貸し会議室の運用時は予約システム導入がカギ！
おすすめの選び方や具体的なサービスを紹介

貸し会議室の運用においては、現場での人員配置を最低限にして利益を最大化するためにも、効率を重視した仕組み作りが重要です。予約受付の仕組みを完全自動化しておくことは貸し会議室運用を効率化する大きなポイントだといえます。予約処理だけでなく、関連業務も含めて一元管理できる予約システムを導入することで、より効果的な運用を期待できるでしょう。

この記事では、貸し会議室運用に向いている予約システムの特徴や貸し会議室の需要が増えている背景、運営のポイントなどをご紹介します。

貸し会議室の需要が増えている背景

昨今、貸し会議室の需要が増えており、この流れは今後も強まるといわれています。貸し会議室は自社にスペースがない企業のニーズや、一時的に大人数の会議を催すニーズなどに応える施設として古くから活用されている存在です。新型コロナウイルス感染症拡大の頃は需要の落ち込みがあったものの、その後は順調に伸びを見せています。その背景には、時代の移り変わりが反映されたものもあるようです。

テレワークやフリーアドレスの普及

働き方改革が叫ばれ、ワークライフバランスに注目が集まっている環境下において、従来型のオフィスに集まって業務を遂行する勤務形態は必ずしも絶対的なものではなくなっています。出社しないで働くテレワークや、固定のデスクを使わないフリーアドレスといった自由な働き方が普及しており、貸し会議室はそうしたワーカーの拠点としての便利さが受けているようです。

また、テレワーク中の会議をオンラインで実施するケースが少なくないとはいえ、どうしても集まらなければならない議題もあり得ます。しかし、テレワークが進んでいるためオフィスへの集合が現実的ではないケースも見受けられます。そこで重要な選択肢となっているのが、都合のよい場所で借りられる貸し会議室です。

コワーキングスペースの流行

テレワーク中に業務を実施する場所として第一に思い浮かぶのは自宅でしょう。しかし、自宅が狭くて仕事部屋の確保ができない、生活音の関係で仕事に向かないといった問題もあります。そんなときに活用されている流行の解決策にコワーキングスペースがあります。

コワーキングスペースは個室になっているレンタルオフィスやシェアオフィスとは異なり、オープンスペースが多い施設です。無関係の人たちが見えるフロアで思い思いの仕事をする形になっていることから、その場で自社のリモート会議に参加するには無理があります。貸し会議室を用意することで、コワーキングスペースを利用している社員が会議に参加しやすくなるでしょう。

コロナ禍を経てのオフィス縮小

新型コロナウイルス感染症の拡大は、一時的に貸し会議室の需要を後退させた面があります。しかし、一方でその後の需要拡大の一因になっている点も見逃せません。それがオフィスの縮小です。感染予防のためにテレワークを導入した企業の中には、出社する社員の減少に合わせてオフィスを縮小したケースが少なくないようです。とくに会議室は、人が集まらないため縮小の対象になりやすいスペースだったといえます。

コロナ禍が終息するとテレワークを廃止または限定的なものとし、出社に切り替える企業が増えましたが、そこで問題となったのがスペース不足です。素早くスペースを確保する手段として、貸し会議室に注目が集まっています。

このように、貸し会議室に対する関心、需要がアップしている中、当然のように貸し会議室ビジネスも広がりを見せており、ライバルに勝つためには商機を逃がさない仕組み作り、予約システムの構築が大切です。

貸し会議室の運営時に大切なポイントは？

利用者に選んでもらえる貸し会議室、リピーターを増やせる貸し会議室を経営するためにはどのような運営をすべきなのでしょうか。運営以前の話として立地が良いことは大前提です。人や企業が多くいる場所、交通アクセスのよい場所でなければ、成長する貸し会議室ビジネスは見込みにくいでしょう。

しかし、好立地というだけで成功が約束されるわけではありません。ここでは運営時に大切なポイントを4つ解説します。

設備と備品の適切な管理

会議室として通常備わっているべき設備や備品は欠かさず用意しましょう。会議用テーブルにはラウンド型や長机などがあり、椅子にも背もたれや肘掛け付きもあればパイプ椅子もあります。想定するターゲットに応じた選択が重要ですが、一般的には使い心地がよいものを選ぶべきだといえるでしょう。

