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オンライン授業と登校を組み合わせながら、自宅を拠点に学ぶ「通信制高校」を進路に選ぶ生徒が近年増加しています。それに伴い、通信制の学校と提携し学習サポートを行う「通信制サポート校」のニーズも高まる中、通信学習で55年の歴史を持つベネッセコーポレーション様が、そのノウハウを生かし2025年4月に開校する「Be高等学院」。資料請求をされた方からの面談予約を受け付けるシステムとして、チョイスリザーブをご利用いただいています。システム担当の永田様に、導入のきっかけや運用についてお話を伺いました。
（インタビュアー：株式会社リザーブリンク カスタマーサービス部 西山）
予約を起点にAPI連携で顧客管理。セキュリティレベルの高さに安心感
新しい事業を始めるにあたり、システム担当者として最初に求められたことはなんだったのでしょうか。
Be高等学院の募集活動開始まであと半年というタイミングで関わることになったのですが、まだ業務要件が決まっていなくて。時間もなかったので、まずは弊社の既存のシステムを使いながら、最低限必要なものだけ外部システムを導入して、2025年に向けて新しいものを自社開発（スクラッチ）で作っていこうとなったんです。その時点で出ていた要件としては、美容室予約のようなことができればいいと。まだ管理する人やお客様がどんなふうに使うのかがイメージできていなかったので、使っていく中でいろんな人の要件を満たせるものがいい。そこで弊社のグループ会社で導入されているチョイスリザーブが候補に挙がりました。
グループですでに導入していただいている安心感もあったのでしょうか。
そうですね。弊社のセキュリティチェックをクリアしていることがわかっていましたし、導入実績を拝見し、セキュリティに厳しそうな大手の会社さんとのお取引が多かったことも、安心感につながりました。また、複数の予約タイプに対応されているので、今後要件が多少変わってもおそらく吸収できるだろうと。あとはAPI連携が可能なことも大きなポイントでした。顧客情報を外部の顧客管理システム（CRM）で管理できるかどうかが重要だったので。
予約システムをどのように顧客管理に役立てられているのでしょうか？
Be高等学院に資料請求をしてくださったお客様に対して電話やメールでアプローチをして、面談の予約をチョイスリザーブから行っていただきます。チョイスリザーブで取得した予約者情報などの予約データをCRMにAPIで連携し、顧客管理をしています。面談当日は、面談者がCRMに相談内容を入力していきます。
それらのシステムをゆくゆくはスクラッチでと考えられていたのですね。
予約管理システムについては、当初は正直簡単に作れると思っていたんです。なのでチョイスリザーブも最初の1年ほど使ってみて、スクラッチに移行しようと考えていたんですが、実際に使ってみて、これは簡単にまねできないと思いましたね。
スクラッチではできない部分をカバーする外部システムのメリット
チョイスリザーブを使っていく中で、スクラッチとの違いはどんなところだと感じられますか。
通常はシステムを作ろうと思ったら、サービスの提供者がどんなふうに予約を取りたいか、運営の要件を聞いて、それができるような機能のものを作っていくと思うんです。でもチョイスリザーブを使ってみて思ったのは、エンドユーザーさんによからぬことが起きないように、お客様の方を見ている。その思想が一貫しているなと。担当者がちょっとくらい間違っても、お客様に予想外のことが起きたり不利益を被るようなことがないようになっていて。ユーザーとシステム担当者だけではない公正に作られている。そこは長年の実績があるからこそでしょうね。これを同じように作るのは難しいなと思いました。
スクラッチでは、開発する側の目線が強くなりすぎてしまうケースも想定されますが、チョイスリザーブはエンドユーザーのことも管理側のことも考えられていると感じていただけたのですね。
あと、業務担当者からするとスクラッチの場合はやりたいことだけ言ってあとはよろしく！でいつの間にかできるから、業務担当者は楽なんですよね。でも要件をある程度固めてからでないと、システムを作るのは難しい。その点、チョイスリザーブでは緩い要件でも一応環境ができる。枠だけとりあえず作ってもらって、その中で触りながら業務の設計を考えられるというのは、なかなかスクラッチでもできないことなので。業務担当者は考えなきゃいけない要件が逆にわかるという感じですかね。確かにこれが定まらなきゃできないなと。
チョイスリザーブを入れたことによって「これはやらなきゃいけないんだ」と気づかれることもあったのですね。
新規のビジネス、これから立ち上げるところでは担当者も未経験。要件も後から変わってくるだろうから、最初からスクラッチで作るよりもこういう形で外部システムを使えるのは利点だと感じますね。
弊社としても、「そのパターンはスクラッチの方がいいですよね」となることもあって。しっかりサポートしたうえでその結論になるのであれば、それでもいいと思っているんです。
今後スクラッチに移行する可能性もゼロではないですが、現時点では考えていませんね。かなりいろいろなことができているので。ただもう少し複雑な予約、たとえばイベントの座席指定をしたいとかになったら、スクラッチもありだなと思っています。
導入検討から運用までの「早さ」に満足
外部システムを導入する場合、使い方に慣れるまでが大変な部分もあるかと思いますが、いかがでしたか？
チョイスリザーブは、ヘルプページが非常に充実していてわかりやすいんです。操作でつまずいてもヘルプページを見れば解決できるので、担当者から私への問い合わせも少ない。慣れるまでが早いと感じています。それにデモ環境で試すことができたのも大きいですね。営業の方の裁量で、思い描いていることがやれるのかやれないのかをすぐに試すことができたのが良かったです。
お客様にはなるべく早くお届けしたいと思っていますので、デモ環境から本番環境への移行もスピーディーに行えるようにしています。
本番移行までの早さも、びっくりしました。２週間後には本番公開できる、しかもデモ環境そのままいけるんだ！って。検討から導入、本番運営に移行するまでの期間が非常に短い。それは本当に助かりましたね。
チョイスリザーブでは、お客様の課題解決を第一に、最適なシステム運用をご提案します。スクラッチと外部システムどちらにするか迷われている場合も、お気軽にご相談ください。
