お問い合わせ
予約者の人数や対応規模が膨大となり担当者の負担が大きくなる一方で、情報の取り違えなどのミスが万が一にもあってはならないワクチン接種の受付管理には、予約システムが最適です。
ワクチン接種の予約受付に予約システムを導入するメリットや、導入時の運用イメージを掴むための参考情報などをご紹介します。
ワクチン接種の申込受付に予約システムを導入するメリット
新型コロナウイルスや季節性インフルエンザ、麻しんや日本脳炎といったように、企業や学校で実施されるワクチン接種にはさまざまなものがあります。
これらのワクチン接種の際の申込受付に予約システムを導入すると、以下のようなメリットを得られます。
接種予約者の負担を軽減できる
まずは、予約を入れることになる接種者側の申込時の負担が大きく軽減されるという点があります。
例えば企業の管理担当者に対してメールや電話、書面などで申請しなければならない場合にはどうしても億劫に感じ、ついつい「時間ができたときにやろう」と後まわしになってしまいがちです。
予約システムでつくられる予約サイト上での申込であれば、表示されている項目にそって入力していくだけで申込を完結できます。仕事の空き時間でも、休憩時間でも帰宅後でも、スマートフォンで手続きを済ませられるため、心理的負担が少ないでしょう。
また、後述のCSVアップロード機能を活用すれば、より手続き負担の少ない受付サイトも作成可能です。
接種にあたって必要な説明を正確におこなえる
予約システムであらかじめ設定しておけば、予約受付画面上で接種ワクチンの説明や当日の流れの案内、会場へのアクセス地図や注意事項などについて統一された説明表示をおこなえます。
医療機関、事務局、自治体などがひとつのシステムで予約情報を一元管理できる
予約システムで入力された予約情報はそのままデータとして保持されるため、間違いのない情報を医療機関や事務局など、必要な組織へ共有できます。
管理画面内の各情報について細かなアクセス権限を設定することも可能なため、社外秘の情報まで医療機関に共有してしまったり、あるいは病歴など個人情報を社内の無関係な部署に共有してしまったりという間違いも防止できます。
既存データの取り込みで社員番号や接種券番号でのログイン＆予約も可能
CSVアップロードや会員制サイト構築に対応している予約システムであれば、例えば「社員番号や接種券番号を入力すれば、氏名や生年月日などが自動入力される」というような予約受付サイトのつくりにすることも可能です。
ワクチン在庫を正確に管理できる
受付人数やワクチンごとの接種数など、数量に関してはすべて予約システムの確認しやすい管理画面にリアルタイムで反映され、いつでもCSVデータとして出力可能です。
例えば在庫管理システムとデータ連携をおこなえば、企業側での案内すべき人数の管理、医療機関側でのワクチン在庫の管理などもほぼ自動化できます。
接種当日に受付、ドクター、看護師がPCやタブレットでデータを閲覧できる
患者の年齢、過去の接種履歴など、接種当日に各担当者が必要となる情報を、口頭や書類での伝達ではなく統合された管理画面で閲覧できるため、誤接種など万が一の事故を防止できます。
運営側の手動入力にも対応できる
例えば接種受付サイトでの受付だけでなく、並行して予約受付用のコールセンターも運用している場合には、電話で受け付けた予約情報も専用の画面でデータ入力できるため、ひとつのシステム内ですべての受付データを統合できます。
複数拠点・複数接種会場での予約受付も簡単
多拠点に対応している予約システムであれば、企業の各拠点や複数の学校など、さまざまな場所で同時におこなわれるワクチン接種の情報も効率的に一元管理できます。
セキュリティ性の高い予約システムであれば個人情報保護の観点でも安心
医療情報は大切な個人情報にあたるため、利用するシステムのセキュリティ性は重要です。
データの暗号化、アクセス権限設定などセキュリティ対策が万全な予約システムを導入すれば、情報漏えいのリスクを抑止できます。
予約システム「ChoiceRESERVE」で作成されたワクチン接種のデモサイトをチェック！
予約管理システム「ChoiceRESERVE」は、厚生労働省による新型コロナワクチン職域接種開始時（令和3年）にもさまざまな企業、自治体の予約システム導入をサポートした実績を持つ、安心してご利用いただける予約システムです。
以下では、実際に「ChoiceRESERVE」で作成された予防接種向け受付サイトの一例をご覧いただけます。
予約システムでどのようなワクチン接種受付サイトが作れるのか、予約者はどういった操作感になるのか、などの参考になさってください。
ワクチン接種の導入実績がある予約システムなら万全
ワクチン接種の予約受付には、管理担当者の業務を効率化できる機能性とともに、個人情報をしっかり守るためのセキュリティ性や、ワクチン接種での実際の導入実績などをもつ予約システムを選ぶことをおすすめします。
ワクチン接種の予約受付の仕組みをこれから構築しようと検討されているご担当者様は、ぜひ予約管理システム「ChoiceRESERVE」の活用をご検討ください。
