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おもにBtoBでの商談機会創出のために行われるのが商談会です。企業の利益に直結する重要な機会であるものの、顧客情報やアポイントの管理に負担を感じている方も多いかもしれません。商談会の日程調整や顧客管理業務を効率化させるために有効なのが、予約システムの導入です。
これから商談会受付や予約に予約システムを利用したい方のために、商談会向けの予約システムの機能を紹介します。商談会のための予約システムのサービス選びにも、ぜひ役立ててください。
※この記事は、「予約の知見」と「サービスの現場」を共創し、そこに眠る価値を発見・創造していく、日本で唯一の予約研究機関【予約ラボ】が監修を行っています
予約受付ができる商談会サイトを構築できる予約システムの機能
予約ができるWebサイトやWebページを構築し、運営できる機能です。予約システムによって商談会の集客や認知、予約受付のためのサイトやページを構築できます。
予約受付フォームや問い合わせフォームのほか、会場までのアクセスや商談会の時間やテーマなど、関連イベントのお知らせも記載できます。オープンなサイトとしてはもちろん、会員専用サイトとしても構築可能です。
商談会のダブルブッキングや予約忘れを防止する予約システムの機能
予約システムでは商談会の予約を一元管理できるほか、同一アカウントから一定期間予約を受付できなくする重複防止機能を搭載しているため、ダブルブッキング防止にも効果的です。また商談会の日時が近づくとリマインドメールを自動配信する機能も搭載しています。参加者側の予約忘れによるキャンセルを防げるでしょう。
顧客の情報を一元管理できる予約システムの機能
予約した顧客データを既存のシステムに連携できるので、顧客情報管理が効率化します。SSL/暗号化対応などのセキュリティ対策により、予約サイト上の顧客情報を安全な環境下で管理できるのもメリットです。必要に応じて顧客データの一斉削除もできます。
営業活動や戦略を効率化する予約システムの機能
Salesforceなどの外部ツールと連携できる予約システムなら、顧客情報を紐づけたマーケティングや営業活動、戦略の立案が実現します。
会員データ（予約者データ）や予約データをCSVで一括ダウンロードできる機能のある予約システムもあります。データは日付、顧客の属性などで検索、絞り込みができるので、インサイドセールスのフォローの電話やメール配信、営業活動などに活用可能です。
予約が完了したときにサンキューメールを送信できる機能もあります。メールの文面も編集できるので顧客のフォローアップにもつなげられるでしょう。
さまざまな外部サービスと連携できる機能システム
Googleカレンダーの連携機能がある予約システムは、予約状況やほかの予定などを一覧で確認できます。ほかの商談との日程調整やアポイント管理が効率化できるでしょう。ZoomやGoogle Meetと連携でき、オンライン上での商談会開催がスムーズにできる予約システムもあります。
Twitter、Facebook、はてなブックマークなどのSNSと連携できる機能を使えば、SNSを通じた新規の顧客層にも商談会をアピールできます。
予約システムを導入すれば商談会予約や営業活動を効率化できる
商談会予約やアポイントの調整、管理が効率化する予約システムの機能を紹介しました。予約管理システム「ChoiceRESERVE」では、今回の記事で紹介した機能をすべて提供しています。商談会による商談機会の創出や営業活動の効率化、戦略の立案にも役立つ様々な機能を搭載していますので、ぜひ商談会向け予約システムとして活用し、営業活動の最大化につなげてください。
