セミナー申し込みを「フォーム」で受付すればメリット大！
作成のポイントや方法をご紹介

セミナーやイベントの申し込み受付では、セミナーの内容を魅力的に伝えたうえで、気軽に申し込みしてもらえるような仕組みを構築することが大切です。
受付の仕組みとして「申し込みフォーム」を活用すれば、開催者側の業務負担を軽減しつつ、参加者へも利便性を提供できるためメリット大です。

本記事ではセミナー開催時の申し込みフォーム活用について、考え方や作成方法を含めてご紹介します。

セミナー申し込みを「フォーム」で受付するメリット

「フォーム」とはつまり、Webサイト上であらかじめ案内事項などが表示されたうえで、用意されている項目（設問）を順に入力していくことで申し込みが完了できたり、アンケートに回答できたりする仕組みのことです。

このフォームでセミナー申し込みの自動受付をおこなうと、以下のようなメリットが得られます。

セミナー申し込みの敷居を下げられる

セミナー参加を検討している利用者としては、資料などでセミナー内容や日程などを詳しく確認しつつ、時間があるときにじっくり検討して参加を決めたいものです。

しかし電話受付や店頭受付の仕組みしか用意されていない場合には、決まった営業時間内に申し込みをする必要があり、また開催側の担当者と直接やりとりをしながら申し込みをおこなうため、どうしても「じっくり検討する余裕がなさそうなので、また気が向いてから考えよう」という心理が働き、問い合わせや申し込みをすること自体にハードルの高さを感じてしまいがちです。

しかしWeb上の申し込みフォームであれば、利用者は24時間いつでも好きなときに画面上の情報を見てじっくり検討しつつ申し込みできます。

申し込み手続き自体は、決まった項目に沿って簡易的に入力していくだけで済むため、例えばメールのように「丁寧に連絡しなきゃ」といった心理的負担もまったくなく、思い立ったときに気軽に申し込みすることができます。

検索エンジンからの流入で集客効果を得られる

Web上の申し込みフォームや、そのフォームへの誘導となる企業の公式サイトなどは、特別な設定をしていないかぎりは検索エンジンのクロール対象（Googleなどの検索結果にリストされる対象）となります。

そのため、検索してもらえそうな、ターゲットの興味に直接つながるような情報を公式サイトやWebフォーム上で掲載しておけば、検索エンジンからの流入でセミナーの存在を知ってもらえ、興味を持ってもらえる可能性が高まります。

回答がそのままデータとなるため管理業務が効率化できる

申し込みフォームで申込者が入力した情報は、当然のことながらそのまままるごとデジタルデータとなるため、転記の必要なしに様々な業務システムでそのまま取り扱えます。

セミナーの運営管理、関連業務などにおいて人力作業の必要性やミスの発生を大幅に低減できるでしょう。

セミナーの申し込みフォームを作る際の考え方

実際に自社のセミナーで申し込みフォームを作るとなると、どのようなことから考えていけばよいでしょうか。

ここでは一例として、大まかな考え方を流れとともにご紹介します。

フォームで回答してもらう項目を検討する

まずは、フォーム上で申込者にどのような項目を入力してもらうかたちとするか、内容や項目数などを含めて検討します。

入力開始から申し込み完了まであまりにも項目数が多いと、ユーザーとしてはフォームをざっと見ただけで億劫に感じ、「また次の機会にしよう」と躊躇されてしまうかもしれません。そこで、セミナーの受付や、その後の各種案内といったアクションに必要となるようななるべく最低限の項目に絞って設問を検討します。

例えば申し込みとあわせて参加者からの自由質問を募りたいような場合などには、申し込み手続きそのものとは別途として、アンケートフォームへのリンクを貼っておいて協力可能な方のみそちらへもアクセスしてもらう、というかたちにしておくのも有効です。

