自治体向け予約システムの選び方とは？
施設予約や導入事例も解説

施設やイベントをはじめ、自治体が住民や団体から予約を受けるケースがあります。けれども、窓口での予約やキャンセルの把握が煩雑であったり、個人情報の取り扱いに慎重さが求められたりといったことで業務量が職員の負担となっている場合もあるでしょう。
そこで自治体の予約サービス業務の効率化やセキュリティ強化のため有効なのが、予約システムの導入です。自治体向け予約システムを導入するメリットや選び方とともに、自治体の予約システム事例の情報を紹介します。

自治体での予約システムの用途

自治体では、以下のような用途でさまざまな予約業務が発生します。

• 自治体が主催する各種イベント（子育て、企業、就職、移住説明会など）の予約
• 自治体の施設（会議室、体育館、市民センター、催事など）の予約
• 予防接種や検診の予約
• マイナンバーカードをはじめとした書類受け取り
• 確定申告や市役所窓口の受付順番待ち

これらの受付やそれぞれの関連業務で、予約システムを活用できます。

自治体で予約システムを導入するメリット

自治体で予約システムを導入すると、さまざまなメリットが得られます。自治体で予約システムを導入するメリットを解説します。

職員の業務負担の軽減

予約受付や変更、キャンセルなどの手続きを利用者自身が行えるため、予約業務の効率化や自動化につながります。Webのほか電話やメール、FAXなど他の予約申込方法との併用も可能です。

空き状況や使用状況の一覧表示、自治体からのお知らせや利用条件なども同じページに表示できるため、問い合わせ対応やキャンセル待ち連絡、予約確認業務の負担も軽減できます。職員の負担軽減により、本来の業務に集中できるようになるでしょう。

住民の満足度向上

予約システムでは24時間365日予約受付や変更、キャンセルなどの操作がパソコン、スマートフォン、タブレットからできます。空き状況も一覧で確認できるので、事前の問い合わせも不要です。予約のために窓口に並ぶといった手間や待ち時間もなくなるため、住民の満足度向上も実現します。

トラブル防止

予約システムはセキュリティの高い環境で利用できます。個人情報の漏えいや紛失などのトラブル防止にも有効です。

自治体向け予約システムを選ぶポイント

予約システムにはいろいろなサービスやベンダーがあります。自治体向けの予約システムを選ぶポイントを解説します。

必要な機能があるかチェックする

予約システムには予約業務以外にもさまざまな機能があります。たとえばZoomと連携しているものなら、オンラインイベントやセミナーの開催も可能です。サイト作成機能があれば、予約専用サイトも作成できます。予約システムを導入する目的に応じた機能のあるシステムを選びましょう。

月々の利用料金を確認する

予約システムは機能の種類や利用できるユーザー数などに応じた複数のプランを用意していることがほとんどです。月々の利用料金と機能のバランスを必ず確認しましょう。最初は最低限の機能のプランにして、あとから必要な機能を追加するのもおすすめです。

操作性や使い勝手を確認する

予約システムの導入後、操作が複雑、機能が多すぎるなどの理由で職員に定着しない場合があります。マニュアルや研修などがなくても操作できる予約システムなら、スピーディに導入できます。操作性や使い勝手を確認するために、無料プランやお試しプラン、デモサイトなどを利用してみるのも良いでしょう。

セキュリティ対策をチェックする

予約業務では個人情報やクレジットカード情報などを取り扱います。情報漏えいを防ぐために、予約システムのセキュリティ面もかならずチェックしておきましょう。

自治体の予約システム導入事例

実際に予約システムを導入している自治体の事例を紹介します。

豊中市の市民相談室予約

弁護士や税理士、司法書士などの専門家に相談できるサービスの予約業務に予約システムを導入しています。相談したい専門家を選んで予約でき、従来の電話での予約方法とも併用しています。

参考：豊中市 市民相談室（専門相談）サイト

埼玉県経営事項審査スマート予約システム

Web予約に一本化し、従来の往復はがきでの予約を廃止しています。空き状況も一覧で見られるため、確認のための電話や来庁の対応も不要になりました。

参考：埼玉県 経営事項審査スマート予約システム

武蔵野市や春日市のマイナンバーカード（個人番号カード）の受け取り

マイナンバーカードの受け取り予約に予約システムを導入しています。電話予約とも併用しています。

参考：武蔵野市 マイナンバーカード(個人番号カード)の受け取りと予約方法について
参考：春日井市 マイナンバーカードの受取はどうしたらいいですか?

八尾市の子育て支援サービス予約

マタニティ教室やベビー教室、月に1回の企画イベントの参加予約に予約システムを実証実験として導入しています。

参考：八尾市 子育て支援WEB予約サービス「ジモイク」について

自治体の業務効率化やトラブル防止には予約システムが有効

自治体の予約システム導入のメリットや選び方、実際の導入事例を紹介しました。自治体では幅広い予約業務が発生します。予約システムを導入することで職員の負担軽減のほか、住民の満足度向上にもつながります。
予約業務で発生している課題を解決できる予約システムをぜひ導入しましょう。