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自治体の施設や病院・クリニックなどの医療機関、学校、企業などで予防接種を実施する際には、接種人数もかなり大人数となります。限られた時間の中で予防接種を滞りなく進めるためには、医師やスタッフ側との調整などの管理負担も大きくなってしまいがちです。予防接種における業務負担軽減のために、導入されているのが予約システムです。
今回の記事では、予防接種の管理業務負担軽減に活用できる予約システムについて解説します。具体的な機能やデモサイトも紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
予防接種の管理業務負担は予約システムで解決できる
新型コロナウイルスのパンデミック時には、自治体による集団接種や企業の職場接種などが多く実施されました。その後もインフルエンザなどをはじめとした予防接種は日常的に実施されています。
予防接種の実施にはさまざまな業務が発生するため、管理側の負担も大きなものとなります。以下では、予防接種で発生する管理側の業務内容とともに、予防接種予約を効率化できる予約システムの機能、予約デモサイトをご紹介します。
予防接種の実施においては、管理側の業務が大変！
予防接種は基本的に予約制です。また、幅広い患者さんや接種希望者を受け入れることから、実施までに以下のような多くの業務が発生します。
- 接種についての案内
- 実施の日程調整
- 接種日当日の業務管理
- 大人数の予約状況整理
- 実施時間帯の整理
- 受診者ごとの日程変更・キャンセルなどの対応
- ワクチンの在庫管理
- 来場者へのアクセス情報案内、必要事項案内
- 医師アサイン
- 複数会場の管理・状況把握
特に集団接種や職場接種といった大規模な予防接種を実施する場合、予約受付対応や情報管理を行うことになる患者さんや接種希望者の数も膨大となります。そのぶん予約や案内の負担は大きくなるでしょう。
また、予約受付や案内だけでなく、時間枠ごとの接種人数との兼ね合いでの医師、スタッフのアサインや、接種人数ぶんのワクチンの確保と在庫管理などの業務も加わります。当日は多くの患者さんを滞りなく案内・誘導する人員も必要です。
これらの煩雑な業務を効率化するために、利用されているのが「予約システム」です。
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ワクチン接種・予防接種の予約管理システムで業務効率化｜ChoiceRESERVE
予防接種の管理業務を簡単にするなら予約システム導入がおすすめ
予約システムを予防接種の予約に利用することで、さまざまな管理業務の効率化が実現します。予約を接種希望者自身が操作してとれるようになることで予約業務の負担が軽減できるのはもちろん、予防接種の予約や管理業務に役立つさまざまな機能が搭載されています。
予約システムには、複数拠点管理機能があります。同じ予防接種を複数の施設や機関で実施する場合にも、拠点ごとに予約の受付や管理ができます。予約の時間割設定もできるため、予約を受け付ける人数を枠ごとに制限したいときや、用意できるワクチンの数に応じて予約の数を制限したいときなどにも便利です。
また、個人での予約だけでなく団体予約受付も可能です。学校のクラスごと、企業内の部署ごとといった団体単位での予約の場合でも、受付や管理が容易です。
予約システムには、予約業務だけでなく予防接種に関する各業務を自動化、効率化できる機能もそろっています。たとえば在庫管理機能を使えば、ワクチンの在庫管理業務も効率化できます。
予防接種会場へのアクセスや接種日時、注意点やお知らせなどの案内業務も予約システムの機能で効率化できます。予約システムには、予約が完了すると各種自動案内のメールが配信される機能があります。メールの内容は編集できるため、会場までの地図やアクセス方法、接種日までの注意事項などを記載することも可能です。接種日時が近づいたら、自動でお知らせするリマインドメール機能もあります。予約者がうっかり接種予約を忘れてしまうことも防止できるため、予約を取り直したり、ワクチンの在庫が無駄になってしまったりといった事態も避けられます。
予約システムには、外部システムと連携できる機能も搭載されています。たとえば社員名簿と予約システムを連携することで、社員ひとりずつ個人情報を入力する手間が省け、予約が効率化できます。予防接種の実施状況や日程なども一元管理できます。会員連携機能もあるため、医療機関やクリニックの患者さんがその医療機関で予防接種の予約を取りたいときには、入力の手間を省けます。
完全会員制の予約システムを構築することも可能です。予防接種を希望する人のみが予約を取れる仕組みを構築できるため、接種希望者や接種したくない人のプライバシーを守るクローズドな運用が可能です。
予約システム「ChoiceRESERVE」で簡単につくれる予防接種予約サイト
予防接種の予約システム導入を検討しているなら、予約システム「ChoiceRESERVE」がおすすめです。「ChoiceRESERVE」では、予約の受付システムだけでなく、予約サイトも簡単に構築できます。
ChoiceRESERVEでは、予防接種予約のデモサイトも公開しています。接種会場とワクチンの種類を選ぶだけで、空いている予約日時をカレンダー一覧で確認、そのまま予約も可能です。ワクチンの在庫状況に応じて予約枠を制限したり、予防接種に関する注意事項や案内をトップページに記載したりすることも可能です。
▼ChoiceRESERVEで作成した予約接種予約デモサイトは、こちらで紹介しています。
予防接種予約サイト（デモサイト）｜ChoiceRESERVE
予防接種の運用管理には、予防接種での導入事例が豊富な予約システムを
予防接種に際して発生する業務内容とともに、予約システムの機能が効率化できる予防接種の業務について解説しました。予防接種の予約サイト構築に予約システムを導入することで、多くの業務負担の軽減につながります。予約システムは、予防接種の予約システム構築に多くの実績を持つシステムを導入することをおすすめします。
ChoiceRESERVEは厚生労働省による令和3年の新型コロナワクチン職域接種開始とともに問い合わせが増加したことを受けて、企業の健診や予防接種、自治体による新型コロナワクチン接種などにおける予約システム導入の支援を多く行ってきた実績がございます。支援の実績を踏まえて、予約システムの効率的な運用方法も合わせてご提案可能です。ぜひご検討ください。
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