この記事の3行まとめ
  • 予約システムは、24時間365日の自動予約受付で業務を効率化し、予約の取りこぼしや人的ミスを防ぐ
  • メール配信や顧客情報管理など、多彩な機能で顧客の利便性を高め、サービス向上や集客アップに貢献
  • 導入の際は、自社の業種や事業規模、費用対効果、セキュリティ、サポート体制を考慮して最適なシステムを選ぶことが重要

「予約の管理が大変」「電話対応に時間を取られてしまう」といったお悩みはありませんか?

予約システムは、アナログな予約管理の課題を解決し、業務効率化や売上アップに貢献するツールです。しかし、数多くのサービスがある中で、「どれを選べばいいか分からない」と感じる方も多いのではないでしょうか。

この記事では、クラウド型予約システムを開発・提供するリザーブリンクが、予約システムの基本的な機能から、メリット・失敗しない選び方のポイントなどを解説します。

あなたのビジネスに最適な予約システムが見つかり、スムーズな導入への一歩を踏み出すために、ぜひご参考ください。

予約システムとは?

予約システムとは、インターネット上で自動化・一元管理するためのツールです。24時間365日、Webサイトや手軽に予約を受け付けられるため、店舗や企業の業務効率化はもちろん、お客様の利便性向上にもつながります。

美容室や飲食店、病院などお店の予約だけでなく、会議室や社用車の予約、社内研修、健康診断など、社内業務の日程調整など幅広い活用が可能。手作業による「ダブルブッキング」や「情報入力ミス」といった人的ミスを防ぎ、電話対応による業務の中断もなくなります。

また、予約管理が自動化されるため、これまで予約管理に割かれていた時間と労力を大幅に削減できるでしょう。

予約システムは、単に外部からの予約を受け付けるだけでなく、ビジネス内外のあらゆる日程調整や管理の課題を解決し、業務効率を大幅に向上させるツールです。

予約システムの基本的な機能

予約システムには、予約の受付だけでなく予約管理にまつわる多くの機能が搭載されています。ここでは代表的な機能をいくつかご紹介します。

※予約システムによって搭載している機能は異なります。詳しい機能は各サービスをご確認ください。

予約の受付・管理機能

予約の受付・管理は、予約システムのメイン機能です。予約サイトなどを通じて、24時間365日予約を受け付けられます。予約者や管理者が行った変更内容はシステムに即時に反映されるため、常に最新の予約状況を確認できます。

なお、システムによっては、希望日時が満席でもキャンセル待ちでの予約を受け付ける「キャンセル待ち機能」が備わっているのもあります。キャンセル待ち機能があれば、キャンセルの受付からキャンセル枠への予約完了までスムーズに行え、予約の取りこぼしを減らせます。

メール配信機能

メール配信機能は、予約・変更・キャンセル受付をした際などに確認メールを自動で配信する機能です。予約日時直前にお知らせメール(リマインド)を自動配信する設定をすれば、企業側の対応漏れや顧客の予約忘れによるドタキャンやノーショウ(キャンセルの連絡がないまま現れないこと)防止につなげられます。

またメールの文面をカスタマイズできるものもあるので、サービス利用時の注意点を含めたり、利用後のお礼を個別にアレンジしたりすることで、顧客サービスの質の向上にもつなげられます。

顧客情報管理機能

姓名や電話番号・性別などの顧客(会員)情報、来店履歴を一元管理できる機能もあります。収集した顧客データを抽出ができるものであれば、それらを有効活用し、サービスの見直しや業務改善に役立てられ、さらなる業務効率化や集客につなげられます。

なお、中にはGoogleアナリティクスなどとの連携ができるものもあるため、アクセス解析による詳細な分析データを取得することも可能です。

予約枠設定機能

予約を受け付けるためには「予約枠(予約カレンダー)」は欠かせません。「時間タイプ」や「時間割タイプ」などいくつかの定型タイプが用意されていたり、用途に応じて柔軟なカスタマイズができたりするものなど、システムによりさまざまです。

<予約枠の定型タイプ例>

タイプ 特徴 導入先の例
時間タイプ 1日の中で開始時間と終了時間を選択するタイプ エステやカウンセリングなど
時間割タイプ 時間割表から予約対象を選ぶタイプ レッスンや研修の予約など
日付タイプ 日付単位での予約受付が行えるタイプ 宿泊施設や設備のレンタルなど
イベントタイプ 単発で提供するサービスの予約受付に適したタイプ セミナーやイベントなど

