スマホを操作している女性

Web予約システムは商品やサービスを広く利用してもらうために欠かせないツールとなっています。この記事では、Web予約システムのメリット・デメリットや導入方法の解説とともに、信頼性が重視される自治体の公共施設予約サイトを紹介します。

Webで予約システムを導入するメリット・デメリット

ノートに書かれたmeritとdemeritの枠

 

Web予約システムの導入には様々なメリットとデメリットがあります。

メリット

Web予約システム導入で得られる主なメリットは3つです。

・顧客の利便性を高めて利用を促す
Web予約システムは顧客の利便性を高めます。Web予約システム以外の予約方法として多く利用されているのが電話予約・FAX予約で、顧客には電話番号を確認して発信する手間がかかり、話し中であれば掛けなおしが必要です。電話番号が不明な場合や話し中だった場合は、面倒になって予約をやめてしまうかもしれません。

スタッフとの口頭でのやり取りは、言い間違いや聞き間違いが発生するリスクがあります。予約を受ける企業・店舗の側でも対応する人員が必要であり、予約内容の確認ミスなど不安がある点は顧客と同じです。さらに、顧客か企業のどちらかが通話料を負担する必要があります。

Web予約システムなら、メンテナンス時を除いて24時間いつでも予約が可能です。言い間違いや聞き間違いも起こりません。手続きを途中でやめることもできるため、予約に対する心理的なハードルも下がり、利用促進につながります。

・予約に関する業務の効率がアップする
Webの予約システムは、予約受付を自動化できるだけでなく、確認メールの送信や予約状況管理、顧客管理業務なども行えるなど業務効率アップが可能です。

・顧客データから囲い込みが可能
Web予約システムで蓄積・管理されたデータを用いた顧客の囲い込みが可能になります。販促をかけたい属性の顧客をピックアップしたアプローチも可能です。

デメリット

Web予約システムを導入する主なデメリットは、費用と導入時の手間、日々の管理が必要な点です。もっとも、費用や日々の管理が必要な点については、効果と比較した結果次第でデメリットではなくなります。導入時の手間は一時的なものです。

Web予約システムの導入方法

Reserveと表示されたスマホ

Web予約システムの導入方法は主に3つあります。

オリジナルシステムの開発

自社専用のWeb予約システムを開発することで、過不足のない希望通りのシステムを導入できる可能性が大きくなります。ただし、内製なら人材などのリソースが必要で、業者に依頼する場合は外注費が必要です。どちらの場合もそれなりに期間が必要になります。

ベンダーの予約システムを利用

ベンダーが提供している予約システムを利用することで、容易に予約システムを導入できます。多くの場合、機能面や使い勝手の面でオリジナルシステムの開発には及ばないものの、費用面などで優位です。

既存サイトに追加する

既存の自社サイトにプラグインで予約システムを追加する導入方法もあります。知識がある人材がいれば難しくありませんが、そうでなければ難航するかもしれません。

参考になる公的施設等のWeb予約サイト

市役所と表示された建物入口

自治体でも公的施設の予約にWeb予約システムを活用しています。ここでは、参考として自治体の公共施設予約サイトを2つ紹介しましょう。

さいたま市公共施設予約システム

さいたま市公共施設予約システムは、各施設の空き状況をクリックで調べることができます。抽選や予約申し込みには利用者登録が必要です。
さいたま市公共施設予約システム

市川市施設予約システム

市川市施設予約システムもさいたま市と同様に利用者登録をすることで利用できます。表示期間は1日、1週間、2週間、1ヶ月から選択可能です。
施設予約システム | 市川市公式Webサイト

Web予約システム導入のポイント

POINTと書かれたキューブ

Web予約システムを導入する際の主なポイントは2つです。

自社の用途にマッチした機能

自社の用途にマッチした機能があることが第一のポイントです。多機能でも使わない機能が多い、欲しい機能が少ないといった事態にならないよう、しっかりと検討する必要があります。そのためには、システムに何を求めるかを明確にしておくことと、同業他社での導入実績の確認が重要です。

顧客にも自社にも使い勝手がよい

機能面で過不足がなくても、使いにくいシステムでは活用できるか疑問です。デモ・お試し利用ができるかどうかが第二のポイントになります。たとえばChoiceRESERVEなら、デモサイトが用意されており、相談前に操作などのイメージ確認が可能です。

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Webの予約システム導入は事例を参考にポイントを押さえて行う

Webの予約システムを導入するにあたってはメリット・デメリットを検討し、他社や公共施設の事例に加え、ベンダーが公表している導入事例も参考にしましょう。多くの事例をチェックすることで、自社で導入した場合のイメージがつかみやすいといえます。プラスしてポイントを押さえた選択が重要です。

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