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社内での打ち合わせや面談、社外との商談など、ビジネスにおいてはあらゆる場面で「日程調整」が必要となります。
実際に日程調整がほぼ日常的に発生していて、場面ごとに調整対象人数や規模などが様々となり、調整業務に時間がかかって苦労されているという方はいらっしゃいませんか？
本記事では日程調整をツールで自動化することで、どのような利便性を得られるかについて解説しています。
ビジネスではどのような時に日程調整が必要？
まずは「日程調整」が必要になる場面として、一般的なビジネス上ではどのようなケースがあり、調整対象となる参加者や規模にはどのようなパターンがあるかなどを再確認しておきましょう。
ミーティング
主に社内のメンバーが集まり、本格的な意思決定をする会議の前段階のすり合わせや、プロジェクトの進行状況を共有するため、課題や問題点などを話し合ったり意見交換するためなどの目的で打ち合わせをおこないます。
定例的なミーティングの場合、高頻度に細かな日程調整をおこなうというよりは、ミーティング終了時などに次回の日時を決定しているケースが多いでしょうが、突発的な必要性が生じておこなう場合や、参加メンバーが多い場合には都度日程調整をおこなう場合もあるでしょう。
日程調整の担当者が誰になるかという点では、ミーティングの種類や規模に応じて部署の管理者やチームのリーダー以上の方であったり、それらの人から調整を命じられた担当者が該当します。
日程調整担当者は、ミーティング参加者全員あるいはチーム単位での代表者などへ、社内のチャットツールやメール、口頭やそのほかの手段で連絡し、日程調整をおこないます。
会議
会議も多くの場合は社内のメンバーが対象となりますが、議題や目的が明確に決まったうえで、参加各位があらかじめ資料や報告書などを準備したうえで執りおこなわれます。
社内のメンバーのなかでも、特に議題や目的に直接関係する、役職や責任を持つ立場である人物が集合するケースが多いため、日程調整の対象はいつもほぼ決まったメンバーになることが多いでしょう。
日程調整は、進行役にあたる方や議事録担当者、それらの方々に指示されたメンバーなどがチャットツールやメールなど、記録に残るかたちの方法で各出席者へ打診するケースが多いでしょう。
商談
商談は取引先や顧客など、社外の人物と契約締結することを目的としておこなわれる交渉・相談です。
商談の準備段階として顧客への営業活動や、商談相手に関するリサーチや課題のヒアリング、提案のための資料の準備など様々なステップを踏んでいることが一般的です。また、商談当日には最終的な説明やアピールをおこなって契約締結へ運ぶために、じっくりと話し合うための予定時間を設けます。
そのため、商談の日程調整は簡単なやりとりでスピーディに決定するという性質のものではなく、取引相手の状況や自社側の準備状況もはかりながら、慎重にすすめていくというケースが多くなるでしょう。
日程調整をおこなう担当者としては、当該顧客とあらかじめやりとりを交わしている営業担当者自身となることが一般的です。
採用面接
自社の従業員を採用するために、担当者が応募者とおこなう面接です。
面接に参加するのは、人事担当者や、採用後に配属予定となっている部署やチームの管理者などが担当するケースが多いでしょう。
採用面接の日程調整においては応募者個々とのやりとりになりますが、応募者の言葉遣いや文章の書き方、やりとりのマナー、応答の迅速性など様々な資質を日程調整の過程で推し量るために、あえて対応を自動化せず、電話やメールといった旧来の手段でおこなう場合も多いようです。
ただし、特に応募者が大人数となる大企業などでは、日程調整をおこなう人事担当者の負担を軽減するために、対応を自動化しつつも応募者に文章を入力してもらうような、応募フォームや予約システムといった手段で一次受付をおこなうケースも一般的です。
サービス提供
自社が顧客へサービスを提供する際に、日程調整をおこないます。
例えば製品修理など訪問サービスをおこなうための調整、店舗来客型のサービスで来客日を決定するための調整、宿泊サービスやレジャーサービスでの宿泊日調整やスクールでの受講日調整など、様々なパターンがあります。
不特定多数の顧客から申し込みが入り日程調整をおこなうケースがほとんどであり、調整相手が同時に大人数となるため、コールセンターで調整を担当したり、システムで調整や受付が自動化されていたりということが一般的です。
ただし訪問修理や美容師など、個別の担当者がスケジュール調整をしつつアサインされるようなサービスでは、担当者自身が顧客と直接やりとりをおこない日程調整することもあるでしょう。
