 260,000社以上が利用
- 350以上の業種に適用可能
- 永久に無料利用できるフリープランあり
料金/プラン
フリー：0円
ブルー：月払い4,950円（年払い3,850円）
シルバー：月払い8,800円（年払い6,600円）
ゴールド： 月払い17,600円（年払い13,200円）
エンタープライズ：月払い 30,800円（年払い23,100円）
スイート：月払い 61,600円（年払い46,200円）
※すべて税込み
AirRESERVE
「AirRESERVE（エアリザーブ）」は、予約業務を簡素化し、毎日の作業を効率的に行うための予約システムです。様々な業種や企業に利用され、大手銀行やクリニック、学校などでも採用事例があります。
特徴
- シンプルな操作性
- AirペイやAirレジなどのビジネスツールと連携
- 低コスト
料金/プラン
フリー：0円
ベーシック：5,500円／月、初期費用5,500円
スタンダード： 11,000円／月、初期費用22,0000円
プレミアム：要問合せ
※すべて税込み
freee予約
「freee予約」は、スマートフォンアプリを通じて手軽に利用できる予約システムアプリです。プランによる予約の件数の上限や機能の制限がなく無料で使えるため、スモールビジネスでも予約システムのメリットを実感できます。
特徴
- スマホ一つで全てが可能
- 簡単な操作
- 多様な業種への対応
料金/プラン
Starterプラン：￥0/月
Businessプラン：￥3,180/月
※月払いは ¥3,980/月
STORES予約
「STORES（ストアーズ）予約」は、予約業務をスマートに解放し、事業者が本業に集中できるよう支援するサービスです。様々な業種や用途に対応し、累計導入社数が15万以上と多くの企業に利用されています。
特徴
- 5店舗以上の管理もスムーズ
- 様々な業種に対応
- LINEやGoogleカレンダーなど外部連携
料金/プラン
フリープラン：0円
スモールプラン：年契約税込月額9,790円、通常価格(税込月額) 12,980円
チームプラン：年契約税込月額19,690円、通常価格(税込月額) 22,880円
ビジネスプラン：年契約税込月額28,600円、通常価格(税込月額) 31,790円
エンタープライズ：年契約税込月額66,000円、通常価格(税込月額) 77,000円
SuperSAAS
「SuperSaas（スーパーサーズ）」は、多業種・多言語に対応した完全セルフ型の予約システムです。34言語・26通貨に対応しており、世界規模のビジネスが可能です。
特徴
- 世界中で190,000を超える企業に利用されている
- 柔軟なカスタマイズ性
- 34言語に対応
料金/プラン
無料版：無料（※無料版は非商用利用のみ可）
¥1,000プラン：1,000円
¥2,000プラン：2,000円
¥3,000プラン：3,000円
¥4,000プラン：4,000円
¥5,000プラン：5,000円
※その他「上位パッケージ」あり
SelectType
「SelectType（セレクトタイプ）」は、多岐にわたる業種・業態に対応した包括的な予約システムを提供しています。
特徴
- 170種類以上から選べる豊富なテンプレート
- 多様な業種に対応
- 多機能
料金/プラン
フリー： 0円
ベーシック：1,650円/ 月
プロフェッショナル： 3,300円/ 月
プレミアム： 11,000円/ 月
※すべて税込み
おすすめのイベント予約システム比較表
イベント予約システムの比較表です。
※詳細は各サービスサイトをご確認ください。
| システム名 | 特徴 / おすすめのユーザー | 料金・プラン体系（初期費用 / 月額費用） | 無料トライアル | サポート体制 |
|---|---|---|---|---|
| Tsudle |
|
初期費用：要確認 月額費用：要確認 |
– | 電話/メールサポート：あり |
| ChoiceRESERVE |
|
Aコース：33,000円 / 22,000円 Bコース：33,000円 / 44,000円 Cコース：33,000円 / 88,000円 ※すべて税込み |
