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手書きの予約台帳を利用していて、
- ダブルブッキングなどの予約トラブルが起きたことはありませんか？
- スタッフ間で予約情報を共有し忘れたことはありませんか？
- 予約確認の電話や変更依頼に追われ、他の業務に手が回らないことはありませんか？
もし上記のような課題に直面しているのであれば、「紙の予約台帳」から「予約システム」への移行を検討してみてはいかがでしょうか？
予約台帳を利用することによる課題やトラブルは、予約システムの導入によって効果的に解決できます。
この記事では、紙の予約台帳の特徴を検討しながら、予約システムをおすすめする理由を詳しく解説します。
また、予約システムの運用をより効果的なものにすべく、予約システムを選ぶ際のポイントも紹介します。
予約システムの導入は、業務の効率性とサービス品質の向上につながり、ビジネスに多くの利点をもたらします。予約台帳での予約管理に悩んでいる方はぜひ、参考にしてください。
紙の予約台帳とは？
紙の予約台帳とは、予約情報を物理的な紙の台帳に手書きで記録するシステムで、そのシンプルさと使いやすさから広く受け入れられてきました。
手書きの予約情報は一目で確認でき、特別な技術や設備が不要です。また、初期コストがかからず、インターネット接続や電子デバイスに依存しないため、一部の事業者にとっては依然として魅力的な選択肢です。
ただし、紙の予約台帳には制約もあります。手動での情報入力や変更、データのバックアップの欠如など、効率性やセキュリティの点で課題があります。
そこで近年では、「予約システム」が、ビジネスの運営を向上させるための新たな予約管理方法として注目されています。
紙の予約台帳のメリットとは？
紙の予約台帳には、そのシンプルな性質から得られるいくつかのメリットがあります。
難しい操作が必要ない
紙の予約台帳を使用する最大のメリットは、誰でも簡単に利用できる点です。難しい操作が必要ないため、特別なトレーニングは不要。予約情報を記録するためには、単純に予約の日時と名前などを手書きで記入するだけで済みます。
コストがかからない
紙の予約台帳を使用するもう一つの大きなメリットは、コストをほとんどかけずに予約管理ができる点です。特別なソフトウェアやハードウェアの購入は不要で、紙やノート、ペンさえあれば、予約情報の管理が可能です。
紙の予約台帳のデメリットとは？できないことはある？
紙の予約台帳はシンプルでコストがかからない一方で、いくつかの注目すべき課題が存在します。
予約業務に時間がかかる
紙の予約台帳を使用する場合、予約関連業務は全て手作業で行われます。予約の受付、確認、変更作業において、お客様との電話対応や、名前や連絡先などの情報を手書きで台帳に記入する必要があり、これには多くの時間と手間がかかります。そのため、業務効率が低下し、スムーズな予約プロセスが難しくなります。
一方、予約システムを利用すれば、お客様自身がシステム上で予約情報を入力するため、これらの手続きが自動化され、予約業務にかかる時間が大幅に削減され、スムーズな流れが実現します。
ミスする可能性が高い
紙の予約台帳を使用する場合、記入ミスや聞き間違いなど、ヒューマンエラーが発生しやすくなります。お客様が名前や連絡先を伝えても、情報が正確に伝わらないことや、誤った情報が記入されることがあります。
一方、予約システムを使用すれば、お客様の入力ミスがあっても、システムが適切に情報を管理し、トラブルのリスクを軽減してくれます。
紛失する可能性がある
紙の予約台帳は物理的なフォームであるため、紛失のリスクがついてまわります。例えば、台帳が紛失した場合、個人情報の漏洩や、データの適切なバックアップが行われていない場合、予約情報が失われる可能性が考えられます。
一方、予約システムはデジタルで情報を保管するため、紛失リスクが低くなります。データは定期的にバックアップされ、セキュリティ対策も実施可能ですので、情報の安全性を確保しやすくなります。
見にくいことが多い
紙の予約台帳は、時間と共に劣化しやすく、汚れたり破れたりする可能性があります。また、手書きの文字は読みづらいことがあり、情報をすばやく把握したり、過去の予約データを検索したりするのが難しくなります。
一方、予約システムは常に情報を見やすく、整然と表示されます。デジタル表示はクリアで、過去の予約履歴も簡単にアクセスできるため、スケジュール管理が効果的に行えます。
当日キャンセルの予防ができない
紙の予約台帳には、当日キャンセルを防ぐための効果的な機能はありません。お客様が予約を忘れたり、急なスケジュール変更があった場合、その情報を即座に伝える手段が限られています。
しかし、予約システムを使用すると、「リマインダーメール」の機能などを活用してお客様に予約の確認を促すことができます。これにより、お客様のうっかり忘れを防ぎ、予約の確実性を高めることができます。