外部サービス連携機能

Salesforceなどの顧客管理システムやSNSなどの外部サービスとの連携ができるシステムもあります。

予約システム導入時に、すでに顧客情報を管理しているシステムがあれば、API連携することで同じデータを共有し二重管理を防げます。また、分析システムと連携させれば、予約システムで得られた分析データをマーケティングに活用することも可能です。

SNSとの連携では、集客のチャネルを増やし、会員データと連携することで入力の工数を減らせます。

ChoiceRESERVEのSalesforce連携について
ChoiceRESERVEが連携できる外部サービス一覧

予約システムを導入する主な目的

「予約業務が煩雑で本業に集中できない」「予約の電話が鳴りやまない」といった課題は、多くの事業者が抱えています。予約システムを導入する主な目的は、アナログ管理が抱える課題を解消し、業務全体をスムーズにすることにあります。

アナログ管理から脱却

手書きの台帳やExcelによる管理では、ダブルブッキングや情報の入力ミスといった人的ミスが起こりがちです。また、予約の電話が来るたびに作業が中断され、本来の業務に集中できません。

予約システムを導入すれば、これらのアナログな管理から脱却し、業務効率を劇的に改善できます。さらに、既存の基幹システムと連携できるシステムを選べば、二重管理の手間も省くことが可能です。

予約業務の自動化

予約システムは、オンラインで24時間365日予約を受け付けます。これにより、営業時間外の予約機会を逃すことなく、効率的に予約を受け付けることができます。

予約情報が自動で一元管理されるため、確認作業にかかる時間も大幅に削減できるでしょう。また、顧客情報が予約と同時に自動で紐づくため、過去の予約履歴や顧客ごとの情報を簡単に参照できるようになります。

予約者の利便性向上

予約システムの導入は、事業者だけでなく、予約者にとっても大きなメリットがあります。電話や店頭に出向くことなく、スマートフォンやPCから好きな時間に手軽に予約が完結。予約完了後は、メールで内容が自動送信され、必要に応じてマイページから変更も可能です。

これにより、「予約した内容を忘れてしまった」といった不安が解消され、顧客満足度の向上につながるでしょう。

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予約システムを導入するメリット

予約システムは、単に予約の受付をオンライン化するだけではありません。導入する店舗や企業側にも、業務効率化など多くのメリットがあります。

予約業務の効率化と人的ミスの削減

予約システムは、電話や対面でのやり取りを自動化することで、業務を大幅に効率化します。予約の受付や確認、リマインドメールの送信などが自動化されるため、これまで予約業務に費やしていた時間と労力を削減できます。

さらに、予約可能日時や定員数が自動で管理されるため、スケジュール調整の手間が省け、ダブルブッキングなどの人的ミスも防げます。例えば、予約受付から確認・調整にかかる時間が1件あたり10分、1日10件の予約があれば、月間で約50時間の業務が効率化されます。

これにより、削減できた時間を顧客サービス向上や集客施策など、本来の業務に集中することが可能になるでしょう。

予約機会の損失防止

対面や電話での予約は、営業時間内に限定されてしまいます。しかし、予約システムを導入すれば、24時間365日いつでも予約受付が可能になります。お客様は都合のよい時間に予約ができるため、予約機会の損失防止につながるでしょう。

また、事前にクレジットカード決済ができる機能を利用すれば、無断キャンセル(ノーショー)による売上損失のリスクも軽減でき、当日の会計作業にかかる手間も削減できます。

顧客満足度の向上

多くの予約システムには、予約者の情報を管理できる「顧客情報管理機能」があります。顧客情報管理機能から顧客の傾向や動向を分析し、マーケティングに活用することもできます。
また、「アンケート機能」など活用することで、事前に顧客の要望や疑問を確認でき、当日の対応に役立てることが可能です。

さらに、いつでもどこでも予約できるので、顧客の利便性向上につながります。

予約システムを導入するときの注意点

予約者にとっても企業にとっても多くのメリットがある予約システムですが、注意することもいくつかあります。導入前に注意点もしっかりと把握しておきましょう。

導入費用や月額費用がかかる

一般的に予約システムの導入には、初期費用や月額または年額の利用料金がかかります。しかし、予約システムを導入することで、従業員の負担軽減や顧客サービスの質の向上など得られるメリットも多くあります。