講習や研修
社内や社外から受講者を募り、講習や研修をおこないます。
講習や研修の日程調整では、日程ごとに一定の人数が対象となり、また調整時の確認項目や案内事項などは少なめとなるため、簡潔な手続きで日程調整がおこなえるようシステムで自動化されている場合も多いでしょう。
社内健康診断
社内の健康診断を実施するための日程調整です。
主に人事・労務担当者が従業員との日程調整を担当しますが、受診できる健診項目や予約方法などがクリニックによって異なり、また健保組合とのやりとりも必要になるため、日程調整における情報の整理やスムーズにすすめるための周知などで業務が煩雑となりがちです。
ビジネスにおける日程調整では、段階に応じて様々な業務が発生
ビジネスにおける日程調整で思いのほか手間や時間がかかってしまう大きな理由として、複数の人物を相手に段階的にやりとりをおこなったり、同一人物に対して一度のやりとりだけでなく何度もやりとりの往復をしなければならなかったりという部分があります。
一般的なビジネスにおける日程調整で、だいたいどのような段階を踏む必要があるのかを見ていきましょう。
参加対象・人数などを決定する
まずは、日程調整の目的となる催しやイベントごとに、参加対象や人数などを検討します。
開催スペースや使用物の在庫などとの兼ね合いを検討しつつ、急な人数の増減などにも対応できるよう、あらかじめ開催場所担当者とのやりとり、他業務担当者とのやりとりなどが発生しつつ、参加対象や人数を決定していきます。
候補日を決定する
催しの規模に応じて、各参加者とのやりとりを最低限に抑えるために、選択できる候補日を複数そろえておきます。候補日をそろえるためには、催しの種類によって会場や会議室などの空き日や、いつまでに日程を決定する必要があるのかなどを確認しておく必要があります。
全参加者へ日程調整を打診する
対象となる全参加者に対して、電話やメールなど適した手段で日程調整の打診をおこないます。打診に対して、各参加者から個別に問い合わせや質問が入ることも多いため、それぞれに対応します。
各参加者の都合や要望に対応する
参加者の人数が多いほど、各参加者の都合や要望に応じた日程調整の必要性も大きくなります。
催しの種類に応じて、例えば主要な人物から優先的に都合をヒアリングする、返答期限を段階的に設定しておくなどといった工夫をしながら、なるべく再調整のやりとりが少なく済むように確認方法を考えておく必要があります。
日程決定後、決定内容の通知をおこなう
無事に日程が確定できたら、すべての参加者へ決定内容の連絡をおこないます。必要に応じて、当日の持参物や関連資料、詳細情報などもメールや郵送などの手段で届けます。
全参加者へリマインドをおこなう
催しの日程が近くなったら、すべての参加者に忘れずに参加してもらえるよう、リマインドを届けます。必要に応じて会場地図など、当日の間違いを防止するために必要な情報も添付します。
従来のビジネスにおける日程調整方法の課題
ビジネスにおける日程調整方法として、特に営業的側面がある調整においては、やはり相手の雰囲気や温度感も感じながら丁寧にやりとりをおこなえる電話やメールといった、従来からの連絡手段が使われることも多いでしょう。
そのような場合に特に調整時の手間が大きくなるポイントとして、以下のような課題が考えられます。
社内での調整、社外が関わる調整など状況に応じて調整手段を使い分ける必要がある
社内メンバーだけで済む調整、社外の人物が関わる調整などが入り乱れる場合に、電話であってもメールであっても、連絡先はもとより調整方法や手段などを考え分けて対応する必要が生じます。
例えば社内メンバーだけが参加するミーティングでは定型式の簡素な連絡でよく、相手によって手続きを変える必要もありませんが、社外の人物や顧客が関与する場合にはそれまでの状況や顧客関係のステータスなどによって調整の手段や連絡内容、踏むべき段階などを都度検討し、適した内容で連絡をおこなわなければなりません。
日程調整担当者としては例え手元にマニュアルやメールの定型文などがあったとしても、「今回の調整にはこの送信内容で適切か」「案内する内容は合っているか」といった確認の手間が大きいでしょう。
複数人数が関わる日程調整では調整完了まで時間がかかる
社内・社外問わず、大人数と日程調整をおこなわなければならないケースでは、単純にやりとりの物量が増し、調整担当者の負担がとても大きくなります。
例え日程が一度決まりかけても、一部の参加者の都合がつかなくなってしまったり、会場の収容人数や必要物の在庫などの関係で日程ごとのメンバーを入れ替えなければならなかったり、といった様々な問題が起きる可能性があり、当日までの間には二度・三度と細かな再調整をおこなわなければならないケースもあります。