「ChoiceRESERVE」の自動メール機能は、予約完了時の自動メールや予約当日までの
リマインドメール、お礼メール等を自動で送信してくれます。
ChoiceRESERVEの自動配信メール機能はこちら！
閲覧人数が限られる
紙の予約台帳は通常、同時に1〜2人しか閲覧できないため、情報共有やチームでの協力作業に制約が生じることがあります。
一方で、予約システムはクラウド上で管理できるシステムです。複数のユーザーが同時にアクセスし、予約情報を閲覧できるため、スタッフ間での情報共有が容易に行えます。
閲覧場所が限られる
紙の予約台帳は物理的なもので、手元にない場合は閲覧できません。台帳は特定の場所に保管されており、外出先や自宅からのアクセスは制限されます。
一方、予約システムはオンライン上でアクセス可能です。どこからでも予約情報を閲覧し、スケジュールを効率的に管理できます。
予約台帳をエクセルで作る方法
紙の予約台帳には、先述した通り多くのデメリットがあるため、エクセルなどを活用したデジタル化がおすすめです。
実際にエクセルで予約台帳を作る場合は、下記の手順で作成します。
- 必要な項目を決める
予約管理に必要な情報（例：予約番号、予約者名、連絡先、予約日、利用日、人数、特記事項など）を洗い出し、整理する。
- 表を作成する
整理した項目を元に、エクセル上で表を作成します。セルの書式設定や入力規則を活用することで、入力ミスを防止し、見やすい台帳を作り上げる。
- （省略OK）関数・VBA・マクロを追加する
自動集計や条件付き書式など、さらなる業務効率化を図るために、VBAやマクロを活用する。
とはいえ、VBAやマクロを使用してエクセル表を作るのは、難易度が比較的高い作業です。デジタル人材がいれば作成できる可能性は高いですが、一般的には自作が難しいケースがほとんどでしょう。
エクセルによる予約台帳の自作が難しい場合は、すでにオンライン上で公開されている予約表テンプレートの使用がおすすめです。テンプレートはレイアウトが完成した状態で公開されているため、セルに必要項目を入力するだけで簡単に使用できます。
また、無料で公開されているテンプレートもあり、エクセルで作成されているため、自社に合わせた形で自由にカスタマイズすることも可能です。
エクセルによる予約台帳の作成や、おすすめのテンプレートについては下記の記事で紹介していますので、参考にしてみてください。
▼関連記事：エクセルでの予約表の作り方や予約表テンプレートはこちら！
https://yoyaku-package.com/useful/detail/reservation-system-excel/
紙の予約台帳より予約システムがおすすめ！
予約システムは、予約業務を効率的に管理するデジタルツールです。顧客はオンラインで簡単に予約でき、店舗側もシステム上でスムーズな予約管理ができます。
これまで見てきたように、紙の予約台帳には利点もありますが、制約や課題も多く存在します。しかし、予約システムを導入することで、紙の予約台帳のデメリットに対抗し、業務の効率化、情報正確性の向上、セキュリティ確保、閲覧制約の解消が実現します。
予約システムの導入には一定のコストがかかりますが、そのコストに見合う高いリターンが期待できます。
紙の予約台帳に課題を抱えている方は、ぜひ予約システムを検討してみてください！
予約システムの主な機能
予約システムは、ビジネスや組織が効率的に予約業務を遂行し、顧客サービスの向上を図るために様々な機能を提供します。
ここで、予約システムの主な機能を紹介します。
予約受付・管理機能
予約システムの中核的な機能の一つが、予約の受付と管理です。顧客が予約をオンラインで行えるようにし、予約情報を集中管理することで、予約の重複を防ぎ、スケジュールの調整をスムーズにします。予約の確認や変更、キャンセルなども簡単に対応できます。
メール配信機能
予約システムには、便利なメール配信機能が備わっています。予約完了時の確認メールやサービス利用後のお礼メールを自動的に配信し、顧客とのコミュニケーション向上をサポートします。また、予約当日までのリマインダーメールを送信することで、予約の確実性を高めることも可能です。
顧客情報の計測・分析
予約システムには、顧客情報を収集し、分析する機能があります。この機能により、顧客の予約履歴や嗜好を記録し、これをもとに顧客に合ったサービスやプロモーションを提供できます。また、予約の利用状況や予約収益などのデータを分析することで、ビジネス戦略の改善にも役立てられます。
その他
予約システムは、提供元によりさまざまなオリジナル機能やサポートが提供されています。たとえば、「ChoiceRESERVE」では、お客様の予約業務に関する課題を解決し、より効果的な運用を実現するために、「ダブルサポート体制」を提供しています。
