お問い合わせ
- 予約システムをカスタマイズすることで、自社のブランドやサービスに合わせたデザインや独自の予約メニューを柔軟に構築
- 既存システムとの連携や拡張性を考慮して予約システムを選定すれば、長期的に業務効率化と顧客満足度向上が期待できる
- クラウド型予約システムの多機能性を活かした業種別のカスタマイズ事例を紹介
予約システムの導入を検討するなかで、自社の環境やニーズにあわせてカスタマイズできるか気になる人は少なくありません。とくに多くのSaaS型予約システムはサービスによって制約があり、それにより業務が複雑化する可能性も考えられます。
本記事では、予約システム「ChoiceRESEVE（チョイスリザーブ）」の機能を例に、さまざまなカスタマイズの事例を紹介します。業種やシーンにあわせて予約プロセスを最適化するヒントとして、ぜひ参考になさってください。
予約システムをカスタマイズするメリットを解説
一般的な予約システムをそのまま利用するだけでは、自社の魅力やサービスの特徴を伝えきれないことがあります。ここでは、既製の予約システムをカスタマイズすることで得られる、3つのメリットを解説します。
ブランドに合わせた予約サイトを構築できる
既製の予約システムをカスタマイズをすることで、自社のブランドイメージに合わせた予約サイトを構築できます。ロゴやブランドカラー、背景画像などを自由に設定できるため、コーポレートサイトやサービスサイトとデザインを合わせることが可能です。
サイト全体に一貫性を持たせることで、ユーザーに安心感を与え、ブランドへの信頼性を高めることができます。
サービスに沿った予約メニューを作成できる
独自性の高いサービスや複雑な料金体系を持つ場合でも、カスタマイズによって最適な予約メニューを作成できます。
たとえば、複数のオプション項目があるメニューの作成や、予約時に回答を求める事前アンケートの自由な設定など、多様な予約パターンに対応可能です。
予約者の要望を事前に詳しく把握できるため、一人ひとりに合わせた質の高いサービス提供が可能になります。結果として、顧客満足度の向上や、スタッフの聞き取りミスといったヒューマンエラーの削減にも貢献します。
運用に合わせた予約管理ができる
予約システムのカスタマイズは、企業の状況や方針によって異なる、複雑な運用ルールにも柔軟に対応できます。
たとえば、予約の受付期間を細かく設定したり、会員と非会員で予約できるメニューを出し分けたり、スタッフのシフトに合わせて予約枠を自動調整したりすることが可能です。
また、複数の担当者が予約管理を行う場合でも、担当者ごとに権限を設定できるため、情報漏洩のリスクや誤操作を低減し、セキュリティを強化できます。自社の業務フローに合わせた最適な管理体制を構築することで、運用の効率化と安定化が図れます。
予約システムでカスタマイズできる要素
クラウド型予約システムでカスタマイズできる、代表的な要素を解説します。デザインなどの顧客の目に触れる部分から管理機能などの裏側の仕組みまで、自社のニーズに合わせて柔軟に設定できる機能を見ていきましょう。
予約ページのデザイン
企業のブランドイメージを反映した、統一感のある予約サイトを構築できます。
例えば、企業のロゴやブランドカラー、背景画像などを自由に設定できるため、自社のブランドイメージを損なうことなく、統一感のある予約サイトを構築できます。画像の埋め込みも可能で、より魅力的な予約ページを作成できます。
サービスサイトと予約サイトのデザインに一貫性を持たせることで、ユーザーに安心感を与え、信頼度向上にもつながります。
▼参考「ChoiceRESERVE」の予約サイトデザイン設定やカスタマイズについて、詳しくは下記よりご覧ください。
機能一覧 予約サイトの準備｜ChoiceRESERVE
予約メニュー・プラン設定
自社のサービス内容に合わせて、予約メニューやプランを自由にカスタマイズできます。サービスごとに料金を変えたり、会員・非会員で表示するメニューを出し分けたりと、柔軟な対応が可能です。
また、抽選形式の予約受付機能も利用できるため、人気のサービスに公平にユーザーを集めたい場合にも有効です。
予約の受付方法
サービス内容や運用方法に合わせて、予約の受付方法そのものをカスタマイズすることも可能です。
例えば、通常予約はもちろん、イベントなどの申し込みに使う「仮受付」、クレジットカード決済や事前振り込みを必要とする「決済機能」などを柔軟に設定可能です。
また、メニューごとに異なる料金を設定したり、スタッフや設備の空き状況をリアルタイムで反映して受付枠を自動調整したりすることもできます。これにより、サービス提供者は業務を効率化しながら、お客様はスムーズに予約を進められるようになります。
▼参考「ChoiceRESERVE」の予約メニュー設定や抽選応募形式予約について、詳しくは下記よりご覧ください。
機能一覧 予約メニュー・枠（在庫）を設定｜ChoiceRESERVE
予約フォーム（アンケート・入力項目）