回答フォームを作成する

フォームに用意する項目を決定し、実際にフォームを作成していきます。項目ごとに、例えば氏名や連絡先などは必須項目としての設定（未入力のままでは申し込み完了できない設定）をしておき、希望日選択はクリックで選べる形式に、入力の仕方が分かりづらそうな箇所には入力例を添え、数値の入力に限定したい箇所には半角入力設定をしておく……など、必要に応じて細かなフォーム調整をしておきます。

信頼して入力してもらうため、個人情報の取扱い表示もおこなう

セミナー申し込みではほとんどの場合、参加者の氏名や連絡先、職業や企業名といった個人情報を入力してもらうことになります。そのため、申し込み時に不安を感じさせず、信頼して情報を入力してもらえるように個人情報取り扱いについてフォーム内で明示しておきます。

今回入力してもらう個人情報を、自社がどのような業務・目的・案内のみで取り扱うのかをあらかじめ決定し、その旨を記しておきましょう。

セミナーの内容を分かりやすく伝えるためのランディングページも用意する

申し込みフォーム自体は極力シンプルな作りにしておいて、セミナーの内容や魅力については、別途ランディングページを用意してそちらで伝えます。

既にセミナー紹介用の公式ページがあればそちらを利用してもよいですし、なければ新たに作成し、SEO対策を施したうえで申し込みフォームへの誘導も盛り込んでおきましょう。

見やすさ・回答しやすさの面でフォームの体裁を整える

最後に、申し込みフォームの全体的な体裁を見直し、必要に応じて整えておきます。

セミナーに興味を持ってくれた人がすんなり申し込みを終えられるようになっているか、回答する項目順が不自然だったり分かりづらかったりする部分はないかなどをチェックしておきましょう。

また、入力してもらいたい項目として、どうしても一定数以上の項目が必要になり、画面を大きくスクロールするほどのボリュームになってしまっている場合には、適宜ページ分けなどをおこない、少しでも入力の心理的負担が少なくなるよう工夫するとよいかもしれません。

フォームを公開する

全体的な見直しが終わったらいよいよ申し込みフォームを公開し、適宜ランディングページからのリンクなども繋げておきます。

セミナーの申し込みフォーム項目の具体例（サンプル）

ここではご参考までに、セミナーのいくつかのジャンルごとに、申し込みフォームで入力欄として用意する項目の例をご紹介します。

あくまで一例となりますので、自社のセミナー内容や情報収集のニーズに応じて項目を検討してみてください。

金融機関セミナー申し込みフォームの項目例

• 氏名
• メールアドレス（確認のため2回入力）
• ログインID / パスワード（金融機関のログインIDを取得済の場合）
• 口座番号（ログインIDがない場合）
• 興味関心（チェックボックス選択式で、選択肢は「資産形成・資産運用」「マーケット」「相続対策」などセミナーのコンテンツにできるジャンルを記載）

ビジネスセミナー申し込みフォームの項目例

• 氏名
• メールアドレス（確認のため2回入力）
• 会社名（任意項目）
• 役職（任意、プルダウン選択式）
• 参加人数
• 興味関心（チェックボックス選択式で、選択肢は「マーケティング」「DX」「サステナビリティ」などセミナーのコンテンツにできるジャンルを記載）

IT系セミナー申し込みフォームの項目例

• 氏名
• ールアドレス（確認のため2回入力）
• 会社名（任意項目）
• 業界（任意、プルダウン選択式）
• 参加人数
• 製品・サービスの導入検討状況（任意、プルダウン選択式）
• ・興味関心（チェックボックス選択式で、選択肢は「AI」「メタバース」「モビリティ」などセミナーのコンテンツにできるジャンルを記載）

セミナー申し込みフォームを作成する方法

セミナーの申し込みフォームを作る場合には、いくつかの方法があります。
ここでは、代表的な作成方法を4つご紹介します。

Googleフォーム

Googleフォームは無料で利用できるGoogleのクラウドサービスです。
簡単なフォーム・アンケートなどの作成に適しており、シンプルながらも項目の入力ルール設定やプルダウン・ラジオボックスといった回答オプション設定も可能です。
管理者、回答者ともにGoogleアカウントが必要となります。

