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- Excelでの予約管理は、低コストかつ自由なカスタマイズ性があるものの、リアルタイム共有の困難さや情報漏洩・ダブルブッキングのリスクが課題となる
- 「予約管理システム」は、24時間自動受付とシステムによる空き状況の自動更新で、予約機会の損失と人為的なミスを最小限に抑える
- 小規模運用にはExcelが適するが、不特定多数の顧客からの予約や、業務の効率化・規模拡大を目指す場合は「予約管理システム」の導入が最善の選択肢に
「予約管理を簡単に始めたい」「コストをかけたくない」と考えている方の中には、Excelでの管理を検討している方も多いのではないでしょうか。
Excelでの予約管理は、手軽に始められる一方で、不便さやリスクがあるのも事実です。この記事では、Excelで予約管理をするメリット・デメリットを解説します。無料テンプレートや自社での作り方もご紹介するので、あなたのビジネスに最適な予約管理方法を見つけましょう。
Excelで予約管理をするメリット
Excelでの予約管理は、コストをかけずに始められる点が最大のメリットです。手書きよりも効率が良く、必要な項目を自由に設定できるため、自社のビジネスに合わせた予約表を作成できます。
ここでは3つのメリットにフォーカスして、ご紹介します。
コストを抑えられる
Excelは、多くのパソコンに標準搭載されているソフトであるため、専用の予約管理システムや高額なソフトウェアを新たに購入する必要がありません。
すでに持っているツールで予約管理を始められるため、初期費用や月額費用といったランニングコストを大幅に抑えられます。
自由にカスタマイズできる
Excelの利点の一つに、自由度の高さがあります。自社の業務フローに合わせて、予約項目やデザイン、色分けなどを自由に設定できます。
たとえば、顧客の氏名だけでなく、希望するサービスや連絡事項の欄を追加したり、予約状況に応じてセルの色を自動で変える設定にしたりすることも可能です。無料テンプレートをもとに、必要な項目だけを編集することも簡単にできます。
手書きよりも効率的
紙の予約台帳とは違い、Excelではデータの入力や検索、修正が効率的に行えます。
過去の予約履歴をキーワードで瞬時に検索できる点に加え、予約内容の変更があった場合も簡単に上書き修正が可能です。
また関数を使えば、当日の予約件数や売上を自動で集計することもできます。これにより、手書きでは手間のかかる作業を効率化し、ミスも減らせます。
オフラインで利用できる
インターネット環境がない場所でも作業できる点は、Excelの大きな強みです。
パソコンにデータが保存されているため、Wi-Fi環境が不安定な場所や、ネット回線がない外出先でも予約状況を確認・管理できます。常にインターネットに接続しておく必要がないので、システム障害や通信エラーによるトラブルを気にすることなく、安心して利用できます。
予約システムをExcelで作るデメリット
手軽に始められるExcelですが、運用していく上でさまざまな課題に直面する可能性があります。特に複数人で利用したり、情報量が増えるにつれて、効率の低下やミスが発生しやすくなります。
リアルタイムでの共有が難しい
複数人で予約管理を行う場合、リアルタイムでの情報共有が難しい点が大きな課題です。
共有ファイルサーバー上のExcelファイルを誰かが編集中の場合、他のメンバーはExcelを開けないため、予約の確認ができません。
これにより、電話口でお客様をお待たせしたり、ダブルブッキングしないために即座に予約を確定できなかったりと、機会損失に直結する可能性もあるでしょう。
管理が煩雑になりやすい
予約件数や管理する情報が増えるにつれて、Excelでの管理は複雑化します。ファイルのバージョンが複数できたり、バックアップを個別に取る必要があったりと、ファイル管理だけでも手間がかかるようになります。
また、特定のシートやマクロを作成した担当者以外は使いこなせないといった属人化も起こりやすく、担当者の不在時に業務が滞るリスクもあるでしょう。
