予約確認メールの書き方・例文集
自動返信メール作成のポイントも解説

予約確認メールは、顧客との信頼関係を築く大切な接点です。顧客に予約受付の完了を伝えるとともに、予約内容の再確認の役割も担う「予約確認メール」。予約確認メールの活用は、予約日時の勘違いや予約忘れの防止に役立ちます。

この記事では、必要な記載事項や簡潔に伝えるための構成、コピペで使えるシーン別例文をご紹介します。

予約確認メールの役割とは？

「予約確認メール」の役割は、希望の日時に予約が完了していることを顧客へお知らせすることです。メールには、予約日時、予約者名、予約サービスなどの記載があるため、顧客が予約内容をいつでも再確認できます。

予約日時に間違いはないかなど、予約確認メールに記載されている内容を見ながら確認できます。

予約確認メールを送るタイミングとベストな送り方

一般的に予約確認メールを送るタイミングは2回。予約受付直後に送る「予約完了メール」と、予約日が近付いてきた時にお知らせする「リマインドメール」があります。

予約完了メールは、顧客が予約を終えた直後、数分以内に自動で送信するのがベストです。これにより、予約が正しく受け付けられたことを即座に伝え、顧客に安心感を与えることができます。

一方、リマインドメールは、予約日の数日前（一般的には1〜3日前）から、当日の朝に送信するのが効果的です。このタイミングで再度予約内容を通知することで、顧客の「うっかり忘れ」を防ぎ、無断キャンセル（ノーショー）の減少に貢献します。

どちらのメールも、件名を工夫して開封率を高め、予約内容、日時、キャンセルポリシー、問い合わせ先を明確に記載することが重要です。

予約確認メールに含めるべき必須情報と作成のポイント

予約確認メールに予約情報を正確に記載しておくことで、予約者も管理者もお互いに間違いがないか確認ができます。予約確認メールに必要な情報は以下の通りです。

• 予約日
• 開始時間（必要に応じて終了時間、所要時間も）
• 予約者名
• 予約人数
• 予約したサービス（製品）の内容
• 場所（オンラインの場合はURLなど）
• キャンセル・変更について（ポリシーや方法）
• 持ち物
• 注意事項

メールの最後に、担当者から顧客へのコメントなど、来店が楽しみになるようなメッセージを添えるといいでしょう。オリジナルのメッセージが一言あるだけで、特別感や人間味が感じられる印象のいいメールになります。

予約確認メールを作成する際のポイント

予約確認メールを作成する際の大切なポイントをいくつかご紹介します。以下の内容をぜひ参考にしてみてください。

分かりやすい件名にする

予約確認メールの件名は、用件や送り主が一目で分かるものにしましょう。具体的には、「【予約完了】〇〇（店名）」「7/13〇〇セミナー予約申込完了のお知らせ」というような件名にすると、予約確認メールであることをすぐに認識してもらえます。

メールボックスを一覧表示で確認する場合、目に留まりやすいのが件名の部分です。「〇〇店からのお知らせ」など具体性を欠いた件名では、メルマガと勘違いされて他のメールに埋もれてしまうおそれがあります。

内容は要点を絞って簡潔に

予約確認メールの内容は要点を絞って簡潔にまとめましょう。スマートフォンでメールをチェックする人のことも考えて文章は短めに、予約情報の詳細は箇条書きにすると読みやすくなります。情報量が多い場合は、改行や区切り線も活用しましょう。

もちろん丁寧な言葉遣いは大切ですが、冗長な文にならないよう注意してください。要点がスムーズに確認できる、すっきり見やすい文面を心がけましょう。

予約変更やキャンセル時の連絡先も記載

予約変更やキャンセルに備えて、連絡先も必ず記載しましょう。直前の急なトラブルに対応できるよう、メールアドレスだけでなく電話番号も記載しておくと親切です。

連絡先の記載場所は、メールの最後が分かりやすいでしょう。「変更・キャンセルはこちらから」などと別枠を設け、目立つように記載しておけば、必要な時にすぐに見つけてもらえます。

誤字脱字、記載内容に間違いがないか確認を

基本的なマナーとして、誤字脱字、記載内容に間違いがないかの確認はしっかり行いましょう。特にテンプレート作成時は慎重にチェックすることをおすすめします。

文章や内容に誤りのあるメールを送ってしまうと、相手からの印象が悪くなったり、信頼性に影響したりする可能性もあります。中でも、予約日時や料金の記載誤りは大きなトラブルになりやすいので注意してください。

オリジナルの一言メッセージを添えて好印象に

予約確認メールは事務的な印象を与えがちですが、メールの最後に担当者から予約者へのコメントなど、何か一言付け加えるだけで人間味の伝わるメールになります。オリジナルのメッセージには特別感があり、顧客にとってうれしいものとなるでしょう。

「前回〇〇さまのカットを担当した△△です」「〇〇さま、今月も本セミナーにご参加いただきありがとうございます」などと、親しみを込めて顧客の名前を呼ぶのもテクニックのひとつです。予約日が楽しみになるような明るいメッセージを送りましょう。

