イベントの申し込み受付は「フォーム」活用で様々な課題を解決！

展覧会や商品説明会、セミナーなど、不特定多数の方に申し込みしてもらい来場してもらうイベントを開催する際には、Web上で申し込みフォームを用意しておけば集客効果や管理のしやすさなどの面で多くのメリットを得られます。

本記事ではイベント開催時の一般的な課題や、申し込みフォームを運用することのメリットなどをまとめて解説しています。

イベント開催では「集客」の悩みがつきもの！

イベントを開催すると、そのイベント内で自社のサービスの魅力を伝えられたり、商品を販売できたりと直接的なメリットがあるだけでなく、興味を持ってくれている顧客とのタッチポイントを得られるのも大きなメリットです。
しかしせっかくイベントを企画しても、開催規模に対して集客があまりにも少なくなってしまうようであれば、かかるコストに対してあまり効果的な施策になっているとはいえません。

様々な調査結果をみても、「イベントの集客」に関しては多かれ少なかれ、課題を感じられているというご担当者がいらっしゃるようです。

イベント開催者の多くが集客を大きな課題と考えている

イベントやコミュニティの管理事業をおこなっているPeatix Japan株式会社がおこなった調査によると、イベントを主催する際に課題として感じたこととして、およそ65％もの主催者が「集客、視聴者集め」と回答しています。尚、次いで多かった回答としては「配信サービスの利用」「イベントの双方向性」といったイベントの形式に関しての声が集まっています。

▼参考：
Peatix Japan株式会社「Peatixイベント調査レポート」

オンラインイベントでも視聴者集めのハードルが高い

前段の調査で「配信サービス」という内容があったように、昨今では開催コストを比較的抑えられ、なおかつ集客もしやすいオンラインイベントを主軸にする企業も増えています。
しかしオンラインイベントの場合にも、例えば株式会社博報堂プロダクツがおこなった調査によると主催者の35％ほどが課題として「集客」と回答しており、主催者側が想定しているほどはなかなか視聴者が集まっていないという状況も多い、ということが伺えます。

▼参考：
株式会社博報堂プロダクツ「オンラインイベント（ハイブリッド開催含め）の継続意向は約90％ー成果を上げるカギは参加者のエンゲージメント向上」

イベントの申し込み受付手段は「集客」と「開催後の集計・分析」まで意識して決定することが重要

イベントを開催する際の告知チャネルとしては、自社の公式SNS、企業ホームページ、イベント告知サイトや、プレスリリース、メールマガジンのほかオフラインでのチラシ配布といった方法などが考えられるでしょう。
いずれの手段でイベントの告知をおこなうにしても、コストをかけておこなった告知をしっかり「集客」にまでつなげるためには、告知を見て興味を持った人々が気軽に申し込みまで進めるような仕組みを用意しておくことが大切です。

また、イベントの申し込み受付時のみでなく、開催後に次回以降開催のための分析や、次のアクションのための営業活動など各種業務へのデータ共有を簡単におこなえるようにするという点まで考えておくのが理想的です。

これらの点まで踏まえて、有効なイベント申し込み受付手段として考えられる方法のひとつが、「Webフォーム」です。

イベント申し込み受付を「Webフォーム」でおこなうことのメリット

イベントの申し込み受付にWebフォームを活用すると、以下にご紹介するようなメリットを得られます。

告知チャネルからスムーズな導線で申し込みへ誘導できる

イベント告知サイトやSNS、プレスリリースなどから申し込み用Webフォームへの導線をつなげておけば、告知媒体を見て興味を持ってくれたユーザーが、そのままワンクリックなど簡単な画面遷移で実際の申し込み手続きまでたどりついてくれます。例えばチラシや雑誌といった紙の媒体でイベント告知をおこなう場合でも、それらにQRコードを掲載しておけば、顧客が手間を感じることなく申し込みフォームへアクセスしてくれるでしょう。
興味を持ったその瞬間に実際の申し込みまでアクセスできるという環境は、集客の最大化にとても役立つでしょう。

気軽に申し込める環境を提供できる

Webフォームは、電話と違って24時間いつでも申し込みできる環境です。またフォーム上であらかじめ用意されている項目を入力していくだけで申し込みが完了するため、メールでの申し込みと比較しても心理的負担がとても少なく、イベントに興味を持った段階で「申し込んでみるか」と気軽にアクションしてくれる可能性が高まるでしょう。

