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企業がおこなう説明会では複数の日程に分かれ大変多くの人数が参加するため、予約受付の業務も煩雑となりがちです。
予約システムで説明会の予約受付をおこなえば、細かな日程調整から参加者への案内までほぼすべてを自動化できるため、担当者の業務負担が大幅に軽減され、説明内容の準備などコア業務にリソースを集中できるようになります。
本記事では説明会の予約受付に予約システムを活用することによるメリットの詳細や、どのような機能を持つ予約システムがおすすめかをご紹介しています。
説明会や面談の予約受付に予約システムを導入するメリット
説明会や面談会など、企業が開催するイベントの予約を電話やメールで受け付けるといった手段ではなく、予約システムでおこなうことによって、以下にご紹介するようなメリットを得られます。
大量の応募があっても予約担当者の負担が膨大とならない
予約システムはインターネット上（クラウド上）で動作し、予約受付を自動的におこなえるシステムです。予約者自身がパソコンやスマートフォンの画面上であらかじめ指定された情報を入力するのみで予約が完結するため、企業側の担当者が都度応対したり、リアルタイムな内容確認をおこなう必要がありません。
一度に複数の希望者が予約操作をおこなったとしても、また日程変更希望やキャンセル希望があってもシステム側の自動処理によって、予約の重複やヒアリング漏れがないかたちで処理をおこなってくれます。
複数の担当者で予約状況をリアルタイムにシェアできる
予約受付サイトで入力された情報（予約者の氏名といった個人情報や、どの予約枠に予約を入れたかなど）はすべて、予約システムの管理画面上でいつでもカレンダー表示・一覧確認などが可能な状態となります。
説明会に関連する社内の名簿管理担当者、当日の来場受付担当者、説明担当者や備品準備担当者、会場設営担当者などへあらかじめ閲覧権限を付与しておけば、すべての担当者がリアルタイムな予約状況を確認でき、それぞれの担当作業へスムーズに移行できます。
必要事項や当日持参物などの案内をすべて自動化できる
説明会の参加者に対しては、説明会の内容やタイムスケジュール、当日持参して欲しいものといった様々な事項の案内をする必要があります。
予約システムでは、こういった一定の内容での案内をすべてメールで参加者へ自動送信できます。
また、状況によって例えばこの時間枠を希望した参加者にはこの説明内容を、特定の資格を有する参加者にはこの説明内容を、といったように予約時の入力内容によって案内事項を変えて送信するといった対応も容易です。
予約受付の業務負担を軽減し、空いたリソースを説明会や面談の準備にまわせる
予約システムで予約受付に関する事務対応をほぼ自動化できることによって、担当者の業務の手間がなくなり、空いたぶんのリソースを説明会資料の準備などのコア業務に集中させることができます。
集客ツールとして役立つ予約システムは企業のアピールにも最適
説明会の受付に予約システムを導入すると、受付業務が効率化するだけでなく、「説明会の参加者を増やす」という思わぬメリットも得られる可能性があります。
以下にその理由を解説します。
説明会への参加意欲を高める
近年の傾向では、特に合同企業説明会などにおいて、学生側の参加意欲が激減しているともいわれています。
その理由としては、もともと興味のある企業については個人的にインターネット上で情報収集して判断する、実際的な判断基準としてTwitterやInstagramのような個人投稿の写真や口コミを好む傾向にある、といったことが挙げられます。
しかしそういったインターネット上での情報は、企業にとっては第三者からの無責任な発信であるともいえます。企業が自社の魅力を正しく伝えるためには、企業のコーポレートサイトでの企業アピールのほか、説明会予約サイトを用意して参加の敷居を低くしつつ、予約サイト上で写真や文章を使いながら企業の公式発信として魅力を伝えることが有効です。
また、まずは自社を見つけてもらうことも大切なので、検索エンジンからの流入をサポートする機能がある予約システムであればさらに便利です。
予約サイトでの説明会予約の仕組みは早期選考フローの構築にもつながる
求人の手段として、旧来からある求人誌への広告掲載、合同説明会といった方法以外に、現代では学生に寄り添った視点で、企業に対しての印象や評価を高めてもらうことが大切です。
学生の視点に寄り添う方法としては、例えばSNSを活用した説明会告知や、学生ごとの就活時期に合わせた複数回にわたる説明会などが考えられます。
そういった細やかな対応を実施していくためには、業務負担なく迅速に予約受付を都度展開できる、予約システムの導入がとても有効です。
説明会・面談の予約受付に役立つ予約システムの機能