Zoomウェビナー（フォーム機能）

Zoomウェビナーのフォーム機能はオンラインセミナー（ウェビナー）を開催する場合の選択肢となりますが、ビデオ会議ツール「Zoom」のオプション機能です。開催するウェビナーのライセンスさえ購入していれば、無料で利用できます。フォーム登録者の人数制限、参加デバイスの制限のほか、簡単なフォームカスタマイズにも対応しています。

Microsoft Forms

Microsoft Formsは「Office 365」の機能の一部であり、既に有料でOffice 365を導入している企業にとっては選択肢のひとつとなります。フォームのテーマやレイアウトオプション、質問タイプなどが柔軟に設定できるため、どのようなセミナーの場合でもぴったりな申し込みフォームを作成しやすいでしょう。

予約システム

予約システムは、顧客や利用ユーザーからのあらゆる「予約」に対応できる様々な機能を有しています。セミナーの申し込みフォームとして柔軟に活用できるほか、自社サービスの予約受付に利用したり、社内・社外とのスケジュール調整に使ったりと一度導入しておけばビジネス上の様々なシーンで業務を自動化・効率化できます。

予約システムでセミナー申し込みフォームを簡単に作成

多機能型の予約システムは、「利用者がフォーム上で予約する→企業や店舗が管理画面で予約状況を管理→予約に関して変更鉄続きや調整、応答メールなどの対応はすべて自動化」といった流れを簡単に実現できるシステムです。

予約システムでセミナー申し込みフォームを作成すると、回答オプションなども含めて申し込みフォームを自由に作成でき、ユーザーが送信した回答はシステムの管理画面でリアルタイムに自動集計できます。管理画面のアクセス権限を細かく設定することも可能なため、複数の管理者で多拠点のセミナーをそれぞれ管理するような場合にも便利です。

また参加予約後の日程変更やキャンセルといったユーザーからのアクションに対しての自動対応や、セミナーの定員に達した際の予約受付終了、キャンセル待ち希望者への対応や空き日通知などもすべてシステムがおこなってくれます。

さらに外部システムと連携可能な予約システムであれば、顧客システムや営業支援システムとの情報連携、Web会議ツールの会議URL自動発行など、セミナー開催時の様々な段階で役立ちます。

予約システム「ChoiceRESERVE」で作成されたセミナー申し込みフォームをご紹介

予約システム「ChoiceRESERVE」では様々な形式の申し込みフォーム・予約サイトを柔軟に作成できます。
どのような作成ができるのかのご参考として、以下では実際に「ChoiceRESERVE」を使って作成されたデモサイトをご紹介します。

例えば希望店舗をプルダウンで選んだうえで自動表示されるセミナーから予約ボタンへ進める仕組みや、セミナーの種類を選択して内容を確認したうえでログインへ進む仕組みなど、運用ニーズにぴったり合う多彩なバリエーションの申し込みフォームを作成できますので、ぜひ一例としてご参考になさってください。

▼参考：

金融機関セミナーの申し込みデモサイト｜ChoiceChoiceRESERVE
ビジネスセミナーの申し込みデモサイト｜ChoiceChoiceRESERVE

そのほか、「ChoiceRESERVE」で作成された様々なデモサイトはこちらの一覧でチェックいただけます。

▼参考：
デモサイト｜ChoiceRESERVE

セミナー申し込みフォームで業務負担軽減＆集客増！

セミナーの申込者を増やすためには、気軽に自由にアクセスできる申し込みフォームを用意しておくと効果的です。
多機能な予約システムで申し込みフォームを作成しておけば、申し込みに対する自動対応、管理画面での自動集計や他の業務システムとの連携など業務面での効率化も実現できます。

セミナーを運営されているご担当者様は、ぜひ申し込みフォーム作成をご検討ください。