費用とメリット・デメリットを考慮した上で、導入を検討するようにしましょう。

なお、システムの種類やプランによって初期費用の有無やランニングコストは異なります。導入する際には複数社をピックアップして比較検討したり、サービス提供会社に直接お問い合わせください。

▼詳細はこちらの記事で紹介しています

運用には時間と教育コストがかかる

予約システムの導入は、新しい運用方法への移行を意味します。そのため、予約業務に携わる従業員がシステムに慣れるまでには、一定の時間と教育コストが必要です。

また、顧客も電話やメールではなくネット予約に戸惑う場合があるでしょう。従業員への研修や、顧客への周知・フォロー体制を整えることが大切です。これらの対策を怠ると、結局アナログな予約対応が残ったり、ネットに不慣れな顧客を取りこぼす可能性が出てきます。

このリスクを避けるため、パソコン操作が苦手でも直感的に使えるデザインのシステムを選ぶのがおすすめです。また、導入前に全従業員を対象にレクチャーを行うことで、現場の不安をなくし、スムーズな移行を実現できます。

システム障害による業務停止リスク

予約システムを一本化して運用する場合、サービス提供者側のシステムに障害が発生すると、予約業務全体が停止するリスクがあります。これにより、新規の予約受付ができなくなるだけでなく、既存の予約情報が確認できず、当日の運営に大きな支障をきたす可能性も。

このリスクを回避するためには、システムの可用性と信頼性を重視することが大切です。導入前に、緊急時のサポート体制について、具体的な情報を確認しておきましょう。また、オフラインでも予約状況が確認できる仕組みがあるかなど、万一の事態に備えた機能が備わっているかも重要です。

予約システムを選ぶポイント

自社に合った最適なシステムを導入するために、予約システムを選ぶ際のポイントを確認しておきましょう。

自社の業種や事業規模に合っているか

業種や用途によって最適な「予約タイプ(予約枠タイプ)」は異なります。そのため、業種に合った予約システムかどうかは重要なチェックポイントとなります。

サービスによっては、複数の予約タイプを提供していて幅広い業種に対応できるものもありますが、あるタイプに限定されているシステムもあります。自社の業種・用途に合った予約管理ができるかどうかは、必ず確認しましょう。

※予約タイプに関しては「予約枠設定機能」で代表的な4つのタイプを紹介しています。

費用対効果は適切か

予約システムには、無料で使えるものから月額数万円かかるものまで、多種多様なサービスがあります。まずは、自社の規模や業種、解決したい課題を明確にし、必要な機能とそうでないものをリストアップしましょう。

その上で、コストと機能のバランスが取れたシステムを選ぶことが重要です。無料プランや初期費用が低いシステムから試してみて、段階的にアップグレードしていく方法も有効です。

セキュリティ対策は万全か

予約システムには、顧客の氏名や連絡先といった重要な個人情報が保存されます。そのため、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策が非常に重要です。管理者設定、二段階認証など、どのようなセキュリティ対策が講じられているかを必ず確認しましょう。

また、情報管理に関する規約やプライバシーポリシーが明確に記載されているかもチェックポイントです。顧客に安心して利用してもらうためにも、セキュリティ面で信頼できるサービスを選びましょう。

サポート体制が整っているか

システムを導入したものの、操作方法が分からなかったり、不具合が発生したりした際に、迅速に対応してくれるサポート体制は重要です。特に、ITに不慣れなスタッフが運用する場合、電話やチャット、メールでの問い合わせに丁寧に対応してくれるサービスを選ぶと安心でしょう。

導入時の初期設定サポートや、運用開始後の継続的なサポートが充実しているかを確認しておくことをおすすめします。無料のシステムではサポートが限定されている場合もあるため、事前にどのようなサポートが受けられるかを把握しておくことが重要です。

外部サービスとの連携は可能か

予約システムが、既存のサービスと連携できると、業務効率がさらに向上します。例えば、会計システムや顧客管理システム(CRM)、SNS、Googleカレンダーなどと連携することで、データの二重入力の手間を省き、シームレスな運用が可能になります。