あり（2週間） | 電話/メールサポート：あり（詳細時間等は要確認） 導入コンサルティング：プランによりあり |
| RESERVA |
|
フリー：0円 / 0円 ブルー：0円 / 4,950円（年払い3,850円） シルバー：0円 / 8,800円（年払い6,600円） ゴールド：0円 / 17,600円（年払い13,200円） エンタープライズ：0円 / 30,800円（年払い23,100円） スイート：0円 / 61,600円（年払い46,200円） ※すべて税込み |
あり（フリープラン） | 電話、メール（プランにより異なる） |
| AirRESERVE |
|
フリー：0円 / 0円 ベーシック：5,500円 / 5,500円 スタンダード：22,000円 / 11,000円 プレミアム：要問い合わせ ※すべて税込み |
あり（フリープラン） | メール、電話、オンラインサポート（プランにより異なる） |
| freee予約 |
|
Starterプラン：0円 / 0円 Businessプラン：0円 / 3,980円（年契約3,180円） |
あり（Starterプラン） | チャット、メール、電話、ヘルプセンター対応 |
| STORES予約 |
|
フリー：0円 / 0円 スモール：0円 / 12,980円（年契約9,790円） チーム：0円 / 22,880円（年契約19,690円） ビジネス：0円 / 31,790円（年契約28,600円） エンタープライズ：0円 / 77,000円（年契約66,000円） ※すべて税込み |
あり（フリープラン） | 導入・運用支援サポート（オンラインまたは電話）、契約後Zoomサポート |
| SuperSAAS |
|
無料：0円 / 0円 ¥1,000：0円 / 1,000円 ¥2,000：0円 / 2,000円 ¥3,000：0円 / 3,000円 ¥4,000：0円 / 4,000円 ¥5,000：0円 / 5,000円 ※その他「上位パッケージ」あり |
あり（無料版） | セルフサービス（設定・電話サポートなし） |
| SelectType |
|
フリー：0円 / 0円 ベーシック：0円 / 1,650円 プロフェッショナル：0円 / 3,300円 プレミアム：0円 / 11,000円 ※すべて税込み |
あり（フリープラン） | 問い合わせフォーム |
イベント予約システム導入のよくある質問（FAQ）
イベント予約システムの導入を検討する際によくある疑問をまとめました。集客プラットフォーム型サービスとの違いや、導入から予約開始までの流れ、オンラインイベントへの対応機能など、導入前に知っておきたいポイントを解説します。
Q. 集客プラットフォーム型予約との違いはなんですか？
イベントの目的や規模、ターゲット、そして運営体制によって最適な選択肢は異なります。
「自社で顧客を囲い込み、リピートに繋げたい」「ブランドイメージを統一したい」場合は、イベント予約システムが適しています。
「とにかく多くの人にイベントを知ってもらい、新規参加者を集めたい」場合には、集客プラットフォームが効果的です。
また、集客プラットフォームで新規顧客を集めつつ、イベント予約システムで既存顧客の管理を効率化するといった併用も選択肢の一つとなります。
| 項目 | イベント予約システム | 集客イベント予約 |
|---|---|---|
| 主な強み | 自社サイトでの一元管理、顧客データの詳細管理、ブランド統一、柔軟なカスタマイズ | 集客力（プラットフォーム内での拡散）、告知の手軽さ、新規顧客獲得 |
| 料金体系 | 月額費用や初期費用が主。予約数や機能に応じた従量課金の場合も ※決済手数料は別途発生 |
基本無料から利用可能だが、チケット販売手数料が発生する場合も |
| 顧客データ | 自社で直接管理・活用可能（リピーター施策、CRM連携など）。詳細な顧客分析が可能。 | プラットフォームにデータが紐づくため、直接的な顧客データの活用には制限がある場合が多い |
| ブランド | 自社サイトに組み込むことで、イベントや企業のブランドイメージを統一し、顧客体験を向上できる | プラットフォームのデザインに依存。 集客力は高いが、自社ブランドの訴求力は限定的 |