各参加者から回答が集まったあと、集計や決定まで手間が大きい
日程調整を全参加者へ打診したあと、各参加者から寄せられた回答を集計し、日程ごとのメンバーの振り分け、会場や備品の確保などの業務に移ります。
これらの業務は催しの規模が大きければ大きいほど、大変時間を要する作業となります。
日程調整後、当日までにリマインドをおこなう必要がある
重大な決議がおこなわれる会議や、顧客へのサービス提供など、参加者が当日に現れないと自社の運用の滞りや損失につながってしまうケースでは、日程決定後の参加者へのリマインドをしっかりおこなっておくことが大切です。
リマインドは一定のタイミング・内容で全員へ送ればよいというわけでは必ずしもなく、催しの性質によっては、相手によってリマインドのタイミング、リマインド時に届ける内容や資料なども変えなければならないケースがあり、それらを把握しながら実行することにも大きな業務負担がかかります。
ビジネス用途で日程調整業務を自動化するための方法
電話やメールといった手間が大きくなる手段ではなく、日程調整をシステム的に自動化したいという場合には、活用できる手段がいくつかあります。
以下に、一般的な方法をご紹介します。
ビジネスチャットで調整する
「Slack」や「Microsoft Teams」、「ChatWork」といったビジネスチャットツールにAPI連携のツールを組み合わせて、日程調整の対象者への案内送信や応答をある程度自動化するという手段があります。
ただしこの場合、ビジネスチャットツールの運用が既に社内で浸透している場合は問題ありませんが、そうでない場合は当該ツールの使い方について社内での教育コストが発生します。ビジネスチャットツールは即時的に文章や添付ファイルなどを、個人やグループへ送信できる便利なツールではありますが、直感的に使える人もいればそうでない人もいることを想定し、送信の仕方や画像添付の仕方などといった操作方法に関する教育や、使用マナーに関する教育・サポートの準備をしておく必要があるでしょう。
また、社内のみでなく社外の人物と日程調整をビジネスチャットでおこなう場合には、そもそも共有のルームをあらかじめ開設したうえで、そのルームを日程調整期間中はこまめに見てもらうという必要性が生じます。
クラウドのカレンダーサービスを活用する
「Googleカレンダー」や「Outlookカレンダー」といった、クラウド上で提供されている共有カレンダーサービスを活用して日程調整をおこなうという方法です。
この場合には、日程調整の対象者全員が共有できるカレンダーや、グループごとに分けた共有カレンダーなどを作成して、そのカレンダー上で空き日を確認しながら希望日を指定してもらう、という流れとなります。
日程調整担当者はクラウドカレンダーの管理者としてログインし、全員に見せてはならない部分のアクセス設定や、編集権限の設定などをおこなえます。
クラウドのカレンダーサービスを使用する際の注意点としては、例えばカレンダーが公開設定になっていると、人を問わずそのカレンダー上に書き込まれた情報にアクセスできてしまう可能性があるという点があります。そのため、非公開設定をおこないアクセスできる人物を限定するためにも、「日程調整の対象者全員に、カレンダーを利用するためのアカウントを取得してもらう（あるいは所有済のアカウントを共有してもらう）」という大きな手間がかかります。
日程調整特化のツールを利用する
インターネット上で配布されているツールの中には、無料のもの・有料のもの含め、多くの日程調整ツールが存在します。
仕様や使い方などを下調べし、もし現在の日程調整ニーズに合うツールがあれば、そういったツールを活用してみるのもひとつの方法です。
ただし、ひとくちに日程調整ツールといっても様々なタイプがあり、やりとりする対象が誰になるか、規模や頻度はどの程度が想定されるかなどの点も考え合わせながら、慎重に選定する必要があります。また特に日程調整時にやりとりされる個人情報を守るという観点で、ツールのセキュリティ性、セキュリティ対策状況には充分に注意しておく必要があります。
予約管理システムで日程調整をおこなう
予約管理システムは、不特定多数のメンバーからたくさんの予約申し込みを受け、様々な対応を自動化しながら情報を管理するという用途に適したツールです。
ビジネスの日程調整に予約管理ツールを導入すると、目的に応じた様々な受付サイトを自由に作成でき、日程調整の対象者はPCやスマートフォンなど各々のデバイスを使って受付サイトへアクセスし、いつでも申請をおこなえるようになります。