自社が現在利用している、または将来的に利用を考えているサービスがある場合は、連携機能の有無を確認しておきましょう。これにより、予約業務だけでなく、マーケティングや顧客管理全体の効率化にもつながります。

使いやすいシステムか

どれだけ高機能でコストパフォーマンスに優れたシステムでも、使いこなせなければ意味がありません。管理者画面が直感的で分かりやすいか、パソコンだけでなくスマートフォンでも操作しやすいかなど、ユーザーインターフェース(UI)やユーザーエクスペリエンス(UX)を重視しましょう。

無料トライアル期間を利用して、実際にスタッフが操作感を確かめてみることをおすすめします。使いやすさは、日々の業務効率に直結するため、導入前にしっかりと確認しておくべき重要なポイントです。

予約システムに関するよくある質問

最後に、予約システム導入に際して「よく寄せられる質問」をQA方式でご紹介します。

Q:予約システムを導入すべき目安は?

A:アナログな予約管理に限界を感じたら、予約システム導入を検討するタイミングです。特に以下のような状況に当てはまる場合、導入の検討をおすすめします。

  • 予約管理に多くの手間がかかっている:電話やメール対応で本業に集中できない、手書きの台帳やExcel管理でダブルブッキングなどのミスが頻発している。
  • 人件費や機会損失を減らしたい:予約対応にかかる人件費を削減したい、営業時間外の予約を取りこぼしている。
  • 顧客の利便性を高めたい:「24時間いつでもWebで予約したい」といった要望が顧客から増えてきた。
  • 大量の予約をうけつける:新規サービスで一度に多くの予約受付をはじめる。

これらの課題は、予約システムを導入することで解決できます。まずは無料プランから試してみるなど、自社の状況に合わせた形で一歩踏み出してみてはいかがでしょうか。

Q:予約システムの相場はどの程度ですか?

A:予約システムにはさまざまな種類があり、相場は一概に〇〇円とは言い切れません。
予約システムの種類別の詳しい費用・相場に関しては、こちらの記事で紹介しています。相場の参考にお役立てください。

ChoiceRESERVEの料金についてはこちら

Q:予約システムはどんな業界・業種で導入されていますか?

A:予約システムは、以下のような幅広い業界・業種で導入されています。

  • 来店/カウンセリング
  • フィットネス/パーソナルジム
  • 美容院/マッサージ
  • 公共施設/スポーツ施設
  • 病院/クリニック/整体院
  • スクール/教室
  • 飲食店
  • 会議室/ホテル
  • 駐車場/レンタカー
  • 工場見学/ショールーム
  • 社内の健康診断/カウンセリング/面談
  • 採用における面接や説明会
  • メンテナンス/コールセンター
  • イベント
  • ツアー/アクティビティ
  • 宿泊施設
  • 交通機関 など

【2025年最新】代表的な予約システム

業種や目的により、予約システムは特徴が変わります。
ここでは、タイプ別に代表的なシステムを紹介します。特徴は、以下の別記事をご参考ください。

▼詳細はこちらの記事で紹介しています

※詳しい情報は各サービスサイトを参照ください。

多機能・高機能な予約システム

基本機能から拡張機能まで充実している多機能タイプです。

シンプル機能で使いやすい予約システム

比較的導入しやすいシンプルタイプの予約システムです。

美容室・サロン特化型の予約システム

美容室やサロンでの利用に向けてつくられた予約システムです。

飲食店・レストラン特化型の予約システム

レストランなどの飲食店に特化した予約システムをご紹介します。

病院・クリニック特化型の予約システム

病院やクリニックの予約受付に最適な予約システムをご紹介します。

スクール・レッスン教室特化型の予約システム

スクール・レッスン教室特化型予約システムをご紹介します。

ホテル・宿泊施設特化型の予約システム

ホテルなど宿泊施設の運用に特化した予約システムです。

予約業務の課題を解決する最適な選択をしましょう

予約システムは、予約業務の効率化や予約機会の損失防止など、予約にまつわるさまざまな課題や悩みを解決し、サービスの質の向上や集客アップが期待できるツールです。
自社に適したシステムを選ぶ際のポイントは、機能面とセキュリティ面の充実度。ぜひ、今回紹介したポイントをおさえて、自社が抱える悩みや課題を解決できる機能を備えた予約システムを選んでください。

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