開催後の分析対象として有用なデータを集められる

Webフォームにおいて、イベント申し込みのために必要な入力項目として設定し入力してもらった顧客の各情報は、そのまま様々な業務システムで活用できるデジタルデータとなります。
フォームづくりの際に、入力必須項目のほか任意項目なども工夫して自社に必要な様々なデータを収集できれば、今後のイベント立案のための分析材料、営業活動のための情報などとして様々に活用できます。

受付管理の業務負担が大幅に軽減できる

Webフォームでイベントの申し込み受付をおこなえれば、受付管理担当者の業務負担が電話やメールでの受付時と比較して大幅に軽減できます。
また、本記事の後半でご紹介する予約システムで受付フォームを作成すると、顧客への様々な対応をほぼ自動化でき、より業務負担が小さくなります。

イベント申し込み用フォームの具体例（サンプル）

イベントの申し込みフォームで実際にどのような入力項目を用意すべきかは、イベントの種類や自社のニーズによって様々となるでしょう。
また、とにかく入力項目をシンプルにして気軽にすぐ申し込みを完了してもらえることを優先するか、あるいは申し込みの段階でイベントや営業活動にとって有用となる情報をアンケートなども盛り込んで集めておきたいか、など方針によっても様々なパターンが考えられます。

以下では、ごく一般的なイベント申し込みフォームを想定して、用意する基本的な入力項目の一例をご紹介します。

入力項目の例

• 氏名
• メールアドレス（確認のため2回入力）
• 職業（任意項目）
• 役職（任意項目）
• イベント参加人数
• 興味や関心のあるジャンル（チェックボックス選択式）
• なにを見てイベントを知ったかのヒアリング（チェックボックス選択式）
• 個人情報取扱いの明示（承諾のチェックボックス）

イベント申し込みフォームを作成する際の流れ

イベント申し込み用のフォームを作成する際には、検討段階から含めていくつかの手順を踏むことが一般的です。
以下で、代表的な流れを簡単にご紹介します。

質問項目を決定する

申し込みフォームに設定する質問項目の数や内容、およびそれぞれの項目について必須項目とするか任意項目とするかといった点を検討し、決定します。

申し込みフォームを作成する方法を決定する

申し込みフォームを作成する際には、シンプルな機能のフォームツール（Googleフォームなど無料ツールもあり）、Microsoft社のOffice 365、クラウド型予約システム（多機能型の月額料金タイプ）など、方法としていくつかの選択肢があります。
自社がフォームで実現したい機能、情報の拡張性などをもとに、適した手段を選択しましょう。

管理用データとの連携方法を決定する

申し込みフォームで収集したイベント申込者のデータを、管理する際の方法も検討しておく必要があります。Googleフォームなどのシンプルなフォームツールで収集したデータは、Googleクラウド上で閲覧はできるものの、そのまま業務に応じたデータ処理をおこなうようなことはできません。状況に応じてそのデータを、管理業務のためのシステムへ移し替えする必要があります。
尚、後述する予約システムでフォームを作成した場合は、自動的に予約システムの管理画面にすべてのデータが反映され、管理画面上で様々なデータ処理をおこなえる他、他の業務システムへのリアルタイム連携なども可能です。

項目の作成やデザイン調整をおこなう

決定したフォーム内容をもとに、選定したツールを使って実際にフォームを作成し、デザインの調整をおこなっていきます。

動作確認をおこなう

フォームが完成したら、回答入力者の立場になって実際に動作確認をおこなっておきます。入力時に予期しない動作が発生しないか、実際の画面で説明文の表示がずれてしまわないかなどを、PCだけでなくスマ－トフォンやタブレット、社内ネットワーク、外部ネットワークなど様々な端末と環境を用いてチェックしておくとよいでしょう。

フォームを公開する

作成したイベント申し込みフォームをWeb上で公開します。公開後は必要に応じて、既存のイベント公式サイトや告知媒体からのリンクを貼り、集客の導線を完成させます。

予約システム「ChoiceRESERVE」でイベント申し込みフォームを作成・管理するとできること

クラウド型の予約システム「ChoiceRESERVE」は、「予約」に関する様々な業務をひとつのシステムで自動化・効率化し、ご担当者の業務負担軽減や顧客へのサービス品質向上を実現できるシステムです。