予約受付時の案内や、日程変更希望が入った際の調整対応、候補日のリアルタイム表示やダブルブッキング防止、リマインドメールといった日程調整担当者が本来おこなわなければならない業務をほぼすべて自動化できるため、調整業務の負担を大幅に低減できます。
ビジネスで日程調整をツールで自動化する際に検討しておくべきポイント
前項でご紹介した様々な選択肢のなかから、目的に応じたツールを選んで日程調整業務を自動化する際には、以下に挙げるようなポイントに特に注意しておきましょう。
重視すべき機能を検討する
現在の日程調整業務で課題と感じられる部分を整理したあとに、その課題を解決できる機能を持ったツールを選ぶことが重要です。
例えば、日程調整時の細かなやりとりの量や、急な変更への対応に負担を感じている場合に、自動案内送信や自動調整に対応していないツールを選んでしまっては、業務負担にあまり変わりがなくなってしまうでしょう。
日程調整の頻度や対象となる規模を検討する
特に無料で利用できる日程調整ツールの場合には、一カ月に利用できる回数や、一度に申請を受付できる人数に制限が設けられている場合が多くあります。
現在おこなっている日程調整業務や、将来的におこなう可能性がある日程調整なども踏まえて、実際の使用頻度や利用人数などに応えられるツールを選んでおきましょう。
参加者がPC・スマホなどどのような手段で連絡することになるかを検討する
日程調整に関わることになる参加者が、PC・スマートフォン・タブレットなどどのような端末で日程申請をおこなうことになるかを検討しておきます。
特に不特定多数へ提供するサービスの日程調整をおこなう場合などには様々な手段から気軽にアクセスできる調整ツールが適しています。対応デバイスの確認だけでなく、「小さい画面でも日程申請や確認をしやすいか」についてもチェックしておくことをおすすめします。
外部システムとのデータ連携が必要かどうかを検討する
ビジネスにおける日程調整では、希望日程の受付時に日程の連絡だけでなく、様々な付随情報を入力してもらう場合があります。例えば提供サービスの日程調整時に希望メニューや希望担当者、今後の要望などを入力してもらう、ビジネスセミナーの日程調整時に現在抱えている課題や使用している製品を入力してもらう、などです。
こういった様々なデータを収集する際には、得られたデータを自社が使っている顧客関係管理システムや営業支援システム、その他さまざまな業務システムへ移動連携できると便利です。
単なる日程調整のみではなく、今後の運営や営業に活用できる情報も得ながら日程調整のやりとりをおこなうという目的がある場合には、自動化で使用するツールと外部システムとのデータ連携可否も確認しておきましょう。
日程調整時に参加者・管理者がおこなうことになる操作・手順が簡潔に済むかどうかを検討する
日程調整を自動化するツールを導入し、いくら理想的な想定上では「大幅な負担軽減ができる」という見込みがあったとしても、実際に運用した際に日程調整の参加者がそのツールをうまく使いこなせなかったり、調整担当者がデータ確認や管理に手こずってしまったのでは意味がありません。
どのような自動化ツールを導入する場合でも、「実際に申請者（ユーザー）が使うことになる画面」と、「管理者が操作することになる画面」の両方を、画面イメージや解説ページ、デモサイトなどを活用してシンプルに習得できる操作感であるかをしっかりチェックしておきましょう。
複雑な行程なしに、すんなりと理解できて操作しやすいインターフェースを有するツールを選ぶことが大切です。
予約管理システム「ChoiceRESERVE」はビジネスでの日程調整に便利！
本記事では日程調整を自動化するツールの種類をいくつかご紹介していますが、前述のように、特に業務負担軽減の面でおすすめなのが予約管理システムでの自動化です。
株式会社リザーブリンクが提供するクラウド型予約管理システム「ChoiceRESERVE」は、あらゆるビジネスの日程調整で活用できる様々な機能を搭載しています。
導入後に活用される様々な場面を想定し、必要性のある場面での業務自動化を果たせる機能が揃っていますので、ぜひご検討ください。
以下に、代表的な特徴をご紹介します。
無駄なく直感的に日程調整サイトを構築可能
日程調整のための受付サイトは、カラーリングやロゴ、画像などを選択しながら直感的に作成できます。顧客向けの日程調整サイトでは、サービス規約やプライバシーポリシーの設定、店舗情報の設定やアクセス地図の登録などを簡単におこなえる操作オプションもあるため、必要な情報を簡単に網羅できます。