予約時にお客様から取得したい情報を、項目や回答形式を含めて自由に設定できます。氏名や連絡先といった基本情報はもちろん、アレルギーの有無や来店目的といった独自のヒアリング項目も追加可能です。
回答形式も、選択式や記述式、日付の入力などから目的に応じて選べます。各項目を必須にするか任意にするかも指定できるため、必要な情報を漏れなく収集し、きめ細やかなサービス提供に役立ちます。
自動配信メールなどの記載内容
予約完了メールやリマインドメールなど、自動配信されるメールのタイトルや本文をメニューごとにカスタマイズできます。ZoomやGoogle Meetなどのオンライン会議ツールと連携し、予約確定メールにURLを自動で記載することも可能です。
これにより、お客様への案内を効率化し、連絡漏れや間違いを防ぎます。
予約管理者の権限をカスタマイズ
予約サイトの管理画面にアクセスできるユーザーの権限を、詳細に設定できます。総合管理者、サブ管理者など、担当者の役割に合わせて操作可能な範囲を限定できるため、不正な操作や情報漏洩のリスクを軽減できます。
複数人で管理する場合でも、安心して運用できる環境を構築できます。
自社システムとの連携
既存の顧客管理システム（CRM）や会計システムなど、自社で利用しているシステムと予約システムを連携させることができます。予約情報のCSV出力やAPI連携機能を利用して、他部署との情報共有やマーケティング戦略に活用することも可能です。
また、GoogleカレンダーやZoom、Teamsといった外部サービスとも連携できるため、業務効率のさらなる向上が期待できます。
▼参考「ChoiceRESERVE」の外部連携機能について、詳しくは下記よりご覧ください。
機能一覧 他サービスとの連携｜ChoiceRESERVE
自社に合った“カスタマイズできる予約システム”の選び方
数ある予約システムの中から、自社に最適なものを見つけるにはどうすれば良いのでしょうか。カスタマイズ性の高いシステムを選ぶ際のポイントを解説します。
導入の目的を明確にする
まずは、予約システムを導入する目的を明確にしましょう。単に「予約管理を効率化したい」だけでなく、「電話予約の時間を減らしたい」「手作業によるダブルブッキングを防ぎたい」「お客様の利便性を高めたい」「既存のシステムと連携したい」など、具体的な課題を洗い出すことが重要です。
目的が明確になれば、必要な機能も明確になります。課題を深く掘り下げておくことで、サービス提供企業との相談もスムーズに進み、自社に本当に必要なシステムを見つけ出すことができます。
必要な要件の洗い出しをする
導入の目的が明確になったら、それに必要な要件を具体的に洗い出しましょう。例えば、「オンライン決済機能が必須」「既存の顧客管理システムと連携したい」など、実現したい要件をリストアップしていきます。
この段階で、すべての要件を完璧にまとめる必要はありません。もし具体的な要件がわからなくても、抱えている課題をサービス提供企業に伝えることで、最適な解決策や必要な機能を提案してもらうことも可能です。
費用対効果が適切か試算する
予約システムの導入には、初期費用や月額費用がかかります。これらの費用が、得られる効果に見合っているか試算しましょう。
費用対効果は、予約管理にかかる人件費の削減や、ミスの削減による業務効率化といった観点から計算できます。しかし、費用対効果は単なるコスト削減だけではありません。予約の利便性が向上することによる顧客満足度の向上や、情報の一元管理によるマーケティングへの活用など、数字では測れないメリットも考慮に入れることが重要です。
サポート体制が整っているかチェックする
システム導入後も、不具合が発生したり、使い方が分からなくなったりすることは少なくありません。また、運用体制が変わった際に設定変更が必要になる場合もあります。
そのような事態に備え、サービス提供企業がどのようなサポート体制を提供しているか事前に確認しておきましょう。
電話やメールでの問い合わせ対応、オンラインマニュアルの有無、運用コンサルティングの有無など、安心してシステムを使い続けられるサポートが提供されているかを確認することが大切です。
自社のセキュリティ要件にあっているか確認する
予約システムは顧客の個人情報を扱うため、セキュリティは非常に重要な要素です。システムの選定時には、自社のセキュリティ要件に合致しているか必ず確認しましょう。
具体的には、データの暗号化、定期的なバックアップ、アクセス権限の設定、第三者認証の取得状況などをチェックします。特に、個人情報の取り扱いに関する法令を遵守しているか、情報漏洩のリスクを最小限に抑えるための対策が講じられているか、といった点をしっかり確認しておくことが重要です。
拡張性や将来性があるか考慮する
事業の成長や市場の変化に伴い、予約システムに求める要件も変わる可能性があります。そのため、導入するシステムに拡張性や将来性があるかを事前に考慮しておくことは非常に重要です。