自動化に限界がある
Excelの関数やマクロを使えば自動化できる作業もありますが、すべてを自動化できるわけではありません。
たとえば、顧客からの予約を24時間自動で受け付けたり、予約完了後に確認メールを自動送信したり、予約前日にリマインドメールを送ったりすることはできません。すべての対応を手作業で行う必要があるため、対応漏れや人件費の増加につながる可能性もあるでしょう。
情報漏洩のリスク
顧客の氏名や連絡先といった個人情報をExcelで管理する場合、セキュリティ面でのリスクが高まります。
ファイルにパスワードをかけることはできますが、ファイルそのものが誤って削除されたり、USBメモリや共有フォルダから外部に流出したりする可能性を完全に排除することはできません。
万が一、PCの紛失やウイルス感染、悪意のある第三者による持ち出しで情報が流出してしまえば、お客様への補償はもちろん、会社の社会的信用を根本から失う事態になりかねません。
顧客情報の二重管理や入力ミスのリスクがある
手作業でのデータ入力が中心となるExcelでは、ヒューマンエラーが生じやすくなります。
特に、予約管理と顧客管理のファイルが分かれている場合、双方の情報を手動で更新するため、「最新の情報はどちらのファイルか分からない」といった二重管理の状態に陥りがちです。
単純な打ち間違いやコピー＆ペーストのミスが生じると、お客様に誤った情報を伝えてしまったり、最悪の場合、予約が正しく登録されていなかったりするリスクもあります。
Excelで予約管理を行うことが向いているケース
ここまでExcelでの予約管理におけるリスクを解説しましたが、すべてのケースで専用システムを使用することが最適解とは限りません。
企業の状況や予約管理の対象によっては、導入・運用コストを抑制でき、かつ柔軟性の高いExcelの予約管理が、費用対効果に優れた選択肢となる場合もあります。
Excelで予約管理をすることに向いているケースをご紹介します。
利用者が少ない、または限定されている
少数人だけが利用する社内会議室、個人経営で1日の予約者数が限られるなどの予約管理にはExcelでの予約管理が適しています。
利用者が限られているため、予約の重複やミスのリスクが低く、ファイルの共有も比較的容易であるためです。Excelの自由度の高さを活かして、シンプルで使いやすい予約表を構築できるでしょう。
リアルタイムの予約管理が不要な場合
Webサイト上で即時予約が確定するのではなく、予約の受付から確定までにリードタイムがある場合は、Excelで十分に対応できます。
たとえば、顧客からの予約申請をメールや電話で一次受けし、社内で空き状況を確認・調整した上で正式に回答する、といった運用です。リアルタイムで予約枠が変動することがないため、データの整合性を保ちやすく、落ち着いて予約業務を進められます。
予約件数が少ない、小規模なビジネス
個人事業主や小規模な教室、サロンなど、日々の予約件数が少ないビジネスでは、Excelでの運用が十分可能です。1人の担当者が予約管理を行う場合は、別の人が利用しているためExcelが開けない、というトラブルも起こりません。
複雑な機能や自動化は必要なく、手作業で対応できるため、Excelの基本機能だけでも効率的な予約管理が行えます。
Excelで予約管理を行うことが向いていないケース
事業の成長とともに、これまで便利だったExcelでの管理が、かえって業務の足かせになってしまうケースも少なくありません。ここでは、Excel運用が非効率になるケースを見ていきましょう。
利用者が不特定多数、オンライン予約が必要な場合
飲食店や美容室、病院など、不特定多数の顧客から24時間オンライン予約を受け付ける場合、Excelだけで予約管理をすることは困難です。
リアルタイムで予約状況が変動するため、手動での入力ではダブルブッキングのリスクが非常に高くなります。また、顧客が自分で予約状況を確認できないため、問い合わせ対応に多くの時間を取られてしまいます。
複数人で同時に予約を管理する場合