| 運用工数 | 初期設定や運用ルール構築に工数がかかる場合があるが、一度構築すれば長期的な業務効率化に繋がる | イベント告知から販売まで比較的短期間で開始できる |
| 利用目的 | ・既存顧客のリピート参加を促したい ・自社ブランドを前面に出したい ・顧客データを戦略的に活用したい ・定期的にイベントを開催する |
・新規顧客を広く集めたい ・単発のイベントで手軽に集客したい ・告知にかける時間や費用を抑えたい |
Q. 予約システム導入後、実際に予約が入るまでの流れを教えてください
イベント予約システム導入後、実際に参加者からの予約を受け付けるまでの一般的な流れは以下のステップです。
システムアカウントの作成と初期設定
利用する予約システムの無料プランまたは有料プランを契約し、アカウントを作成します。次に、企業・団体情報、連絡先、担当者情報などの基本的な初期設定を行います。
イベント情報の登録と予約ページ作成
開催したいイベントの名称、日時、場所（オンライン/オフライン）、定員、料金、詳細内容、注意事項などをシステムに登録します。この情報に基づいて、参加者が予約するウェブページ（予約フォーム）が自動的に生成されます。写真や動画を追加して、魅力的なページに仕上げることも重要です。
決済方法の設定（必要な場合）
イベントを有料にする場合は、クレジットカード決済、銀行振込、コンビニ決済など、対応したい決済方法を設定します。決済代行サービスとの連携が必要になる場合が多いです。
予約受付ルールの設定
予約の締め切り日時、キャンセル規定、予約可能期間、自動返信メールの内容（予約完了通知、リマインダーなど）など、運用に必要なルールを細かく設定します。
予約ページの公開と告知
作成した予約ページのURLを、自社のウェブサイト、SNS（X、Facebook、Instagramなど）、メルマガ、ブログなどで告知し、参加者を募ります。QRコードを生成して印刷物やチラシに掲載する方法も有効です。
予約の受付開始と管理
参加者が予約ページから必要事項を入力し、予約を完了すると、システムが自動で情報を管理します。予約状況は管理画面でリアルタイムに確認でき、参加者への自動返信メール配信などもシステムが行います。
Q オンラインイベント対応の予約システムは具体的に何ができる？
オンラインイベント対応機能とは、ZoomやGoogle MeetなどのWeb会議ツールを利用したオンライン形式のイベント開催を、予約システム上でスムーズに実現するための機能群を指します。具体的には、以下のようなことができます。
Web会議URLの自動発行・連携
イベントが予約された際、参加者専用のWeb会議URLをシステムが自動で発行したり、事前に設定したURLと紐付けたりします。これにより、手動でURLを共有する手間が省けます。
参加者へのURL自動送付
発行されたWeb会議URLを、予約完了メールやリマインダーメールに自動で記載し、参加者へ送付します。これにより、主催者はURLをメールで個別に配信する手間が削減されます。
イベント開催直前のリマインダー
イベント開始前（例：1時間前や15分前）に、参加者に対してWeb会議URLを再度通知するリマインダーメールを自動で送信できます。参加者の予約忘れを防ぎ、直前のキャンセル防止にもつながるでしょう。
参加者情報の管理と紐付け
オンラインイベントに参加した顧客の情報も、通常のイベントと同様にシステム内で一元管理できます。これにより、後続のフォローアップや別のオンラインイベントへの案内などに活用も可能です。
自社のイベント運用に最適な予約システムを見つけましょう
イベントやセミナーを効率的に運営するには、予約システムの導入は重要です。サービスごとに特徴が異なるので、自社の要件に最適な選択が求められます。
予約システムの使いやすさ、オンラインイベントへの適応力、アンケート機能の有無、外国語対応などが、柔軟な選定の際に重要なポイントです。
これらの要素を総合的に検討しながら最適な予約システムを選び、円滑なイベント運営へとつなげましょう。
予約システムについてもっと知りたい方はこちらをチェック！
この記事を読んでChoiceRESERVEに少しでもご興味をお持ちいただけましたら、以下をご参考ください。