多機能型の予約システムであれば業種や目的を問わず、様々なシーンで使える豊富な機能が揃っていますが、特に説明会の予約受付で活用することを重視している場合には、以下のような機能がある予約システムを選びましょう。
各機能を、おすすめの理由とともに解説します。
予約サイトのデザイン機能
予約システムでは、まず予約受付を自動的におこなうために公開する「予約サイト」を作成することとなります。
この予約サイト作成時に、デザイン面やコンテンツ面で作成の自由度が高いシステムであれば、例えば企業のカラーにあわせたデザインのサイトをつくり、職場や施設の写真などもそえて企業の独自の魅力を存分にアピールできます。
細かな予約メニュー設定機能
予約者が予約の操作をおこなう際に、画面上で選択することになるのが予約メニューです。
例えば予約時間枠ごとに異なる説明会を開催したり、説明会会場ごとに個別のアクセス地図を登録するといった、柔軟なメニュー設定をおこなえる予約システムであれば、将来的なことも含めどのような運用をする場合でも対応できます。
各種案内・リマインドメールの自動送信機能
導入メリットの項でもご紹介した、説明会参加者への各種自動案内を実現するのが予約システムの自動メール送信機能です。
特に予約時の入力内容に応じて条件分けしたうえで、送信する文言を使い分けたい場合には、メール送信の条件を細かく設定できる予約システムがおすすめです。
また説明会日程が近づいた日程で送信するリマインドメールについても、送信タイミングを設定できるシステムであれば便利です。
予約時アンケート機能
予約システムのなかには、予約受付時に予約に必要な情報の入力だけでなく、アンケート画面を表示して回答をうながせる機能を持つものもあります。
アンケート内容を自由に設定できて表示できる予約システムであれば、事前に参加者側の大まかな質問や不安な点なども聞いておけるため、当日までの間に万全な準備をしておくことが可能です。
CSV出力機能
CSVとは、複数の関連した項目をひとつながりのデータとして扱える、様々なソフトウェアで開くことが可能な汎用的なデータ形式のことです。
説明会の応募情報をCSVデータとして出力できる機能があれば、そのCSVデータを既存の様々な社内システムと連携し、郵送システムの案内状宛名記載に活用したり、説明会の資料作成に活用するといった様々な場面で作業の効率化がおこなえます。
外部システム連携機能
前述したCSVデータとしての出力以外にも、予約システムでは「API連携」という仕組みで予約情報のデータを簡単に外部システムへ連携できる場合があります。
API連携をおこなう場合には連携先の業務システムもAPIに対応している必要がありますが、一般的に利用されている多くの業務システムでは、API対応済であることがほとんどです。
既に社内で活用している様々な業務システムとのデータ連携を容易におこなえるようになるでしょう。
オンライン会議ツール対応の予約システムなら「オンライン説明会」の開催も簡単！
企業の説明会は、参加者に足を運んでもらって対面で実施するというかたち以外に、オンラインで実施するという方法もあり、昨今ではこの方法もごく一般的となっています。
オンライン会議ツールとの連携に対応している予約システムであれば、説明会のオンライン開催がより簡単におこなえます。
オンライン会議ツールとは
例えば「Zoom」や「GoogleMeet」など、今や多くの企業で一般的に使われているオンライン会議ツールがいくつか存在しています。
これらのオンライン会議ツールは、アクセスする利用者の通信環境を踏まえたうえで最適な通信を自動的に確立してくれるため、例えば担当者に特別なITスキルがなかったとしても容易にオンライン会議の環境を構築可能です。
またオンライン会議ツールは実施前からその会議専用のURLを作成しておけるため、事前の案内で参加者に会議URLを共有しておけば、当日はそのURLをクリックするだけですぐに会議へ参加できます。
対応予約システムなら、会議URLの情報も自動で案内
「Zoom」や「GoogleMeet」といった目的のオンライン会議ツールに対応している予約システムであれば、会議URL発行と同時に予約システム側からそのURLを含めた会議情報を自動的に参加者へメールで案内することが可能です。
事務担当者から個別に案内を送るといった対応が不要なため、業務量が増えることなく、オンライン説明会の準備が整います。
説明会向けの予約システムを選ぶ際の注意点
説明会での予約受付を主目的として予約システムを選ぶ際には、以下でご紹介するようなポイントで選んでおくと安心です。
必要な機能が揃っているシステムを選ぶ
説明会の予約受付サイトで見せたい内容や、入力してもらいたい項目の種類、情報を自動連係したい業務システムの種類などは企業によって様々です。
自社の説明会で実現したいことを整理したうえで、そのニーズを満たせる機能をもつ予約システムを選びましょう。