例えば、新しいサービスを追加したくなったときにメニューを柔軟に設定できるか、将来的に店舗数が増えた場合に複数拠点の管理に対応できるか、といった点です。これにより、システムを長期的に活用でき、再導入の手間やコストを削減できます。
クラウド型予約システムのカスタマイズ事例
クラウド型予約管理システム「ChoiceRESERVE」は、さまざまな業種に利用されています。機能が豊富なため、どのような業種やニーズにも対応が可能です。業種別のカスタマイズの例をご紹介します。
銀行・保険の窓口
銀行や保険の窓口では、予約システムを使って事前に顧客情報を取得すればスムーズな接客が可能になります。お客様の名前や相談内容を事前に把握することで、担当者は来店前に準備を整え、一人ひとりに合った丁寧な対応ができるでしょう。
また、予約と同時に相談スペースや担当者のリソース管理もできるので、業務効率と顧客サービスの質の向上を両立できます。
イベント・セミナー・研修
複数のイベントやセミナーを同時に開催する場合、それぞれに合わせた予約システムのカスタマイズが効果的です。イベントごとに異なる事前アンケート項目や、参加者への自動返信メールの内容（開催場所や持ち物など）を細かく設定できます。
これにより、個別の対応が不要となり、運営側の負担を大幅に軽減可能です。参加者にとっても必要な情報が自動で届くため、利便性が上がり、スムーズなイベント体験を実現します。
施設・会議室
貸し会議室や多目的施設では、予約システムをカスタマイズすることで複雑な運用ルールにも対応できます。
会員・非会員で予約受付期間や料金を変えたり、時間帯によって異なる料金設定を適用したりすることが可能です。
基幹システムと連携して予約情報を一元管理できるため、ダブルブッキングを防ぎ、管理業務を効率化できます。施設の稼働率を最大化しながら、管理者の負担を減らすことができるでしょう。
多拠点・複数管理
複数の拠点や店舗を運営している場合でも、予約システムのカスタマイズによって一元管理が可能です。
担当者の部署や役割に応じて、予約管理画面へのアクセス権限を細かく設定できるため、セキュリティを確保しながら効率的に運用できます。
さらに、拠点ごとの予約状況や顧客情報をまとめて管理したり、予約メニューごとに自動配信メールの宛先を指定したりすることもできます。これにより、全体の状況を把握しやすくなり、運営体制を最適化できるでしょう。
予約システムのカスタマイズに関するよくある質問
Q:カスタマイズにかかる費用はどのくらいですか？
A:カスタマイズにかかる費用は、ご要望の内容や規模によって大きく異なります。既製のシステムでは対応できない特別な機能追加や、外部システムとの連携など、開発規模が大きいほど費用は高くなります。
一般的に、クラウド型の予約システムでは、提供されているカスタマイズオプションの範囲内で対応できる場合は費用が抑えられます。一方、独自にシステムを開発する場合は数百万円から、場合によってはそれ以上の費用がかかることもあります。まずは、どのようなカスタマイズを希望されるか、サービス提供企業に確認をしてみましょう。
Q:現在利用しているシステムと連携できますか？
A:はい、連携できる場合があります。多くの予約システムは、API（Application Programming Interface）を提供しており、これを利用することで、既存の顧客管理システム（CRM）や会計システム、決済システムなどと連携することが可能です。
ただし、連携できる範囲や方法はシステムによって異なります。また、連携には専門的な知識が必要になる場合があるため、サービス提供企業に相談することをおすすめします。
Q:カスタマイズにはどのくらいの期間がかかりますか？
A:カスタマイズの期間は、ご要望の内容によって大きく変動します。
シンプルな設定変更やデザイン調整であれば、数日〜数週間で完了することが多いです。しかし、新しい機能の追加や複雑なシステム連携が必要な場合は、要件定義から開発、テストまで含めると数ヶ月かかることも珍しくありません。
ただし、予約システムの既存の機能で賄えるものも多くありますので、詳細な期間については、サービス提供企業に確認しましょう。
自社の運用に合わせて予約システムをカスタマイズが必要か確認しよう
予約システムの導入を検討する際、既製のパッケージで十分なのか、それともカスタマイズが必要なのか悩む企業は少なくありません。もし自社のサービス内容や運用方法が一般的でなく、既存のシステムでは対応が難しい場合は、どこまでカスタマイズが可能か確認をしましょう。
例えば、複雑な料金体系や独自の予約ルール、他システムとの連携が必要な場合は、カスタマイズによって業務効率を大幅に改善できます。一方で、基本的な予約機能だけで事足りる場合は、カスタマイズ不要なシステムを選ぶことで、コストを抑え、スピーディーに導入することが可能です。
まずは、現状の課題や将来的な展望を整理し、必要な機能やカスタマイズの範囲を明確にしましょう。その上で、サービス提供企業に相談しながら最適な選択をすることが重要です。