【シーン別】予約確認メールの例文集

予約確認メールの例文をシーン別にいくつかご紹介します。下記を参考に、業種やシーンにあわせて「予約人数」「持ち物」「注意事項」などの必要な項目も盛りこみながら、テンプレート作成をしてみてくださいね。

予約完了時に送る自動返信メールの例文

顧客へ予約完了をお知らせする自動返信メールの例文をご紹介します。

件名

11/28〇〇セミナー予約申込完了のお知らせ

本文

※このメールはシステムからの自動返信です。

□□さま

お世話になっております。
〇〇セミナー運営事務局です。

この度は、〇〇セミナーにお申し込みいただきありがとうございます。
以下の内容で参加受付を完了しております。

—————————————————
セミナー名：〇〇セミナー
開催日時：2021年11月28日（日）10時00分～12時00分
開催場所：△△ホール2階　B会議室
住所：東京都～～～
地図：URL～～～
（□□駅より徒歩3分）
—————————————————
▼ご質問・お問い合わせ等はこちらから
〇〇セミナー事務局
電話番号：～～～
メール：～～～
—————————————————
＜署名＞
株式会社●●
〇〇セミナー運営事務局
住所：～～～
電話番号：～～～
メール：～～～

□□さまのご来場をお待ちしております。

予約内容を確認・変更・キャンセルする際の例文

正式に予約受付が完了したことを顧客へお知らせするメールの例文です。こちらは自動返信メールを使用していない店舗向けの例文となります。

件名

【予約キャンセルを受け付けました】〇〇（店名）

本文

キャンセルを受け付けました。
手続きの完了したご予約内容は下記のとおりです。

予約日時：2021年11月25日（木）13時30分
メニュー：カット＋カラー／11,000円
担当スタイリスト：△△
地図：http://～～～
—————————————————

—————————————————
▼変更・キャンセル・お問い合わせはこちら
〇〇（店名）
E-mail：～～～
TEL：～～～
URL：～～～

予約日が迫ったタイミングで送るリマインドメールの例文

予約の日時が近付いてきた時に送信するリマインドメールの例文をご紹介します。

件名

【ご予約前日です】〇〇（店名）

本文

ご予約の前日となりましたので、念のためお知らせ申し上げます。
□□さまのご来店を心よりお待ちしております。
—————————————————
予約日時：2021年11月27日（土）10時30分
メニュー：ヘッドスパ60分／5,000円
担当：△△
地図：http://～～～
—————————————————
〇〇（店名）
E-mail：～～～
TEL：～～～
URL：～～～
※お手数ですが、予約当日の変更・キャンセル等のご連絡はお電話でお願いいたします。

予約確認メールの送信ミスを防ぐには？

すべての顧客に予約確認メールを手作業で送るのは大変です。メールの送信や問い合わせ対応など、予約に関する業務負担を軽くしたい場合は、予約システムの導入を検討するのもいいでしょう。
予約システムは、24時間365日いつでも予約を自動で受付、予約メールを自動で送信する便利なツールです。

顧客に予約の完了をお知らせする「予約完了メール」、予約忘れを防止する「リマインドメール」、後日、来店のお礼を伝える「サンキューメール」など、予約に関する様々なメールを自動配信します。

これらのメールを手動で作成・送信する手間が一切不要になるため、スタッフのメール対応時間が大幅に削減されます。特に、予約件数が多い場合や、多岐にわたるメールを使い分ける場合に効果的です。

予約システムが自動で正確な日時や内容を反映してメールを作成するため、誤送信や記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客への対応品質が向上します。これにより、顧客からの問い合わせ対応も減り、スタッフは本来の業務に集中できるようになります。

自動返信機能付きの予約システムサービスを紹介

予約システム「ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）」は、予約に関するあらゆるメール業務を自動化し、大幅な効率化を実現します。

ChoiceRESERVEの大きな特徴は、顧客への自動配信メールの種類が豊富である点です。予約受付だけでなく、仮予約の承認・拒否、予約変更、キャンセル受付など、ステータスに応じたきめ細やかな通知が可能です。

また、直前お知らせメール（リマインドメール）を最大2回まで設定でき、予約忘れの防止軽減に貢献します。

さらに、予約した内容（メニューやプランなど）に応じてメールの内容を自動で変更したり、管理者への通知メールの配信先を予約内容に応じて変えたりできるため、店舗やサービスごとの柔軟な運用が可能です。

予約確認メールの送信先を複数の管理者に設定することもでき、情報共有や対応漏れを防ぎます。メールのタイトル（件名）や本文も自由にカスタマイズでき、顧客への丁寧なコミュニケーションを実現します。

簡潔で分かりやすいメールで顧客満足度を向上させよう

この記事では、予約確認メールを作成する際のポイントやシーン別の例文をご紹介しました。予約確認メールの主な役割は、「予約完了のお知らせ」「予約情報の再確認」「予約忘れの防止」です。顧客がスムーズに内容を確認できるよう、簡潔な文章で分かりやすくまとめましょう。24時間自動で予約受付やメール配信を行う、予約システムの導入もおすすめです。