【ChoiceRESERVEのダブルサポート体制】
ChoiceRESERVEのダブルサポート体制とは、セールス（営業）とCS（カスタマーサクセス）が連携して、システム導入前から導入後まで一貫してお客様をサポートする仕組みです。
導入前のサポートでは、お客様のニーズに耳を傾け、プロセスや設定について細かいアドバイスを提供し、導入後は運用の併走サポートやトラブル時のスムーズな対応が行われるため、安心してシステムを利用できます。
予約システムを選ぶポイント
予約システムの効果を最大限に引き出すためには、ビジネスのニーズに合った最適なシステムを導入することが重要です。
ここで、予約システムを選ぶ際のポイントを紹介します。
どのような機能が備わっているか
予約システムの機能は提供元により異なります。まず、予約管理機能が備わっていることは基本ですが、それだけでなく、自社の予約タイプに合った機能が含まれているかどうかも確認しましょう。
たとえば、ホテルや宿泊施設では「事前決済機能」があれば、予約時に料金の支払いが済まされるため、スムーズなチェックインが実現します。
また、「予約枠」の設定が柔軟なシステムを活用すると、予約枠としてシフトをリアルタイムに反映させることができます。英会話教室などでこの機能を活用すれば、受講者は空き枠を簡単に確認し、自分に合ったスケジュールや講師のレッスンを予約できます。同時に、教室運営側もスケジュール調整にかかる手間を大幅に減らせます。
操作性
予約システムを利用するのは経営者だけはありません。お客様もスタッフも関与します。そのため、操作が直感的で簡単かどうかも選定のポイントとなります。使い勝手の良いインターフェースや設定が容易なシステムを選ぶことで、誰でもスムーズに利用でき、業務の効率も向上します。
セキュリティ
セキュリティは予約システムを選ぶ際に絶対に妥協できない要素です。高いセキュリティが確保されたシステムを選ぶことが安心の保証です。顧客の個人情報や予約データを確実に保護するために、セキュリティ体制は徹底的に確認しましょう。
ChoiceRESERVEの安心のセキュリティ体制はこちら！
予約システムなら「ChoiceRESERVE」
「ChoiceRESERVE」は、クラウド型予約管理システムです。予約の効率化とスムーズな予約管理に特化しており、業界・業種を問わず、予約に関するさまざまな課題に対応するために設計された信頼性の高い予約システムです。
ChoiceRESERVEの特長
- お悩みに合わせた最適なパッケージ提供
ChoiceRESERVEは、予約に関するお悩みやニーズに合わせて最適なパッケージを提供します。累計1万件以上の相談実績をもとに、予約管理における基本機能から特定の業種や用途に合わせたカスタマイズまで、幅広い選択肢が用意されています。 - セキュリティへの取り組み
ChoiceRESERVEは、非常に高いセキュリティ体制を整えています。ISO/IEC 27001:2013に基づくISMS認証、および、ISO/IEC 27017:2015に基づくISMSクラウドセキュリティ認証を取得しており、情報セキュリティ向上に全社で取り組んでいます。 - 課題解決のための幅広い機能
ChoiceRESERVEは、予約の課題解決に必要な基本機能を網羅しています。これらの機能は、事例やお客様のフィードバックを元に継続的に改善され、予約管理の最適なシステムへと進化し続けています。
ChoiceRESERVEの主な機能
- 予約の受付・管理：24時間365日の快適な予約体験を提供します。
- 予約ページのURL作成：個別の予約専用URLを発行し、誤操作を防ぎます。
- 予約管理カレンダー：稼働状況や空き状況を直感的に把握できます。
- 自動メール通知：予約完了時や予約当日の通知を自動化し、業務負荷を軽減します。
- クレジットカード決済：クレジットカードを利用した予約時の決済をサポートし、支払いの手間を軽減します。
- ゲストも会員も一元管理：会員情報の管理が簡単に行えます。
これ以外にも、複数店舗での利用や外部システムとの連携、管理者ごとの権限設定など、さまざまな機能を提供しています。
イベントやセミナー、研修など特定の用途に特化した予約管理システムをご検討中の方は、ぜひ「Tsudle（ツドル）」もご覧ください。
→イベント予約管理システム「Tsudle(ツドル)」はこちら
まとめ
予約システムを導入することで、手動での予約管理から解放され、効率的な予約管理が実現します。これにより、時間とリソースの節約が実現し、業務効率が向上します。また、顧客は予約ページから簡単に予約を行えるため、顧客にとっての利便性も高まります。
予約システムを選ぶ際には、必要な機能が揃っていること、使い勝手の良さ、そして安全性の高い信頼ある予約システムを選ぶことが重要です。
自社に合った最適な予約システムを導入し、ビジネスの効率性と顧客サービスの向上を実現しましょう。
