予約優先制とは？
メリット・デメリットや他の予約制との違い

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「予約優先制」という予約の受付方法を採用しているサロンや病院が増えてきています。この新たな予約方式「予約優先制」とは一体どんな予約方式なのでしょうか？

この記事では、予約優先制とは何か、また、他の予約方式との違いやメリット・デメリットを解説した上で、店舗や事業に合った最適な予約制の選び方を紹介します。

予約優先制を始めとする予約制について理解を深め、よりスムーズなスケジュール管理・店舗運営を実現しましょう。

予約優先制とは？他の予約制との違いも解説！

店舗や施設の効率的な運営やサービス品質の向上を実現するために、予約制度は不可欠です。しかし、その方式は多岐にわたるため、ビジネスの形態や顧客のニーズに最適な予約方式を選ぶことが重要です。

ここでは、「予約優先制」とは何かを解説すると共に、他の主要な予約方式との違いを見ていきます。予約優先制がどのように機能し、他の方式とどこが異なるのか、その理解を深めていきましょう。

予約制の種類や違いは？

まずは、「予約優先制」と「完全予約制」、「順番待ち予約制」の3つの主な予約方式について、それぞれの特徴による違いを一覧表で見てみましょう。

予約優先制

予約優先制とは、予約したお客様を優先的に対応しながら、飛び込みのお客様も柔軟に受け入れる予約方式です。このシステムでは、予約客には予約時間にサービスを提供し、同時に予約のないお客様にも順番にサービスを提供します。

予約をしていたお客様と、急な来店を希望するお客様の両方に対応できる柔軟性があるため、サービス提供の効率性と予約客への満足度の向上を両立させられます。

完全予約制

完全予約制は、特定の時間に特定の顧客を受け入れるために、事前の予約が必須となる予約方式です。お客様は事前に予約を行い、予約時間に来店することで待ち時間を最小限に抑え、スムーズにサービスを受けることができます。

順番待ち予約制

順番待ち予約制とは、来店した顧客が順番通りにサービスを受ける方式です。通常、予約を取らずに待つ必要がありますが、一部の店舗やサービスでは、順番が回ってくる目安の時間を案内している場合もあります。このシステムでは、顧客は余計な待ち時間を避けることができ、店舗側は混雑や待ち行列を効果的に回避できるため、サービス提供の効率性が向上します。

予約優先制のメリットとは？

予約優先制には様々なメリットがあります。予約優先制を導入することで、お客様やビジネスにどのような価値をもたらすのか、その詳細を見ていきましょう。

様々なお客様に対応できる

予約優先制は、急な予定変更や、突然の思いつきでサービスを受けたいと思ったお客様にも対応できます。たとえば、急に休みになってサロンで施術を受けたいと思ったお客様や、たまたま近くに立ち寄る機会があって、その際に施術を試したいと思ったお客様など、様々な顧客の要望に柔軟に応えられます。

サービス提供の効率性が向上できる

予約優先制では、予約の入っていない時間帯や、予約と予約の間の時間に柔軟に飛び込み客を受け入れることができるため、サービス提供の効率性が向上します。

たとえば、美容室では、長時間を要するカラーやパーマの施術中や、予約のない時間帯に短時間のカットを希望する飛び込み客を受け入れることができます。また、レストランでは、予約客に特別な席やコースを提供しつつ、予約と予約の間の時間帯にも飛び込み客に適切な席を用意できます。

新規顧客の獲得ができる

予約優先制の導入により、新たなお客様を獲得する柔軟性が向上します。予約優先制では、完全予約制とは異なり、予約が必須ではありません。そのため、たまたま近くを通りかかったり、突然サービスの利用を希望するお客様にとっても、気軽に利用できる環境が整います。

また、予約手続きが煩わしいと感じる顧客や、予約を取ることが得意でないお客様にとっても、予約を気にせずその場でサービスを受けることができるため、新規お客様を引き寄せる魅力的なオプションとなります。