迷ってしまう場合には、様々な企業の説明会で実際に導入実績がある予約システムを選んでおけば安心です。
対応デバイスが豊富なシステムを選ぶ
説明会の予約受付をするための予約サイトは、PCだけでなくスマートフォンやタブレットなど様々な手段でアクセスできて画面表示も自動的に最適化されるような、デバイスを選ばない予約システムが便利です。
応募者にとっても情報確認や予約操作がしやすく参加の敷居が低くなりますし、また企業側にとってもスマートフォン対応であれば、管理者や説明スタッフが外出先でも気軽に管理業務をおこなえます。
電話やメールなど、サイト以外の手段での応募にも対応できるシステムを選ぶ
企業の説明会の予約受付は、たとえ予約サイトを用意していたとしても、電話やメール、社員の伝手など様々なルートからの応募希望にも対応できるようにしておく必要があります。
予約サイトからの応募受付以外に、管理画面での予約情報追加入力、CSV取り込みといった柔軟な予約情報登録に対応している予約システムを選びましょう。
予約者側・管理者側ともに簡単に操作できるシステムを選ぶ
どんなに便利な機能が豊富にそろっている予約システムであっても、予約者や管理者にとって操作性が悪かったり、情報の視認性が低いシステムを選んでしまっては実際の運用時に負担が大きくなってしまいます。
予約システムのなかには、実際の運用を模したデモサイトを公開していて、インターネット上で無料ですぐに操作感を確認できる予約システムも存在します。
ぜひそういった確認機会も活用し、使いやすい予約システムを選びましょう。
予約システムの導入事例もチェック！
予約システムの提供事業者は、サービスの公式サイト上で過去の導入実績を公開していることが一般的です。
大手企業の導入実績や、自社の業種に近しい企業での導入実績、そして説明会の予約受付で導入している事例などが見つかれば、具体的にどのように活用されていてどのようなメリットがあったのかを確認しやすいでしょう。
複数の企業が実際に説明会や面談で採用している実績のある予約システムであれば安心です。
説明会・面談予約でも使いやすい予約システム「ChoiceRESERVE」
「予約」に関する、利用シーンに応じた様々な課題を解決してきた株式会社リザーブリンクが提供している予約管理システムが「ChoiceRESERVE」です。
ChoiceRESERVEでは、説明会の予約受付に最適な機能を豊富に搭載しています。
高頻度の異なった説明会開催時でもそれぞれの予約サイトを作成しやすい簡単作成を実現し、予約サイトのデザインのカスタマイズや写真掲載による運営会社の魅力アピールもおこなえます。
応募者への各種自動メール送信については柔軟な条件設定が可能で、予約時のアンケート機能も搭載しています。
また説明会の予約データを他の業務システムへ簡単に連携するための、API連携やCSVデータ入出力にも対応しているほか、求職者から自社を見つけてもらいやすくするためのSEO流入対策や、応募情報を保護するためのセキュリティ、説明会参加者へIDを付与したうえで確認画面へログインできるようにする機能など、豊富な機能をご用意しておりますので、ぜひ公式サイトの機能一覧から詳細をご確認ください。
説明会・面談予約での導入実績が豊富
以下のデモサイトでは、実際にChoiceRESERVEで作成された予約受付サイトをご覧いただけます。どのような画面構成が可能で、予約者はどのような項目を選択するのかといったことも含め全体的な操作感を確認できるデモサイトとなっていますので、ぜひお気軽にお試しください。
▼参考：
予約システム「ChoiceRESERVE」で作成された説明会・面談予約やセミナー予約のデモサイトは下記から実際に試していただけます。
・説明会 / 面談予約のデモサイト | ChoiceRESERVE
・セミナー予約のデモサイト| ChoiceRESERVE
オンライン会議ツール「Zoom」や「Google Meet」との連携にも対応
ChoiceRESERVEでは、オンライン説明会を開催したい企業様に便利な「Zoom連携」「GoogleMeet連携」も可能です。選択プランや料金のご相談など、お気軽にお問い合わせください。
説明会の予約受付業務は予約システムに任せて、空いたリソースで説明会の品質を向上
説明会の予約受付に予約システムを導入することで、本記事でご紹介したような様々なメリットを得られます。
またひとつの予約システムを導入しておけば、説明会の受付だけに限らず、例えば自社の商品販売のための顧客からの予約受付、サービス業の来店予約受付や顧客管理、スクール運営の場合の受講予約や講師予約受付など、様々な目的で予約システムを活用できます。
ぜひ予約システムを上手に活用して、大切な社員のリソースを無用な負担から開放してあげてください。
