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会議室の予約管理を人手に頼った運用をしていませんか？
表計算ソフトやホワイトボードで予約管理をしていると、人為的なミスで予約重複などがおき、クレームに発展したり機会損失をしたりなど重大なミスが懸念されます。
会議室の管理や受付支援のツールとして「会議室予約システム」を導入し、管理部門や利用する社員の手間を減らすことができます。
会議室・施設・設備の予約管理システムを導入するメリット
メリット1. 会議室の稼働がスムーズになる
予約管理システムの導入によって、会議室の稼働率向上が期待できます。
管理が手動だと、会議室のダブルブッキングや、急遽キャンセルになった「空予約」などが起こり得ます。予約管理システムでは、会議室の前にスマホやタブレットを置き、そこから予約申請が可能です。
また、会議が時間内に終わるようタイムキーパーやアラート、カウントダウン機能が搭載されているシステムもあります。
メリット2. いつでも、どこでも空き状況を確認できる
予約管理システムは、会議室の管理をクラウド上で行うため、従業員はスマホなどからいつでも、どこでも空き状況を確認できます。
会議室の管理が手動の場合、予約申請から施錠、解錠などを行わなければなりません。オフィスが大きいと会議室のフロアが異なるなど、移動時間のロスも生まれてしまうでしょう。
予約管理システムによってロスが削減され、業務効率の向上が期待できます。
メリット3. ミス削減によって機会損失を防ぐ
前述のように、予約管理が手動になると、ダブルブッキングや空予約が起こり得ます。
これが重要度の高くない社内会議ならまだしも、お客様との重要な商談だった場合、大きな機会損失となってしまうでしょう。迷惑をかけることで今後の取引にも影響が出かねません。
予約管理システムでは、会議室の管理・運用をシステム側に委ねることで、人的ミスの削減が可能です。機会損失を防ぐことはもちろん、会社の生産性向上にもつながります。
会議室・施設・設備の予約システム「ChoiceRESERVE」の機能
予約システムには企業にとってメリットが多くあります。ここでは会議室・施設・設備の予約システム「ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）」の機能をご紹介します。
ChoiceRESERVE予約システムの機能一覧
ChoiceRESERVEには業務効率化に役立つ機能を多く搭載しています。特にお伝えしたい機能に以下のものがあります。
Point1. 会議室に特化した予約カレンダー
ChoiceRESERVEでは、会議室の空き状況が一目でわかります。
空いているかどうかだけでなく、「どこの会議室が」「何時から何時まで」「誰が使うのか」まで細かく表示されます。
また、月単位で空き状況を確認できるため、会議の予約も取りやすいです。
「特定の会議室を予約したいんだけどいつなら空いている？」時に便利（月表示）
Point2. 複数拠点の予約管理ができる
複数店舗（事務所）を運営している場合、各店舗の予約を一括で管理可能です。
ひとつのアカウントに複数の管理者IDを設定することで、各店舗の予約状況を一覧で確認できます。
各拠点の担当者に応じてアクセス権限の付与も可能です。たとえば、各店舗の責任者には営業時間や時間割の調整を、受付スタッフには予約の閲覧権限を付与するなど、人員配置に応じて変更できます。
Point3. 仮予約ができる
仮予約の機能も搭載しています。仮予約では、予約確定前に入金状況や身元確認を行うなど、ユーザーを承認してから予約を確定できます。
また、抽選受付システムも搭載しています。人数限定のイベントやセミナーなどで抽選を行うことで、人気が集中するサービスの予約機会を公平にします。
Point4. 料金設定が柔軟にできる
ChoiceRESERVEでは多彩な料金設定が可能です。曜日や時間帯で会議室の利用料金を変えたい場合など、「時間帯別料金テンプレート」によって柔軟に変更できます。
Point5. 会員・非会員の予約管理ができる
ChoiceRESERVEでは、会員と非会員に応じた予約管理が可能です。
リピーターは会員登録することで毎回の個人情報の入力を省くことができ、利用回数の少ない方はゲストとしてイベント予約ができるオープンなシステムを採用しています。
会員は専用のマイページから予約状況の確認やキャンセル操作が可能です。ゲストでもIDやパスワードなしで予約できる利便性の高い機能となっています。
Point6. 事前決済ができる
ユーザー側はオンライン決済（クレジットカード決済）が可能です。
管理者側も、予約の管理画面にて「決済が完了しているかどうか」を即座に確認できます。
事前決済によって集金する手間や未回収リスクを削減でき、本来のサービスにより集中できるようになります。
Point7. セキュリティ機能
ChoiceRESERVEには、強固なセキュリティ機能を搭載しています。