リピート客の獲得に繋げられる

予約優先制は、新規顧客の獲得だけでなく、リピート客の獲得にも有効です。たとえば、飛び込みで来店したお客様に対して、2回目以降は予約を推奨し、リピート客に転化させられる可能性があります。また、予約が必須ではないため、予約をとることが苦手なお客様にも、リピート客として戻ってきてもらう可能性が高まります。

予約優先制のデメリットとは？

予約優先制には多くのメリットがありますが、同時にデメリットや課題も存在します。
予約優先制を適切に運用するためにも、考慮すべき点を確認しておきましょう。

飛び込み客にも対応するため混乱しやすい

予約優先制は、予約客を待たせず効率的にサービスを提供する一方で、飛び込み客も柔軟に受け入れる必要があるため、スタッフは臨機応変でなければなりません。このバランスを取るのは容易ではなく、調整が複雑で混乱しやすい場合があります。

予約客の優先度と飛び込み客の受け入れを適切に調整しないと、予約客を待たせることになったり、逆に予約客を優先することで飛び込み客が不便を感じることがあるため、注意が必要です。

休憩時間・終業時間の見通しができない

予約優先制の下では、スタッフの休憩時間や終業時間の計画が難しくなる可能性があります。特に混雑時などに安易に飛び込み客を受け入れてしまうと、スタッフの休憩時間や終業時間を予測しにくくなります。
スタッフの労働時間を適切に管理できなくなれば、スタッフに負担がかかるだけでなく、健全なビジネスの運営も難しくなるでしょう。

飛び込み客に対応できない時がある

予約優先制のシステムは、予約客を優先的に受け入れるため、一部の時間帯や繁忙期において、飛び込み客に対応できない場合があります。特に予約が多く、スタッフのスケジュールが詰まっている際には、急な来店希望に対応する余裕が限られてしまいます。
このため、予約優先制を採用していても、飛び込み客を断る場合があることを考慮する必要があります。

待ち時間が長くなる可能性がある

予約がほぼ埋まっている状況では、予約をしていないお客様を長時間待たせてしまうリスクがあります。また、繁忙期や予約が集中する時間帯に、飛び込み客の受け入れや、飛び込み客のサービス時間帯が長引いた場合、予約客を待たせることになる可能性もあります。
このような状況では、お客様が不便を感じ、サービス提供に対する不満が高まるかもしれません。

予約優先制のデメリットを解消するための対策

予約優先制がもたらすデメリットや問題点を克服するためには、適切な対策が必要です。
ここで、予約優先制をより効果的に運用するための具体的な方法を検討しましょう。

予約枠に制限を設けて時間に余裕を持っておく

予約枠に制限を設け、時間に余裕を持たせることで、予約優先制のデメリットを解消し、より効果的な運用が実現します。予約枠に制限を設けることで、予約時間の重複を回避し、飛び込み客にも柔軟に対応する余裕を持つことができるため、運用の混乱を最小限に抑えられます。
また、時間に余裕を持つことで、スタッフは休憩や終業時間を確保しやすくなり、労働時間の管理もしやすくなります。

予約枠を管理しやすいシステムを導入する

予約優先制の運用を円滑に進めるためには、適切な予約枠の管理が不可欠です。そこで、予約枠をスムーズに管理できる「予約システム」の導入が役立ちます。予約システムを採用することで、予約状況をリアルタイムで把握し、適切なタイミングで飛び込み客を受け入れたり、予約枠の制限を設定したりできます。

また、予約客の情報や過去の来店履歴を簡単に参照できるため、よりパーソナライズされたサービス提供が可能となり、顧客満足度の向上にも寄与します。

「ChoiceRESERVE」は、予約・顧客管理が簡単にできる予約システムです。予約優先制の導入において、予約枠の管理をスムーズに行い、顧客サービスの向上に貢献します。