複数のスタッフが同時に予約受付を行う企業や、部署を横断して情報を共有する場合など、ファイル共有を前提とするExcelでの予約管理は向いていません。
誰かがファイルを開いていると他の人は編集できなくなる「排他ロック」は、待ち時間を生み、業務効率を下げてしまいます。また、メールでファイルを送り合う運用では、どれが最新版かわからなくなり、古い情報で上書きしてしまうといったミスにもつながります。
予約件数が多い場合
日々の予約件数が多いビジネスでは、手作業での入力や確認作業がスタッフの負担となり、ミスにつながります。
一度に大量の予約が入るようなケースでは、Excelへの手入力が追いつかず、せっかくの予約機会を逃してしまう可能性もあります。業務効率を落とさずに運用するには、自動で予約を受け付け、管理できるシステムがおすすめです。
予約管理を効率化し、ミスを減らしたい場合
ダブルブッキングや連絡先の入力ミスなど、ヒューマンエラーをなくしたいと考える場合は、Excelの仕組み上、どうしても限界があります。
専用の予約システムであれば、予約枠が自動で埋まったり、顧客情報は顧客が入力したり、顧客情報と紐付けられるため、人為的なミスを最小限に抑えることが可能です。
手作業を減らすことで、本来の業務に集中できるようになります。
Excelでオリジナルの予約管理表を作る方法
Excelで予約管理表をゼロから作ることは、自分の業務に最適なシステムを構築する方法の一つです。ここでは、予約管理表を作成するためのステップをご紹介します。
管理したい内容に合わせて表の形式を決める
予約管理したい内容によって、最適な予約表の形式は大きく変わります。イメージがわかりやすいように主な管理内容別に、おすすめの予約表の形式を3つご紹介します。
施設・備品・スペースなどの「モノ」の予約
会議室、機材、レンタカー、スポーツ施設など、特定のモノや場所の予約を管理する場合に適しています。
| 形式 | 時間別・リソース別一覧表 |
|---|---|
| 特徴 | 縦軸に「時間（例：9:00～10:00）」、横軸に「リソース（例：会議室A、会議室B）」を設ける |
| 利点 |
|
美容院、病院、サロンなど「人」の予約
美容師、医師、施術師など、特定の人物のスケジュールを管理する場合に適しています。
| 形式 | 担当者別・時間別一覧表 |
|---|---|
| 特徴 | 縦軸に「時間（例：10:00、10:30、11:00）」、横軸に「担当者名（例：田中、佐藤、鈴木）」を設ける |
| 利点 |
|
イベントや宿泊など「日程」の予約
セミナー、イベント、宿泊施設など、特定の日程や期間の予約を管理する場合に適しています。
| 形式 | 月間カレンダー形式 |
|---|---|
| 特徴 | Excelのシートをカレンダーのように見立て、日付ごとに予約状況を記入する |
| 利点 |
|
これらの形式はあくまで一例です。ご自身の管理したい内容に合わせて、これらの形式を組み合わせたり、必要な項目を追加したりして、最適な予約表を作成してみてください。
必要な項目を設定する
予約に必要な情報を整理し、表の項目を決めます。基本的な項目として、「日付」「時間」「予約者名」「連絡先」「予約内容」などを列見出しとして設定します。
これにより、必要な情報を網羅したシンプルな予約表が完成します。運用するうちに、「備考」や「ステータス」など、追加で管理したい項目が出てきたら、柔軟に列を追加できるのがExcelの強みです。
表をデザインする
情報の見やすさは、日々の運用効率に直結します。見出しのセルに色を付けたり、文字を太字にしたりして、視覚的に分かりやすくしましょう。
予約表全体に罫線を引くことで、データの区切りがはっきりし、誤入力や見間違いを防ぐことにもつながります。
シンプルながらも、自分にとって見やすいデザインにすることで、ストレスなく作業を進められます。
入力ミス防止の設定をする
入力ミスを減らすための工夫として、プルダウンリストと条件付き書式の活用が有効です。
プルダウンリストを使えば、予約状況（例：「予約済み」「空き」「キャンセル」）などを選択式にできるため、手入力の手間が省け、表記ゆれもなくなります。