複数のメニューの中から特定のメニューを選んだ状態での日程調整サイトをURLとして発行できるため、案内する先の顧客ごとに適した調整サイトへ直接誘導することも可能です。
日程調整担当者は見やすい管理画面で状況をリアルタイム把握
「ChoiceRESERVE」で受け付けた日程申請情報や予約情報は、専用の管理画面でリアルタイムに一覧確認できます。
また、Web経由以外の例えば店頭や電話口で別途受け付けた申請内容についても簡単に編集追加できるため、申請ルートが複数ある場合でも、統合的な一元管理が容易です。
日程調整を行うべき開催日程やメニューが複数ある場合や、多店舗展開でそれぞれの日程調整をおこなっている場合でも、メニュージャンルやエリア、日程などで細かくカテゴライズしながら管理できるため、ひとつのシステムのみで様々な管理業務を完結できます。
「Googleカレンダー」「Salesforce」など外部システムと連携可能
利用者の多いクラウド型のカレンダーサービスである「Googleカレンダー」や、CRM・営業支援システム「Salesforce」と、API連携という仕組みを使って自動的なデータ共有をおこなうことができます。
例えば予約システム側で受け付けた申請状況や日程変更・キャンセル状況を特定のGoogleカレンダー上へ自動反映したり、予約データをSalesforceへリアルタイム共有し、スピーディーな営業活動に活かしたりと、アイデア次第で様々な業務効率化をおこなえます。
予約データのCSVインポート＆エクスポートに対応
予約システム側のデータを様々な業務と共有する方法としては、API連携以外にCSVインポート＆エクスポートといった方法もあります。他の業務システムですでに登録している会員情報を予約システムヘインポート（取り込み）して、予約サイト側で顧客が入力しなければならない個人情報を最小限にしたり、予約システムのデータをエクスポート（書き出し）して郵送システムに取り込み、郵送案内物の宛名に印字したりと、データ共有が簡単なことにより様々な利便性を得られます。
「Zoom」「Google Meet」との連携でオンラインミーティングの調整も簡単
「ChoiceRESERVE」では、「Zoom」や「Google Meet」といったWeb会議ツールとの連携にも対応しています。
オンライン会議をおこなう場合や、オンラインで顧客へサービスを提供する場合などに連携機能を活用すれば、予約受付完了と同時にWeb会議用のURLを自動発行し、参加者へメールで自動送信することも可能です。
高いセキュリティにより社外の人物との日程調整でも安心
行政機関や金融機関、大企業など多くの重大な機密情報・個人情報を扱うお客様に信頼いただき、活用いただいている「ChoiceRESERVE」は高度なセキュリティ対策をおこなっています。
日程調整や予約受付時にシステム上でやりとりされる大切なデータを守るために、ITセキュリティの国際規格である「ISMS認証（ISO/IEC 27001:2013準拠）」および「ISMSクラウドセキュリティ認証（ISO/IEC 27017:2015準拠）」に対応し、認証を取得済です。
また、予約受付サイト上で個人情報を取り扱うすべてのページをSSL（暗号化プロトコル）で暗号化しており、データベースでの暗号化対策を万全におこなっています。
日程調整以外の、様々な業務もひとつのツールで完結できる
予約管理システム「ChoiceRESERVE」は、本記事でご紹介した「ビジネスでの日程調整」以外にも、商品の販売予約や抽選予約、クリニックや交通網の予約などありとあらゆる「予約」に対応できる機能を網羅したシステムです。
日程調整のために導入いただき、もし他の業務でも広く活用したくなった場合にも、使い慣れたシステムのままで機能をカスタマイズしながら用途を拡大いただけます。
▼参考：
機能一覧| ChoiceRESERVE
ご利用料金| ChoiceRESERVE
デモサイトを体験する| ChoiceRESERVE
ビジネスで発生するあらゆる日程調整にはツールを上手に活用！
あらゆるビジネスシーンで「日程調整」は日常的に発生し、また対象となる人数が多くなればなるほど、調整業務自体に多くの手間をとられてしまうものです。
日程調整で必要となる様々な業務をうまく自動化するためには、クラウドカレンダーや日程調整ツール、予約管理システムといった便利なツールを活用することが有効です。
特に予約管理システムを導入すれば、日程の受付そのものだけでなく、各種案内や連絡、日程変更対応やリマインド送信まですべて自動化でき、業務負担や人的コストを大幅に削減できます。
日程調整業務の効率化を実現したいご担当者は、ぜひ予約管理システムの機能をチェックしてみてください。