ホワイトボードや大画面モニター、プロジェクターとスクリーン、手元のモニターや広さによっては音響設備など、施設に応じた設備や備品を準備します。テレワーク中のメンバーや他拠点とつなぐためのインターネット環境、電子機器を利用するための電源と周辺機器、司会者や発表者用の演台なども貸し会議室に欲しいアイテムです。

効率的な集客

立地もよく設備や備品にも抜かりがないとなれば、次のポイントは効率的な集客です。集客に手間取るようでは成功が難しくなってしまいます。効率的な集客に欠かせないのが広告宣伝と予約システムです。

広告宣伝は貸し会議室の存在を知ってもらうために活用します。従来型のメディア広告に加え、インターネット広告やSNSでの発信、利用者の口コミなどが重要な役割を担っているといえるでしょう。もちろん、詳細な情報を伝えつつ、見込み客を誘引するオウンドメディア・公式サイトも外せません。SEO対策に加え優良なコンテンツを投入することも忘れないようにしましょう。

予約システムはさまざまな業種の見込み客に、手間なく申し込んでもらうために必要なツールです。電話やファクシミリといった予約方法も残しつつ、いつでも簡単に予約してもらえるだけでなく、予約業務や管理業務全般に活用可能な予約システムは、貸し会議室の満室を目指す運営に欠かせないといえます。

利用状況のリアルタイム把握

貸し会議室の運営は集客して終わりではありません。利用状況をリアルタイムで把握する必要があります。正確な状況把握ができていないと、空室がそのままになってしまったり、ダブルブッキングが発生してしまったりといった問題が起こり得ます。アナログ的な手法による利用状況の把握、管理には限界がありますが、予約システムを活用すれば適切な運営を自動化できるでしょう。

適切なタイムマネジメントで稼働率向上

空室やダブルブッキングの問題は、注意していれば防げるから予約システムまで導入する必要があるのかといった疑問があるかもしれません。しかし、予約システムはタイムマネジメントにも適しています。時間通りの効率的な運営をアシストする機能を活用することで、事業の拡大も見込めるでしょう。

アナログ的な管理をしている場合、予定時刻を過ぎても退室していない利用者に気付かない可能性があり、次の予約に影響を及ぼし、結果的に稼働を下げてしまうなど、非効率な運営につながりかねません。

貸し会議室向け予約システムの選び方

貸し会議室の運営に威力を発揮する予約システムですが、より効果的な運営を行うにはどのシステムを選ぶかが重要です。ここでは適切な予約システムの選び方を解説します。

急な予約・急なキャンセルの際の自動調整

予約にキャンセルはつきものです。急なキャンセルが生じた際の調整が自動でできる予約システムなら、空予約で空室のままの会議室を手間をかけずに貸し出しに回せ、稼働率の低下を防ぐとともに機会損失を防げます。

在庫管理への対応

貸し会議室の設備や備品の在庫管理を予約と一元化して管理できれば、業務効率のアップにつながります。アイテム数や数量が多いほど在庫管理に対応した予約システムが役立つでしょう。当該システムそのものに在庫管理メニューがなかったとしても、既存の在庫管理システムや導入予定の在庫管理システムとの連携が可能なシステムなら有力な選択肢となります。

外部カレンダーへの連携

外部のカレンダーアプリと連携できる機能がある予約システムなら、予約手続きだけでなく日程調整も容易にできる点もメリットといえます。連携可能なアプリの種類を確認したうえで選ぶことが重要です。

集客向上を期待できる機能

集客と予約は密接な関係にあります。集客向上に使える機能が備わっているか否かは、予約システムの選び方として大きなポイントです。たとえば、SNS連携やメール配信機能によるキャンペーン告知や、顧客管理機能を活用したマーケティング、リピート客の育成などがあります。

タブレット表示への対応

タブレット表示に対応した予約システムでは、会議室前に設置したタブレットに満室・空き室の別や終了時刻などを表示できます。さらに、予約システムによってはタブレットによる入退室の操作や予約操作も可能です。

リアルタイムな稼働状況確認

すでに述べたように、リアルタイムでの稼働状況の把握は重要であり、予約システムの選び方として外せない機能だといえるでしょう。

▼参考

施設・会議室・設備の予約管理システムで
予約管理の人員削減| ChoiceRESERVE

貸し会議室の運営に最適！ おすすめ機能がある予約システム10選

予約システムは数多く、具体的にどれを選べばよいのか迷ってしまうこともあるでしょう。ここでは貸し会議室の運営に最適なおすすめ機能がある予約システム10選について、提供元の社名や主な特徴、会議室運営で特に活用できる代表的な機能や料金プランをご紹介します。