さらに、条件付き書式で「予約済み」と入力されたセルの色を自動で変えるように設定すれば、予約状況が一目でわかるようになり、ダブルブッキングのリスクを減らせます。
▼参考
セルにデータの入力規則を適用する
Excel の条件付き書式を活用して視覚的に見やすい資料を作ろう
VBA・マクロを活用して機能的な予約管理も可能
Excelの知識がさらにあれば、VBAやマクロを活用することで、より高度で自動化された予約システムを構築できます。
たとえば、ワンクリックで予約情報が登録できる入力フォームを作成したり、予約が重複した際に自動で警告メッセージを表示させたりすることも可能です。
手作業を大幅に減らせるため、より効率的でミスの少ない予約管理が実現できます。ただし、作成には専門知識は必要で、引き継ぎのさいも、メンテナンスできる人材が必要になります。
無料テンプレートを活用して予約管理票を作る際のポイント
一から表を作るのは大変だと感じる方には、オンラインで配布されている無料テンプレートの活用がおすすめです。ここでは、テンプレートを利用する際のメリット・デメリットと、選ぶ際のポイントをご紹介します。
テンプレート利用のメリット・デメリット
最大のメリットは、すぐに予約管理を始められることです。デザインや基本的な項目がすでに設定されているため、ダウンロードして必要事項を入力するだけで利用できます。
また、見やすいデザインのテンプレートが多く、Excelの知識がなくても安心して使える点も大きな魅力です。
テンプレートの中には、カスタマイズの自由度が低いものもあります。自分の業務に必要な項目がなかったり、不要な機能が多くて使いづらかったりする場合もあります。
また、テンプレートによっては複雑な関数やマクロが組まれており、修正やトラブルシューティングが難しいケースもあります。
テンプレートを選ぶ際のポイント
テンプレートを選ぶ際は、まず自分の目的に合った形式かどうかを確認しましょう。会議室用、美容室用、イベント用など、用途に特化したテンプレートであれば、必要な機能が備わっている可能性が高いです。
また、ダウンロード前にプレビュー画面で、必要な項目が揃っているか、デザインが見やすいか、といった点を確認することも大切です。
【無料】今すぐ使えるExcelの予約管理表テンプレート4選
予約管理表向けに適したテンプレートをいくつか例としてご紹介していきます。どれも無料でダウンロード可能です。ダウンロード先を確認し、自社の責任で行ってください。
使いやすい2タイプのテンプレート「free-template-download.net」
「free-template-download.net」が提供しているのは、シンプルな2種類のテンプレートです。
「会議室予約表」という名称でテンプレートが提供されており、1つめは縦表示で使えるタイプの会議室予約管理表。使用頻度が高い会議室の予約を1カ月単位で管理する場合に適しています。使用日、使用時間、予約者、内容、出席者の項目を、すっきりまとめたレイアウトです。
2つめは横表示で使えるタイプで、1日ごとに複数の会議室を管理するのに便利な予約管理表です。1シートに3つの会議室名が入っており、時間軸は30分単位で管理できるレイアウトとなっています。
▼こちらからダウンロードできます（外部サイトへ遷移します）
会議室エクセル予約表 : 無料テンプレートダウンロード
さまざまな業態で使えるテンプレート選びに「bizocean（ビズオーシャン）」
「bizocean」では、用途に合わせて数多くのテンプレートを提供しています。飲食店や病院、宿泊施設、社用車、美容・エステなど、さまざまな業態向けの予約管理表が入手可能です。ダウンロードには会員登録（無料）が必要なのでご注意ください。
多種多様なテンプレートの中から、ここでは会議室の予約管理表を2例ご紹介します。
1つめは、日別に会議室を4部屋管理できる「会議室予約管理表（サービス業用）」という名称のテンプレートです。使用者名、人数、使用内容、利用時間を入力していきます。予約済みの時間帯が色塗りされるので、ひと目でわかりやすいです。
