健康診断の予約システム導入で
業務効率化と受診率アップを実現

企業の人事・総務担当者や健康保険組合の方々にとって、健康診断の予約受付業務は、受診対象者が多いため、労力がかかる業務の一つです。

本記事では、健康診断の予約受付に関する業務を効率化できる、予約システムの利便性をご紹介しています。導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

健康診断予約システムの導入メリット

健康診断は毎年、あるいは数ヶ月ごとに行われ、一度に大量の日程調整が必要です。

予約システムは、こうした健康診断の日程調整にかかる業務を効率化します。導入により、予約受付から管理、受診者への案内までを一元化でき、担当者の負担を大幅に軽減します。

具体的にどのようなメリットがあるのか、見ていきましょう。

24時間365日対応の自動受付で受診者の利便性向上

予約システムはWEB（インターネット）で予約を受け付け、予約管理を自動化するツールです。健康診断を予約する受診者は、24時間365日、いつでも好きなときにスマートフォンやパソコンのWEBブラウザ上で空き状況を確認して、予約を完結することができます。

そのため「いつなら予約ができるのかわからない」「電話がつながらない」「メールの返信が遅い」など、日程調整にかかるストレスから解放されます。

受診者は自分の好きなタイミングで、空き枠確認や予約ができるので、健康診断予約の利便性が向上するでしょう。

複数拠点や大人数の予約を一元管理、管理者の負担を軽減

予約システムは、予約枠が埋まれば自動で締め切り、予約変更やキャンセルが出ればその枠の予約が自動で再開するため、煩雑な手動での管理は不要です。予約が完了すると、自動で完了メールを配信し、予約日が近づけばリマインダーメールも自動で配信します。

これにより、これまで電話やメール、対面で行っていた予約受付、変更、リマインドといった業務が不要となり、担当者の負担を大幅に軽減できます。

さらに、健康診断に関する説明や検診項目の事前案内、注意事項などもすべて予約サイトの画面内で伝えられるため、個別の情報伝達にかかる手間も省けるでしょう。

例えば、社員数3,000人の企業で、従業員一人ひとりのメール返信や再調整に平均5分かかると仮定すると、合計で約250時間もの時間を要します。これは1日8時間勤務で換算すると、1ヶ月以上の勤務時間に相当する業務です。

予約システムでこれらの業務を自動化することで、予約担当者の業務負荷を軽減し、業務効率化につながります。

複雑な予約条件に対応、人的ミスを防止

健康診断の予約管理は、人数が多くなるほど複雑になります。社員の契約形態によって検査項目が異なったり、グループごとに健診の日程や時間が細かく分かれたりするため、予約情報の整理・管理は煩雑になります。

予約システムを導入すれば、社員情報を事前にインポートできるため、一人ひとりに合った健診メニューを自動で表示することが可能です。受診者は、表示された空き枠から希望の日時を選んで予約を完了できるため、社員による入力ミスや、誤った予約メニューを選択するなどの、人的ミスを大幅に削減できます。

複雑な予約受付をシステムがスムーズに処理するため、担当者や受診者の負担も軽減されるでしょう。

リマインド機能で健康診断の受診率向上へ

予約システムを導入すると、受診者は好きなタイミングで予約や変更ができるようになります。これにより日程調整のハードルが下がり、急な都合悪化でもすぐに予約を変更でき、受診を諦めることが減るでしょう。

さらに、システムが受診日近くに自動でリマインダーメールを配信するため、うっかり予約日を忘れて受診できなかったという事態も回避できます。このような利便性の向上と、うっかり忘れ防止策によって、健康診断の受診率アップに大きく貢献します。

健康診断予約システム選びのポイント

健康診断の予約システムを選ぶ上で、押さえておきたいポイントをご紹介します。

直感的に操作できる予約・管理画面

予約システムを、直感的に操作できるかは基本的なポイントです。受診者にとって分かりやすい予約画面であれば、迷うことなくスムーズに予約や変更が行え、利便性が大きく向上します。

管理者側の視点では、管理画面が分かりやすいことで、システム運用のための学習コストや手間が軽減されます。法改正に伴う文言の変更や、健康診断の予約内容の調整が必要になった際も、直感的な操作性があれば迅速な対応が可能です。

システムを導入する企業全体の管理コスト削減、担当者の業務効率化につながるでしょう。

基幹システムやデータ連携の有無

健康診断予約システムを選ぶ際、受診者情報のインポート機能や、予約情報を健診機関へスムーズに連携できるかは重要なポイントです。これらの機能が整っているシステムであれば、管理者はデータの準備や連携にかかる手間を大幅に削減できます。

煩雑な手作業をなくし、より効率的で正確な予約管理を実現できるため、データ連携の有無を確認しておくと良いでしょう。

サポート体制の充実度

健康診断予約システムを選ぶ上で、導入後のサポート体制が充実しているかは大切なポイントの一つです。システム運用中に不明点が生じたり、トラブルが発生したりした際に、迅速かつ的確なサポートを受けられるかは業務のスムーズに進めるために重要です。

困った時にすぐに相談できる窓口があるか、導入後の運用支援はどこまで行ってくれるかなど、安心してシステムを活用できるサポート体制が整っているかを確認しましょう。

セキュリティ対策

健康診断予約システムを選定する際、セキュリティ対策は非常に重要です。特に社内健診の場合、社員の個人情報や健康情報といった機密性の高いデータを扱います。ID・パスワード入力後に予約画面が表示されるなど、クローズドな環境で予約できるかを確認しましょう。

情報漏洩のリスクを避けるため、データの暗号化や管理画面へのアクセス制限などの機能があるか、システムの脆弱性対策や定期的なセキュリティ監査が行われているかなど、提供会社のセキュリティ体制まで含めて確認できると安心です。

信頼できるセキュリティ対策が講じられているシステムを選ぶことで、安心して健康診断の予約を運用できます。

自社に合った健康診断の予約システム導入で業務効率化を

健康診断の予約受付や情報管理では、予約システムを導入することによって担当者の業務負担を大幅に軽減できます。

企業の規模に関わらず、予約システムの導入は多くの利便性を得られる可能性が高い施策ですので、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

▼参考

健康診断・人間ドック特定保健指導に最適な予約管理システム| ChoiceRESERVE

▼参考：
予約システム「ChoiceRESERVE」で作成された社内健康診断や予防接種のデモサイトは下記から実際に試していただけます。
・健康診断予約のデモサイト
・予防接種予約のデモサイト