ChoiceRESERVE

・公式サイト：https://yoyaku-package.com/

SmartRooms

・公式サイト：https://www.uchida.co.jp/it/products/smartrooms/

リザエン

・公式サイト：https://www.riza-en.jp/

Biz Room

・公式サイト：https://www.panasonic.com/jp/business/its/conference.html

RoomLead

・公式サイト：https://www.utnet.co.jp/roomlead/meeting_room/

Touch-mee

・公式サイト：https://www.touch-mee.net/

RESERVA

・公式サイト：https://reserva.be/

スマート空間予約

・公式サイト：https://www.smartkaigisitsu.net/

Colerkrew Biz

・公式サイト：https://colorkrewbiz.com/?source=portal_top

予約ルームズ

・公式サイト：https://rooms.receptionist.jp/

貸し会議室の予約受付時は「決済方法」も重要

貸し会議室の予約は会議やセミナーの開催など、企業として申込みを行うケースだけでなく、個々の社員が会社を経由せずに予約するケースなどさまざまです。そのため、請求・決済方法が1種類では想定されるパターンに対応できない可能性があります。

たとえば、クレジットカード決済にしても企業としての予約であれば事前決済を、その他の場合は店頭決済といった使い分けが重要です。また、決済手段も複数あったほうが多くのニーズに応えられるでしょう。

ニーズに応じて料金プランを選べることも重要！

貸し会議室のニーズは年間を通じて同じとは限りません。たとえば、新人が入ったり、人事異動があったりで、新体制となるケースが多い4月は会議室の需要が増える繁忙期です。一方で、長期休暇が珍しくない夏季や年末年始は閑散期といったように、利用のピークには波があります。

プランを選ぶ際に年間予約件数を月平均で割るよりも、実際に見込まれる各月の予約件数にマッチする選択ができれば無駄なコストを抑えられて有利です。したがって、柔軟な対応で料金プランの変更や必要なオプションの切り替えができるサービスだと便利に使えます。細かい料金設定を確認する際には、納得するまで問い合わせることが重要です。

貸し会議室の予約システムの構造をデモサイトでチェック！

予約システムに限らず、システムやツールの類は実際に使ってみないと良否の判断ができないケースが多いといえるでしょう。サービスによっては無料のお試し期間を用意しているケースがありますが、もっと簡単に使い勝手を判断する方法としてデモサイトの活用が考えられます。デモサイトの利用時には、念のため利用規約を確認しておきましょう。

予約管理システム「ChoiceRESERVE」には、ログイン不要で誰でもアクセスできるデモサイトが用意されており、使い勝手のイメージをつかむことが可能です。一例として、ChoiceRESERVEで作成された貸し会議室向けのデモサイトを紹介します。

まず目に飛び込んでくるのが、写真付きで部屋の様子がわかる会議室の紹介部分です。定員の人数と利用料金が見やすく示されています。同時に駅から5分の好立地というキャッチコピーも添えられており、ユーザーの離脱を防ぐ効果を期待できそうです。

予約に関する項目では、予約日がカレンダー型式で場所がプルダウン型式といったシンプルな選択式になっており、ユーザーは悩むことなく操作できます。個別の会議室を選択すると、日別・時間別の枠が表示され、予約可能かどうかが背景色でわかるため、予約したい枠が空いていればクリックして案内にしたがって進むだけで予約できる簡単操作です。

ChoiceRESERVEは会議室に特化した予約システムではないものの、数多くの業種にマッチした予約システムとして培った経験とノウハウが活かされているといえるでしょう。

貸し会議室に適した予約システムで運用を効率化！

貸し会議室の運営・運用には設備や備品の用意と管理、効率的な集客、利用状況のリアルタイム把握やタイムマネジメントといった重要なポイントがあります。ポイントを外さない運用を行うには、予約システムによる自動管理が有効です。「数ある予約システムの中からどれを選べばよいのか」「貸し会議室の運用には会議室専用のシステムがよいのではないか」との考えもよいでしょう。

一方で、多くの業種に導入されてきた予約システムには、長年の運営で蓄積された予約に関するさまざまなノウハウが活かされたものがあります。比較検討の際にはデモサイトなどを活用し、自社の貸し会議室運用にとって適した予約システムを導入し、効率的な運用を目指しましょう。