2つめは、1カ月単位で複数の会議室を一括管理したいときに便利な「会議室予約管理表」という名称のテンプレート。入力項目は、予約者名、開始時刻、終了時刻のみで、見やすいレイアウトとなっています。
▼詳しくはこちら（外部サイトへ遷移します）
「予約管理表・予約帳」の書式テンプレート・フォーマット一覧
シンプルで汎用性が高いテンプレート「bizroute（ビズルート）」
「bizroute」は、時間ごとに予約管理ができるテンプレートを提供しています。レストランや美容室など幅広いジャンルで使えるレイアウトです。
会議室の予約管理向けなのが縦型タイプの「汎用的な予約管理表テンプレート02」。1週間単位で予約時間を管理できます。項目が予約時間と日にちのみなので、かなりシンプルです。例えば、小規模で利用者が限定されている場合に適しています。
▼詳しくはこちら（外部サイトへ遷移します）
予約表テンプレート【無料DL】Excel/PDF｜飲食店・美容室向けの書き方・運用ルール
機能的で使いやすいテンプレート「無料のビジネス書式テンプレート（office-template.net）
こちらのサイトでも、無料で利用できるビジネス書式のテンプレートを数多く提供しています。ビジネス向けとあって、機能性の高さが魅力です。
会議室の予約管理表は、例えば「会議室予約管理表（月間）のテンプレート」といったものがあります。1カ月単位で、会議室4部屋分を管理できます。午前と午後、それぞれ2つの時間帯で予約を管理できるレイアウトです。
枠外に時間帯をあらかじめ番号で設定しておき、利用者は予約したい番号のセルを色付けします。オレンジは予約済み、グリーンは仮予約といった使い方ができるので、会議頻度が多く、さまざまな状態を分かりやすく一元管理したいという場合に便利です。
▼詳しくはこちら（外部サイトへ遷移します）
会議室予約管理表（月間）のテンプレート・Excel
Excelでの運用に限界を感じたら？予約システムという選択肢
Excelは手軽な予約管理ツールですが、運用規模が拡大するにつれて、多くの課題に直面します。
特に複数のスタッフで予約を管理する場合、リアルタイムでの情報共有が難しく、ダブルブッキングや入力ミスが発生しやすくなります。また、複雑なマクロを組んだシートは特定の担当者しか扱えず、業務が属人化してしまうリスクも発生するでしょう。
さらに、顧客の個人情報を含むファイルをメールでやり取りしたり、共有フォルダに保存したりすることで、情報漏洩のリスクも高まります。
こうしたExcelの限界に直面した時は、予約システムの検討をお勧めします。
Excelでの悩みを解決する予約システムのメリット
Excelでの悩みを解決するために開発されたのが、予約システムです。
最も大きなメリットは、24時間365日の自動受付が可能になることです。顧客がいつでも好きな時に予約できるため、電話対応が不要になり、営業時間外の予約機会を逃すこともありません。
また、予約受付から確定、さらには顧客への確認メール送信まで自動で行うため、手作業が大幅に削減され、管理の効率化が図れます。システムが自動で空き状況を更新するので、ダブルブッキングも未然に防ぐことができ、人為的なミスを最小限に抑えられます。
自社の状況に合った予約管理方法を選ぼう
予約管理にExcelを使うか、専用システムを導入するかは、ビジネスの規模や目的に応じて選びましょう。もし、利用者が限られた小規模な運用で、コストを抑えたいなら、Excelでの管理が最適です。手書きよりも効率的で、自由にカスタマイズできるため、シンプルな予約管理には役立ちます。
一方、不特定多数の顧客からの予約を受け付けたり、ダブルブッキングなどのミスをなくしたい、将来的に事業を拡大したいと考えているなら、予約システムへの移行を検討しましょう。
初期費用や月額費用はかかりますが、24時間自動受付や顧客管理、情報共有の効率化といったExcelにはないメリットが、ビジネスの成長を力強くサポートしてくれます。この記事を参考に、最適な予約管理方法を見つけてください。