この予約システム「ChoiceRESERVE」でイベントの申し込み用フォームを作成した際に実現できることをいくつか、以下でご紹介します。
「ChoiceRESERVE」は様々な運用アイデアを簡単に実現しやすい、多機能型の予約システムです。以下でご紹介する特徴とあわせて、ぜひサービスサイトや運用事例などもチェックしてみてください。

柔軟な作成機能で企業やイベントのカラーに合わせたサイトを作成可能

「ChoiceRESERVE」では予約受付用のフォームやサイトを、シンプルな操作で自由に作成できます。サイトのデザインや項目の入力形式、表示する画像やアクセス地図などを柔軟に設定可能なため、イベント毎にぴったりのサイトやフォームを作成することも容易です。

▼参考：
予約サイトを準備する｜ChoiceRESERVE

申し込みに対する様々な応答・案内を自動化可能

申し込みを受け付けた際の予約完了メール、キャンセル待ちしたいユーザーに対しての空き状況通知メールや、日程変更したいユーザーに対しての調整対応、イベント開催日が近くなってからのリマインドメールなど、イベント申し込み受付で必要になる様々な応答・案内をすべてシステムで自動化できます。

▼参考：
予約情報をメールで自動配信する｜ChoiceRESERVE

多拠点・複数開催のイベントも一元管理

「ChoiceRESERVE」は複数拠点運用にも対応した予約システムです。小規模なイベントだけでなく、複数拠点で複数担当者により企画されるイベントを一括管理したい場合にも、統括管理権限、細かな権限分けなど様々な機能でニーズに沿った運用を実現できます。

▼参考：
複数拠点を管理する｜ChoiceRESERVE

会員制のイベントサイトも構築可能

「ChoiceRESERVE」のみで会員登録制のイベント申し込みサイトを構築できるほか、すでに外部システムで会員サイトを構築している場合でも、そちらと情報を連携して会員ログインの仕組みを用意することが可能です。

▼参考：
顧客（会員）を管理する｜ChoiceRESERVE

解析タグ・コンバージョンタグ設定で集客状況を分析

イベント開催で得られた情報から顧客の動向の解析や成果分析などをおこなうために、予約サイト上での解析タグ設定やコンバージョンタグ設定に対応しています。

▼参考：
計測・分析する｜ChoiceRESERVE

API連携で他の業務システムへ受付データを共有

「ChoiceRESERVE」は、外部システムとのリアルタイムなデータ共有をおこなえる仕組みである「API連携」に対応しています。
API連携を使って、予約システム内の予約情報を顧客管理システムや営業支援システム、会計システムなど、様々な外部システムへ共有可能です。

▼参考：
他サービスと連携する｜ChoiceRESERVE

サービスサイト｜ChoiceRESERVE
様々な導入事例｜ChoiceRESERVE

イベント申し込みフォームの作成例をデモサイトでチェック！

予約管理システム「ChoiceRESERVE」では、実際に同システムで作成された様々な目的・業種の予約受付サイトを、デモサイトとして公開しています。
例えばどのような予約サイトやフォームを作成できるのか、予約者はどのような操作感になるのか、といった点をぜひデモサイトでチェックしてみてください。

▼参考：
アウトドアイベントの予約受付デモサイト｜ChoiceRESERVE
金融機関セミナーの予約受付デモサイト｜ChoiceRESERVE

イベント申し込みフォームの運用は予約システムが便利

自社開催のイベントを成功させるためには、第一の課題である集客を成功させるためにも顧客へスムーズな申し込みへの導線を提供することが大切です。
Web上の申し込みフォームであれば、様々な告知媒体から直接リンクできる申込方法となるため便利です。

また、多機能型の予約システムでイベント申し込みフォームを作成しておけば、そのままひとつのシステム内で様々な案内対応の自動化、予約情報の管理などがおこなえ、外部の業務システムとのデータ共有も容易となるため大変おすすめです。

ぜひ、イベント開催時には申し込みフォームの作成をご検討ください。