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「予約業務に予約システムを導入すると便利」とは聞くものの、具体的にどのような効果を得られるのかイメージがついていない、という方もいらっしゃるかもしれません。
そこで本記事では、予約システムで解決した課題の種類ごとに導入事例をご紹介します。
「管理や店頭業務の手間を軽減」できた予約システム導入事例
予約システムを導入すると、管理者や店頭担当者が本来手作業でおこなわなければならない様々な業務を自動化でき、また情報の整理のしやすさ、リアルタイムな情報共有などの効果で業務負担を大幅に軽減できます。
例えばパーソナルトレーニングジムを運営するA社では、店頭やLINEでの予約受付工数が大きくなっており、また顧客情報は紙ベースで管理していて情報確認時や更新時の効率に課題がある状況でした。
予約システムを導入することによって月に約200時間もの工数削減を達成し、また本部から店舗担当者を介さないかたちでの顧客データへの直接アクセスが容易となったことから、請求業務が大変スムーズになったという成果を得ています。
またクリニックを経営するB社では、複数集客ルートからの予約把握や、予約情報の問診票への転記などに手間がかかっていることが課題でしたが、予約システム導入によって管理画面での予約ルートの一括把握、および予約システムのデータ連携による転記自動化を果たし、従来数名必要だった受付要員を1名体制に変更できています。
予約システムではその他にも、予約サイト上でのサービス説明や料金案内記載、利用規約表示や自動送信メールでのサポートなどによって説明漏れをなくせたり、顧客情報の確認や突合を自動化できたりといった多くのメリットを得られます。
「顧客へのサービスを向上」できた予約システム導入事例
予約システムを導入すると、運営側・管理側の利便性のみならず、自社のサービスを提供する顧客に対しても、利便性を提供できるようになります。
例えば観光事業を営むC社では、それまで電話やメール受付のみであったキャンプ場の予約受付を予約システムへ置き換えたことにより、顧客へ「24時間いつでも予約申請し、予約完了まで確認できる」「キャンセル待ちを画面上で申し込んでおけば、空きが出た段階でリアルタイムにメール連絡がくる」という利便性を提供できました。
また、シーズンや連泊数に応じて大きく変動する備品の必要在庫についても、予約システムの予約データを在庫管理システムと自動連携できることにより、顧客へ過不足のない最大限のサービスを提供することへつなげられています。
「複数拠点・多店舗経営を容易に」できた予約システム導入事例
例えば複数の店舗・拠点を運営していてそれぞれの場所で予約を受け付けるような場合にも、予約システムでは全体の運用のしやすさが格段に上がります。
音楽練習室を運営するD社では、予約システムを導入することによって各店舗の予約・決済・顧客管理をひとつのシステムに集約でき、効率化を果たしています。それまでは各店舗ごとに個別の管理者が管理や集計をおこなったうえで本社へ連携していたため多店舗展開に課題がある状況でしたが、予約システムでの効率化によって、フランチャイズも含めた多店舗展開が加速しています。
多店舗展開を実施するにあたっては、各拠点のスタッフが簡単に理解でき、統一したスムーズな接客対応をおこなえるシステムであることも重要であったため、操作が簡単な予約システムを選んだことも成功のポイントとなっています。
企業や店舗ごとに抱える様々な課題は予約システムで一挙解決！
ご紹介した事例はごく一部ですが、予約システムを導入すると管理負担や運営負担を大幅に軽減しつつ、自社の顧客の利便性も高まり、サービスの満足度向上も実現できます。
また複数店舗経営など多拠点でそれぞれ予約の仕組みを構築したい場合には、拠点ごとに個別の設定をおこなえつつも、統合管理者が一括で管理できる予約システムが大変便利です。
各リンク先の資料もご覧いただきつつ、ぜひ予約システムの導入をご検討ください。
本記事でご紹介したような予約システムの様々なメリットを得るためには、多機能型の予約システムを導入することをおすすめします。
予約システム「ChoiceRESERVE」は予約に関するあらゆる課題を解決できる、豊富な機能を持った予約システムです。
「ChoiceRESERVE」の具体的な導入事例や関連記事は以下でぜひご確認ください。
▼参考：
導入事例｜ChoiceRESERVE
