紙台帳・電話・旧システムを経て
現場目線で辿り着いた最適な予約サービスとは

工場見学は1日4回、午前2回・午後2回の構成で行っていて、予約枠は3ヵ月前の同日より公開しています。毎朝、当日の来場者リストを作成して、ガイドの方へ共有しています。

私はその名簿を見ながら、「この団体さんは大人が多そうだな〜」とか「車椅子の方がいらっしゃるから段取り気をつけないと」って想像してます（笑）。ガイドとしては欠かせない情報です。

以前は電話受付でした。毎月の予約開始日には電話が殺到して、予約の受付担当は複数名でずっと電話をとっている状況でした。そこから紙の台帳にメモして転記して…と作業も多く、ミスやダブルブッキングのリスクが常にありました。

電話でのやりとりは、聞き間違いや記録のズレも起きやすいので受ける側の負担がとても大きかったですね。

そうなんです。そこで一度別の会社の予約管理ツールを導入し、しばらくはそちらを使いながらWebで予約を受け付けていました。

はい。もともと使っていたツールから、OSの対応が切れてしまうと連絡があって。使い続けるにはシステムの更新が必要で、費用も不透明だったんです。それなら他のツールも見てみようと。

情報システム部から「これ、よさそうだよ」と紹介されたのがChoiceRESERVEでした。見た目の分かりやすさ、設定の柔軟さ、そして“現場の言葉が通じる”ことが決め手でした。

来場者リストの出力が一括でできるので、準備のスピードが全然違います。以前は手書き→スキャン→転記という作業が発生していましたが、今では一瞬で名簿が完成するので、余裕を持って他の業務に集中できます。

たとえば、団体名や参加者構成が事前に分かるだけで、売店への共有や、ガイドの配置まで計画が立てやすくなるんです。試食の量も調整しやすくなりましたし、「お迎えする準備」がより丁寧にできるようになった実感があります。

特に車椅子の方など、特別な対応が必要なケースでは、事前に情報を把握できるだけで準備の質が変わります。現場の“迷い”が減ったのが一番大きな変化ですね。

慣れるまでは戸惑うこともありましたが、今では「検索」「出力」など日常的に使いやすい操作が多く、安心して運用できています。特にガイドメンバーとの情報連携にも役立っています。

困ったときはしっかりとサポートしていただけるので、安心して活用できています。

あと、自家用車で来場されるお客様への注意喚起を予約フローに挟むようにしたところ、対応がしやすくなりました。こうした細かな調整を自分たちでできるのもありがたいです。

分からないことを問い合わせたとき、「こういうことですか？」と噛み砕いて返してくださるので、とても助かっています。専門用語ばかりの対応とは違って、話が通じる安心感がありますね。

前のツールでは横文字の多さやストレスを感じることもありましたが、ChoiceRESERVEはスピード感もあって気持ちよくやりとりができています。

導入時に、担当の方が現地まで足を運んでくださったことも嬉しかったです。顔を合わせて話せたことで、ぐっと信頼感が増しました。

導入後も定期的に「何か困っていないですか？」と連絡をいただけるのがありがたいですね。相談しやすい関係性が築けているのは、システム以上の価値かもしれませんね。


実際に運用していく中で「ここをこう変えたい」という要望が出てきたとき、反映できる柔軟さがあるのは本当に助かっています。予約は、作業じゃなくてサービスだと思っているので、現場の工夫に寄り添ってくれるのは大きな価値です。

予約は、ただの業務じゃなくて「お迎えの始まり」だと思っています。システムがあることで、その気持ちをより丁寧に届けられるようになった気がします。

業務の効率化だけじゃなく、「これなら使える」と受付担当者に思ってもらえる安心感が何より重要です。ChoiceRESERVEは柔軟性も高いですし、受付担当者への浸透しやすいツールなので、情報収集の中で迷われている方はぜひ一度話を聞いてみてほしいですね。