- 管理者ログ：ログインや操作内容を検索できる
- 管理画面のログインロック：一定回数以上ログインを間違えるとアカウントがロックされる
- 予約・会員データの一括削除：予約や会員データを期間指定の上で一括削除できる
- SSL/暗号化対応：SSLによる通信の暗号化で安全安心なサイト運営を実現
- IPアドレス制限：管理画面にアクセスできるIPアドレスを制限できる
上記以外にも、「限定サブ管理者」や「予約サイトのログインロック」など一部有償機能もあります。詳しくは以下をご覧ください。
【関連ページ】
セキュリティを強化する
会議室の予約・受付管理システム ChoiceRESERVEを導入前Q&A
- すべての予約状況を一覧で確認できますか？
- 各会議室の1か月の予約状況を一覧で表示できます。1日単位での予約表示も可能です。
- 予約者・利用人数・追加の備品の有無などの情報入力は可能ですか？
- はい、できます。
- イベントごとに予約完了メールや直前お知らせメールの内容を変えることはできますか？
- 予約アンケートや予約オプションで設定できます。必須入力や自由入力など項目のカテゴリー分けが可能です。項目数は最大で30まで作成できます。
- 予約フォームに会議室フロアガイド図を添付できますか？
- 予約サイトや予約メニューの詳細にて画像を掲載できます。
- 利用状況・稼働率の集計はできますか？
- 予約データ等をCSV形式でダウンロードすることができます。
運用イメージ
デモサイトを体験する
複数拠点の貸し会議室の予約をイメージしたサンプルサイトをご用意しております。場所や会議室を選択しながら空き状況を確認が可能です。
使用する時間帯や曜日によって異なる利用料金に対応することもできます。
導入事例
チョイスリザーブの活用事例をご紹介します。
業種別活用例
- 大手通信事業：複数の企業が利用する会議室や設備の予約にご利用いただいています。
- 大手不動産グループ：施設内の利用者が使用できる共有会議室やスペースの予約にご利用いただいてます。予約状況のみ表示しています。
- 大手不動産グループ：フルスクラッチの自社システムからチョイスリザーブに予約システムを変更しました。IPアドレス制限を利用して社員が予約する社内会議室の予約にご利用いただいてます。
- 大学：キャンパス内の会議室や印刷機の予約などで活用。学生をはじめ教授、職員など、さまざまな人の利用目的に合わせて「15分単位」で予約可能としています。
多くの企業様でご利用いただいています
社内会議室や施設の予約管理ChoiceRESERVEを導入した企業様から、問題解決ができたとの多くの声をいただいております。
導入の決め手は「スマホで予約」
～某大手不動産の社内会議室・応接室予約～
来客のスケジューリングに不可欠な会議室の利用予約。 「社内イントラからしか会議室の空き状況の確認ができず外出先で即時にアポイントを決定できない」と、営業部門から不満の声があがっていました。いつでも予約できる利便性だけでなく、予約はログイン時に限ることでセキュリティ対策も講じられることから、ChoiceRESERVEの導入を決定しました。 時間や場所を気にすることなく、スマホを使った簡単な操作で会議室の予約が完了し、その場で打ち合わせの約束を交わせる。お客様のご都合によるリスケジュールも、予約変更をその場で手続きでき、機会損失を減らすことができました。
福利厚生の充実と管理コスト削減に一役
～某大手メーカーの福利厚生施設～
福利厚生の一環として、カルチャースクールやスポーツ愛好会の活動に社内の体育館やテニスコートが利用できます。社員だけでなく、定年退職者や一部のスポーツ団体にも利用を許可しています。多数の利用希望者がいるため、施設を管理する総務部門の業務のコスト削減のため、予約システムの導入を決めました。予約を利用者自身に登録させることで、一次対応の手間が省けました。必要な申請書類を提出するための利用手順や、お知らせも予約サイトに掲示できるので、利用に関する問い合わせを減らすことができました。また、利用者からは予約しやすくなったと喜びの声を聞いています。
自分のデスクで空き確認 申請の手間も半減
～某大手企業の共同会議室・応接間予約～
会議室はグループ企業で共同利用しています。利用予約は会議室に設置された管理表で行ってるので、部門によっては空き状況の確認のためだけにオフィスから離れた会議室まで足を運ばなくてはならず、使いにくいさが不評でした。クラウド型予約管理システム「ChoiceRESERVE」の予約管理カレンダーが、予約状況の確認方法として運用とマッチしていたので、管理画面のみを使った予約管理を導入しました。空き状況を自分のデスクで確認して利用申請できるので、時間のロスやダブルブッキングといったリスクを減らすことができました。会議室の利用率がアップするメリットも生まれてきています。
上記の他にも、豊富な導入実績がございます。
詳しくは施設・会議室・設備の予約でご紹介しております。