ChoiceRESERVEの特徴

• 予約の受付・管理
  基本機能を備えた予約サイトで、24時間365日、顧客に快適な予約体験を提供します。予約ページのURL作成や直感的な予約管理カレンダーを活用して、稼働状況や空き状況をリアルタイムで把握できます。
• 予約データの蓄積
  予約システムに蓄積されるデータを活用することで、予約枠を最適に調整し、効率的な運営が実現できます。また、将来の事業投資においても重要な判断材料となります。
• ゲストも会員も一元管理：
  会員情報を登録していない「ゲスト会員」と会員登録された「会員」、両方の顧客情報を一元管理できます。これにより、会員管理を効率化し、顧客に合わせたサービス提供が可能となります。
• 自動メール通知
  自動メール機能を活用し、予約完了時や予約当日までのリマインドメール、お礼メールなどを自動化します。これにより、業務負荷を軽減し、顧客とのコミュニケーションをスムーズに行えます。

ChoiceRESERVEは予約・顧客管理が簡単にできる予約システムです

最適な予約制の選び方とは？

ビジネスの形態により適切な予約制度は異なります。ここでは、それぞれの予約制の特徴を考慮し、どの予約制がどういったビジネス形態に適しているかについて解説します。

こんな場合には予約優先制がオススメ

予約優先制は、予約客を優先に、飛び込み客も柔軟に受け入れる制度。予約客へのサービス提供に加え、予約の空き時間を有効活用したいサロンや病院、クリニックなどで多く取り入れられています。

予約優先制は、店舗の規模や人気度に応じてどの程度の予約を受け入れられるかを判断し、それに合った予約枠を開放できる場合にオススメです。

予約優先制の導入例

美容サロン：髪型やネイルの施術に時間がかかる場合、予約優先制は予約客に施術を提供し、待ち時間中に飛び込み客を受け入れることができます。たとえば、ヘアカラーやエクステンションの施術中に、カットやブローを希望する飛び込み客にも対応できます。

医療施設：クリニックや病院では、定期的な予約患者と急な診察を必要とする患者の両方が存在します。予約優先制を導入することで、予約患者への待ち時間を最小限に抑えながら、急な来院を希望する患者にも適切な対応を提供できます。

レストラン： 一部のレストランでは、特別な予約を受け付けつつ、予約と予約の間の時間に飛び込み客に席を提供します。これにより、予約客に高品質の食事体験を提供しつつ、予約がない時間帯にも新たな客を受け入れることができます。

こんな場合には完全予約制がオススメ

完全予約制は、予約がないとサービスを受けることができない制度。予約を受けてからのみサービス提供を行いたい場合（専門職のコンサルタントやカウンセリングなど）や、サービス提供に予約以外の対応が難しい業種（ライブコンサートやワークショップなど）では、完全予約制が適しています。

また、予約客に対して特別なサービスや待遇を提供したい場合にも適しているため、レストランやカフェ、ホテルなどで多く採用されています。

こんな場合には順番待ち予約制がオススメ

順番受付は、来店した顧客が順番通りにサービスを受けるシステム。人気の回転寿司やカフェ、レストランや、混雑が予想される場所（病院など）で、常に行列の管理をしなければならないような場合にオススメです。

また、予約可能なスペースやサービスが限られている場合も、予約が難しくなるため、順番待ち受付が適しています。

まとめ

予約優先制は、さまざまな業種で活用され、店舗の効率的な運営や顧客サービスの向上に寄与します。様々なお客様に対応できる柔軟な体制を持ち、新規顧客の獲得チャンスを逃しません。

一方で、顧客対応において混乱しやすいことや、スタッフの労働管理が難しい点などのデメリットもあります。

これらのデメリットは、予約枠を管理しやすい「予約システム」を導入することで解決できます。ChoiceRESERVEのような予約システムは、予約・顧客管理を簡単に行えるため、効率的な予約制度の構築に役立ちます。

まずは、自社の業態や顧客ニーズに合わせて最適な予約制を選ぶこと。そして、予約制度の効果的な運用ができる予約システムを導入し、顧客満足度向上と効率的な経営をめざしましょう。